物料管理貫穿于企業從采購、生產到銷售的各個環節，其效率直接影響著企業的成本控制、生產周期以及客戶滿意度。

物料管理軟件系統作為實現高效物料管理的關鍵工具，其功能模塊的設計和選擇對于企業的發展至關重要。

一、基礎數據管理

基礎數據管理是物料管理軟件系統的基石，為整個系統提供必要的基礎信息，主要包含以下方面：

物料主數據

根據企業的物料特性，自定義物料主數據的字段結構，常用的字段有一下幾個：

• 物料編碼具有唯一性和系統性，方便企業識別管理；
• 規格詳細描述物料特征；
• 單位明確計量方式；
• 分類助力合理分組管理；
• 安全庫存為生產運營提供緩沖，防止物料短缺致生產停滯。

倉庫 / 庫位管理

通過設置多級倉庫和貨架分區，企業可對物料進行精細化管理，快速定位物料。

供應商 / 客戶信息管理

全面記錄供應商聯系方式、供應能力、產品質量、價格等信息，利于采購時做出最優選擇；有效管理客戶信息，幫助企業更好了解客戶需求，提供優質服務。

單位換算與多單位支持

不同物料有不同常用單位，方便企業在不同業務場景下準確計算和管理物料數量。

二、采購管理

采購管理模塊連接企業與外部供應商，主要流程如下：

采購需求計劃

綜合考慮庫存情況與生產需求，通過實時分析庫存數據和預測生產訂單，精準生成采購需求，避免庫存積壓或采購不足影響生產進度。

采購訂單生成、審批與跟蹤

依采購需求自動生成訂單，采購人員可編輯完善。審批流程按預設規則確保訂單符合采購政策和預算，采購人員還能實時跟蹤訂單執行狀態，以便調整生產計劃。

供應商比價與合同管理

系統對比不同供應商提供的物料價格、交貨期、質量等信息，為采購決策提供數據支持；合同管理確保企業與供應商合作有明確法律約束，并跟蹤合同條款執行情況。

到貨驗收與采購退貨流程

物料到貨時，驗收人員在系統記錄驗收結果，不合格物料發起采購退貨流程，維護企業利益。

三、庫存管理

庫存管理模塊實現對庫存的全方位監控和有效控制，功能如下：

實時庫存監控

企業可隨時了解庫存中物料的數量、位置及狀態，結合倉庫/庫位管理，精確知曉物料所處倉庫及庫位，以及物料的可用、待檢或凍結狀態。

庫存預警

安全庫存預警在庫存數量低于安全庫存水平時通知相關人員補貨，避免生產中斷；效期預警針對有保質期要求的物料，提前提醒處理即將過期物料，減少損失。

庫存調撥與移庫管理

企業擁有多個倉庫或需調整倉庫內物料時，可通過系統方便地進行倉庫間物料調撥及倉庫內部移庫操作，確保物料合理分配利用。

批次 / 序列號追蹤

在醫藥、食品等對產品質量追溯要求高的行業，通過記錄和跟蹤物料批次或序列號，企業可在出現質量問題時快速追溯物料來源、生產批次及流向，采取召回等處理措施。

四、出入庫管理

出入庫管理模塊記錄物料的流入和流出，反映物料實際流動，包含以下業務場景：

入庫流程

涵蓋采購入庫（依采購訂單核對入庫物料）、生產退料入庫（記錄退料原因）、調撥入庫（企業內部倉庫間物料轉移入庫）。

出庫流程

包括生產領料（依生產計劃和物料清單控制領料數量）、銷售出庫（與銷售模塊集成確保出庫產品與訂單一致）、調撥出庫（用于倉庫間物料調配）。

掃碼 / OCR 快速錄入

通過掃碼設備或OCR 技術，操作人員可快速準確錄入物料信息，減少人工錄入錯誤。

先進先出（FIFO）/ 后進先出（LIFO）策略

企業可根據行業和物料特性選擇出庫策略，如食品行業常用先進先出策略，確保產品在保質期內優先出庫。

五、生產物料管理

生產物料管理模塊對制造企業至關重要，關系生產順利進行和成本控制，核心內容如下：

物料清單（BOM）管理

BOM以層級化方式詳細記錄生產產品所需物料及其用量，支持版本控制應對產品設計變更，幫助企業精確計算物料需求，避免物料短缺或過剩影響生產。

MRP 物料需求計劃

系統依據銷售訂單、生產訂單及BOM 信息，結合庫存情況，計算企業未來一段時間內對各種物料的需求數量和時間，為采購和生產提供指導。

生產領料與退料管理

生產部門依生產計劃在系統申請領料，倉庫部門審核后發料；

生產過程中多余或不合格物料通過退料流程退回倉庫，以便重新利用或處理。

替代物料配置與替代策略

企業可在系統設置替代物料及規則，主物料無法滿足生產需求時，系統自動提示替代物料，確保生產不受影響，提供更多選擇和靈活性。

六、質量管理

質量管理模塊貫穿物料管理各環節，確保物料及產品符合質量標準，主要包括：

來料檢驗（IQC）

對采購物料進行質量檢驗，檢驗人員記錄結果，不合格物料觸發不良品處理流程，包括隔離、退貨、與供應商溝通等。

在庫質檢

定期抽檢庫存物料，通過系統預設抽檢規則，及時發現潛在質量問題。

不合格品隔離與退貨流程

與來料檢驗類似，但在庫質檢發現的不合格品還需考慮對已生產產品的影響，采取相應追溯和處理措施。

七、報表與分析

報表與分析模塊為企業管理層提供決策支持數據，具體分析維度如下：

庫存周轉率分析

反映庫存管理效率，通過計算庫存周轉次數，讓企業了解庫存占用資金及物料流動速度，優化庫存管理策略。

呆滯料分析

幫助企業識別長期未使用物料，處理呆滯料可釋放庫存空間，減少資金占用。

采購成本趨勢分析

通過分析歷史采購數據，預測未來采購成本走勢，為企業制定采購預算和談判策略提供依據。

供應商績效評估

從交貨準時率、產品質量、價格水平等多維度評價供應商，幫助企業篩選優質供應商，優化供應商資源。

庫存 ABC 分類

根據物料價值和使用頻率分類，

• A 類物料價值高、使用頻率高重點管理；
• B 類物料價值和使用頻率適中；
• C 類物料價值低、使用頻率低，采用相對寬松管理方式；

合理分配管理資源，提高庫存管理整體效率。

自定義儀表盤功能

企業可根據自身需求設置關鍵物料管理指標，如庫存水平、采購訂單執行情況、質量檢驗合格率等，通過直觀圖表展示，管理層能快速了解物料管理整體狀況，及時決策。

八、權限與流程控制

權限與流程控制模塊保障系統安全性和業務流程規范性，包括：

多角色權限分配

根據企業內部崗位職責和需求，為采購員、倉管員、財務人員等分配相應系統操作權限，確保系統數據安全和操作合規。

審批流程引擎

對采購單、調撥單等業務流程進行自動化審批，系統按預設規則將單據發送給審批人員，審批人員可在系統查看單據詳情并操作，提高業務處理效率，保證審批過程規范化和可追溯性。

操作日志審計功能

記錄系統中所有用戶的操作行為，包括操作時間、內容、人員等信息，企業可通過審計操作日志追溯數據變更歷史，發現潛在風險問題，為內部審計和合規性檢查提供依據。

擴展模塊（按行業需求可選）

1、條碼 / RFID 集成

在零售和物流等行業，條碼 / RFID集成顯著提升物料管理效率：

支持 PDA 掃碼盤點、快速出入庫

倉庫工作人員通過手持設備掃描物料條碼或RFID 標簽，可快速準確記錄庫存盤點和出入庫操作。

RFID 批量識別

適用于大件倉儲，能同時識別多個物料標簽信息，提高物料處理速度和效率。

2、移動端應用

隨著移動辦公普及，移動端應用成為物料管理軟件系統重要擴展：

手機 / PDA 實時查詢庫存

企業員工可隨時隨地了解庫存情況，方便出差或現場工作時決策。

提交領料申請

生產人員可在生產現場通過移動端設備提交領料申請，提高工作效率。

掃碼拍照上傳異常情況

工作人員發現物料質量問題或其他異常時，可及時拍照上傳信息到系統，便于后續處理。

ERP / 財務系統集成

與 ERP / 財務系統集成對企業全面信息化管理至關重要：

與財務模塊對接

實現應付賬款自動核算和成本核算準確，物料采購信息同步到財務系統生成應付賬款記錄，物料成本準確計入生產成本或庫存成本。

與生產計劃、銷售訂單模塊聯動

確保企業內部各業務環節信息流暢通，生產計劃可根據銷售訂單和物料庫存情況合理調整，提高整體運營效率。