一、傳統庫存管理模式的痛點

（一）庫存數據不準確

依賴人工手動記錄庫存數量，出入庫登記不及時，導致庫存數據與實際庫存不符。例如倉庫工作人員忙中出錯，未能及時記錄貨物出庫，銷售部門依據錯誤數據接單，造成缺貨、延遲交付，嚴重影響客戶滿意度。

（二）庫存盤點耗時耗力

傳統定期盤點方式需人工逐一清點庫存物品，過程繁瑣且易出錯。對于大型倉庫，盤點一次可能要花費數天，期間倉庫正常運營受限，且盤點結果難以保證準確。

（三）庫存預警不及時

缺乏有效的庫存預警機制，無法提前知曉庫存短缺或積壓情況。當庫存低于安全庫存時，不能及時補貨，影響生產和銷售；庫存積壓則占用大量資金和倉儲空間，增加企業運營成本。

（四）信息溝通不暢

庫存數據分散在不同部門的表格或系統中，各部門之間信息無法實時共享。采購部門不清楚實際庫存，可能導致采購過多或過少；銷售部門不了解庫存動態，難以合理安排銷售計劃，部門協作效率低下。

二、首先梳理核心需求

庫存實時管理：對每種庫存物品進行唯一標識，用掃碼設備掃描二維碼或條形碼，即可實時記錄物品出入庫情況，自動更新庫存數量。庫存盤點自動化：系統生成盤點任務，工作人員用移動設備掃描盤點物品，系統自動對比實際數量與系統記錄數量，快速生成盤點報告，顯示盤盈、盤虧情況并提供差異分析。智能庫存預警：根據不同物品的銷售速度、采購周期等因素，為每種物品設置安全庫存上下限。當庫存數量達到預警線時，系統自動發送消息通知相關人員。多部門數據共享與協同：搭建統一庫存管理平臺，實現采購、銷售、倉庫等部門的數據實時共享。各部門可在平臺實時查看庫存信息，采購部門依據庫存制定采購計劃，銷售部門根據庫存安排銷售活動，提高部門間協作效率。庫存數據分析與報表生成：系統自動收集和分析庫存數據，生成各類報表，如庫存周轉率報表、庫存成本報表、出入庫明細報表等。通過數據分析，企業管理者可了解庫存運營狀況，為決策提供數據支持，優化庫存管理策略。

三、選擇合適的工具

（一）Excel

Excel 是常用工具，適合小型企業或庫存管理需求簡單的場景。可通過表格記錄庫存信息，利用公式計算庫存數量、成本等。但它需手動更新數據，容易出錯，數據量大時處理效率低，且難以實現實時共享和自動化預警等功能。

（二）大型庫存管理軟件

這類軟件功能較為完善，能滿足大多數企業的庫存管理需求，如金蝶、用友的庫存管理模塊。但它們通常價格較高，實施和維護成本也不低，部署周期較長，對于中小企業來說可能存在成本壓力，且定制性相對受限。

（三）無代碼平臺：輕流

核心優勢：輕流最大亮點是無代碼配置表單、流程和看板。

搭建庫存管理系統時，用戶無需編寫復雜代碼，僅通過簡單的拖拽和配置操作，就能快速搭建出滿足企業需求的系統。它支持掃碼記錄庫存出入庫信息，自動計算和更新庫存數量，還能設置異常預警規則。整個基礎系統搭建過程半小時左右即可完成，大大節省開發時間和成本。輕流平臺有豐富模板庫，其中有專門針對庫存管理的模板，企業可直接使用并根據自身需求微調，進一步縮短搭建時間。擴展性：輕流具有強大擴展性，可與企業現有的 ERP、MES 等系統集成。例如在庫存管理場景下，與ERP 系統集成后，庫存數據變動能實時同步到財務系統，方便進行成本核算和財務報表編制；與MES 系統集成，能實現生產環節與庫存管理的緊密協同，提高企業整體運營效率。輕流還支持與各類第三方應用程序對接，如常用辦公軟件、數據分析工具等，為企業打造一體化數字化辦公環境。

選擇建議：如果企業需要快速搭建庫存管理系統，且預算有限、技術能力不足，輕流無疑是最佳選擇之一。它提供的開箱即用庫存管理模板，能讓企業快速上手，結合混合云部署方案，保障數據安全和系統穩定運行。對于已用 Excel 進行庫存管理，但隨著業務發展需求增加的企業，可逐步過渡到輕流平臺，充分利用其功能優勢，避免重復建設。

四、進行具體的搭建

（一）創建基礎數據表單

登錄輕流平臺進入應用開發界面，用「表單設計器」創建基礎表單。如《庫存物品信息表》，設置物品編號、名稱等字段，通過拖拽字段組件并設置屬性即可完成。《出入庫記錄表》和《庫存盤點表》也依此方式創建，還能設置字段關聯關系與校驗規則。

（二）配置角色與權限

按企業部門和人員職責設置不同角色與權限。如：倉庫管理員有出入庫記錄錄入、庫存盤點權限；采購人員可查看庫存信息并依預警采購；銷售部門人員只能查看庫存數量；管理者擁有所有數據的查看和管理權限。

（三）日常庫存管理操作（倉庫人員端）

出入庫掃碼操作：倉庫工作人員在物品出入庫時，用掃碼設備掃描條碼，系統自動跳轉相應記錄頁面，填充物品信息，工作人員確認出入庫數量等信息即可完成錄入。輕流平臺支持多種掃碼設備，操作便捷。庫存盤點操作：倉庫人員收到盤點任務后，用移動設備打開輕流庫存盤點功能，按系統提示掃描物品條碼，系統自動對比實際與記錄數量，盤點完成提交結果，系統生成報告。輕流移動端應用界面簡潔，便于操作。

（四）庫存預警與消息通知

設置庫存預警規則：在輕流系統為每種庫存物品設安全庫存上下限，達到預警線時系統觸發預警機制。輕流預警設置靈活，可設多種預警條件。消息通知：庫存預警觸發時，系統通過平臺內消息、郵件、短信、飛書、釘釘、企業微信等方式自動向相關人員發送預警消息。企業可按角色和業務需求設置個性化通知方式。

（五）庫存數據分析與報表生成

數據分析：輕流平臺自動收集整理庫存數據，通過其數據分析功能，用戶能查看庫存周轉率等數據，平臺還提供直觀數據可視化工具，以多種圖表展示數據。

報表生成：輕流系統可生成多種報表，如庫存日報表等，支持導出為Excel格式。企業還能自定義報表模板，提高報表可讀性和實用性。

（六）系統擴展（進階功能）

系統集成：借助輕流「連接器」模塊，可將庫存管理系統與企業現有 ERP、財務系統集成，實現數據實時同步。輕流連接器功能強大，支持主流系統對接，并提供集成指南和技術支持。

移動端應用：輕流支持快速搭建移動端應用，倉庫工作人員和管理者可通過移動設備隨時隨地訪問庫存管理系統，進行出入庫、盤點等操作，實時查看數據和接收預警消息。輕流移動端應用采用響應式設計，適配不同設備屏幕。