工作說明書 SOW

1. 工作說明書是確立合同的關鍵文件，是一份至關重要的文檔。

2. 合同約束聲明描述了在履行合同過程中合同雙方的責任和義務。

工作說明書的要求

1. 精確定義交付和完成的標準。

2. 精確定義要做什么，工作中的主要任務和活動以及誰來做這項工作。

3. 通常會在買賣雙方之間形成共同的理解。

4. 通常被看作是一個不斷發展的過程，文件格式和內容可以被不斷修正。

5. 主要內容通常有：
□ 建議書的要求
□ 建議書
□ 合同

6. 可以是合同的交易文件。

注：沒有認真對整個SOW進行撰寫和評估是產生問題項目的一個重要原因。

工作說明書的特征

1. 要做什么產品：項目主要的內容
□ 基于項目技術和合同基準，包括規范和設計文檔

2. 要做什么工作：生產和交付產品過程中主要的活動和任務。

3. 如何確定工作已經完成：完工標準
□ 應盡可能客觀的標準
□ 標準應該可衡量，并且有合適的檢查人員能夠盡早地判斷是否已經達到完成標準
注：上面是撰寫工作說明書的要點。

4. 誰來做這個工作：在項目進度中的每個具體的工作包都需要由某個組織負責，如果可能，工作包都最好指定到個人。

5. 在何地完成工作：完成工作的場所和具體的設施。以下情形是非常重要的：
□ 為了地域和差旅費的原因
□ 如果賣方希望部分或全部工作使用買方的設施或場所，而買方又無法進行安排

6. 工作何時完成：進度計劃表中將會根據合同設定的時間框架確定里程碑。

注：對于上述內容的關鍵或主要假設條件也應該在SOW中進行描述。

撰寫工作說明書的準則

1. 使用清晰和嚴謹的語言，可以量化。

2. 定義所有縮略語和簡稱。

3. 避免使用容易引起歧義的和不嚴密的條款。

4. 明確說明要做什么，而不是應該怎樣做。

5. 整理任務、產品/交付物的描述，保持與工作分解結構WBS一致的順序和術語。

6. 定義具體的、客觀的交付物驗收標準和項目完成標準。

7. 識別擁有決策權的關鍵職務或個人。

工作說明書中敏感的詞和用語

在工作說明書中要謹慎使用某些詞和用語。

1. 詞：
□ 所有
□ 始終
□ 任何
□ 放心
□ 更好
□ 擔保
□ 同等
□ 每個
□ 保證
□ 包括
□ 確保
□ 必須
□ 從不
□ 令人滿意
□ 應該
□ 無條件
□ 無限制

2. 用語：
□ 可接受的響應時間
□ 任何數字
□ 必要時
□ 根據需求
□ 最大努力
□ 沒有錯誤
□ 等等
□ 充分保證
□ 最高品質
□ 包括但不限于
□ 互相滿意的
□ 標準條件
□ 足夠多的樣本
□ 時間是必要的
□ 讓您完全滿意
□ 沒有任何問題
□ 無2000年問題的

工作說明書和風險管理

制訂和協商工作說明書提供了一個識別風險的方法。
識別出的風險應該可通過以下方式緩解：
□ 消除風險
□ 接受風險
□ 分擔風險
□ 轉移風險
注：風險應對計劃可以包含合適條款和條件的應用。

工作說明書質檢清單

1. 工作說明書是否反映了需求。

2. 所有的參考資料是否是目前適用的。

3. 任務是否清晰和簡明。

4. 任務是否在執行條款中被說明了：什么而不是怎么做。

5. 重復工作是否被清理了。

6. 任務和交付物的說明是否符合WBS文件。

7. 文字描述是否簡潔明了。

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業高管及創業者，資深管理教練。聚焦互聯網、電商和新商業，洞察一切商業本質。歡迎大家關注、點贊、轉發、評論！