工作說明書 SOW

1. 工作說明書是確立合同的關(guān)鍵文件，是一份至關(guān)重要的文檔。

2. 合同約束聲明描述了在履行合同過程中合同雙方的責(zé)任和義務(wù)。

工作說明書的要求

1. 精確定義交付和完成的標(biāo)準(zhǔn)。

2. 精確定義要做什么，工作中的主要任務(wù)和活動以及誰來做這項工作。

3. 通常會在買賣雙方之間形成共同的理解。

4. 通常被看作是一個不斷發(fā)展的過程，文件格式和內(nèi)容可以被不斷修正。

5. 主要內(nèi)容通常有：
□ 建議書的要求
□ 建議書
□ 合同

6. 可以是合同的交易文件。

注：沒有認(rèn)真對整個SOW進(jìn)行撰寫和評估是產(chǎn)生問題項目的一個重要原因。

工作說明書的特征

1. 要做什么產(chǎn)品：項目主要的內(nèi)容
□ 基于項目技術(shù)和合同基準(zhǔn)，包括規(guī)范和設(shè)計文檔

2. 要做什么工作：生產(chǎn)和交付產(chǎn)品過程中主要的活動和任務(wù)。

3. 如何確定工作已經(jīng)完成：完工標(biāo)準(zhǔn)
□ 應(yīng)盡可能客觀的標(biāo)準(zhǔn)
□ 標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該可衡量，并且有合適的檢查人員能夠盡早地判斷是否已經(jīng)達(dá)到完成標(biāo)準(zhǔn)
注：上面是撰寫工作說明書的要點。

4. 誰來做這個工作：在項目進(jìn)度中的每個具體的工作包都需要由某個組織負(fù)責(zé)，如果可能，工作包都最好指定到個人。

5. 在何地完成工作：完成工作的場所和具體的設(shè)施。以下情形是非常重要的：
□ 為了地域和差旅費的原因
□ 如果賣方希望部分或全部工作使用買方的設(shè)施或場所，而買方又無法進(jìn)行安排

6. 工作何時完成：進(jìn)度計劃表中將會根據(jù)合同設(shè)定的時間框架確定里程碑。

注：對于上述內(nèi)容的關(guān)鍵或主要假設(shè)條件也應(yīng)該在SOW中進(jìn)行描述。

撰寫工作說明書的準(zhǔn)則

1. 使用清晰和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z言，可以量化。

2. 定義所有縮略語和簡稱。

3. 避免使用容易引起歧義的和不嚴(yán)密的條款。

4. 明確說明要做什么，而不是應(yīng)該怎樣做。

5. 整理任務(wù)、產(chǎn)品/交付物的描述，保持與工作分解結(jié)構(gòu)WBS一致的順序和術(shù)語。

6. 定義具體的、客觀的交付物驗收標(biāo)準(zhǔn)和項目完成標(biāo)準(zhǔn)。

7. 識別擁有決策權(quán)的關(guān)鍵職務(wù)或個人。

工作說明書中敏感的詞和用語

在工作說明書中要謹(jǐn)慎使用某些詞和用語。

1. 詞：
□ 所有
□ 始終
□ 任何
□ 放心
□ 更好
□ 擔(dān)保
□ 同等
□ 每個
□ 保證
□ 包括
□ 確保
□ 必須
□ 從不
□ 令人滿意
□ 應(yīng)該
□ 無條件
□ 無限制

2. 用語：
□ 可接受的響應(yīng)時間
□ 任何數(shù)字
□ 必要時
□ 根據(jù)需求
□ 最大努力
□ 沒有錯誤
□ 等等
□ 充分保證
□ 最高品質(zhì)
□ 包括但不限于
□ 互相滿意的
□ 標(biāo)準(zhǔn)條件
□ 足夠多的樣本
□ 時間是必要的
□ 讓您完全滿意
□ 沒有任何問題
□ 無2000年問題的

工作說明書和風(fēng)險管理

制訂和協(xié)商工作說明書提供了一個識別風(fēng)險的方法。
識別出的風(fēng)險應(yīng)該可通過以下方式緩解：
□ 消除風(fēng)險
□ 接受風(fēng)險
□ 分擔(dān)風(fēng)險
□ 轉(zhuǎn)移風(fēng)險
注：風(fēng)險應(yīng)對計劃可以包含合適條款和條件的應(yīng)用。

工作說明書質(zhì)檢清單

1. 工作說明書是否反映了需求。

2. 所有的參考資料是否是目前適用的。

3. 任務(wù)是否清晰和簡明。

4. 任務(wù)是否在執(zhí)行條款中被說明了：什么而不是怎么做。

5. 重復(fù)工作是否被清理了。

6. 任務(wù)和交付物的說明是否符合WBS文件。

7. 文字描述是否簡潔明了。

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業(yè)高管及創(chuàng)業(yè)者，資深管理教練。聚焦互聯(lián)網(wǎng)、電商和新商業(yè)，洞察一切商業(yè)本質(zhì)。歡迎大家關(guān)注、點贊、轉(zhuǎn)發(fā)、評論！