你是不是常覺得，每天被各種瑣事纏身？明明想做點“有價值”的工作，花時間捋捋思路，可大部分時間，都耗在了那些重復、機械的任務上。

比如，沒完沒了的會議紀要，急著要的Excel，改了又改的PPT、流程圖……這些工作，說難不難，但就是特別“吃”時間，還容易出錯。

都說AI時代來了，DeepSeek也確實厲害。但左試右試，好像也只能生成文字。我想讓它干的，是那些耗時間的“雜活”，它能干嗎？

能干。

前段時間，劉潤讀書會，邀請到了清華大學經管學院博士后、人工智能研究專家王吉斌及其團隊小伙伴。他用了一晚上的時間，和團隊的幾位老師輪流上陣，現場演示了利用AI，提高辦公效率的方法，特別實用。

所以，今天我也特地從直播和書中，精挑細選了9個特別有用的AI辦公技巧。每一個，都力求讓你一看就明白，一用就上手。

準備好了嗎？我們開始。

半小時做一套PPT

你是不是，也經常為做PPT而頭疼？

下周就要給客戶提案了，可幾十頁的PPT，還只有一個標題。老板讓你把上周的項目做個總結，腦子里有千言萬語，卻不知道第一頁該放什么。

內容框架想完，已經去掉半條命了。接下來，還有更磨人的：碼字、找配圖、調整字體、顏色……在模板庫里挑花了眼，在素材網站跑斷了腿。一套PPT做下來，一兩天就沒了。

怎么辦？別慌。我們這就去請AI來幫忙。

首先，請DeepSeek幫助我們，梳理思路，生成大綱。

我隨便舉個例子。

比如，這樣說：

現在，我要做一份關于低空經濟產業趨勢的PPT內容分享，面向的人群，是想要轉行從事這個行業的23-35歲人群，要求邏輯清晰，構架完整，以Markdown形式輸出。

劃重點，Markdown格式。

這種格式，特別結構化，對你來說，它易寫易改；對AI來說，它也更容易理解，為后續生成PPT打下基礎。就像這樣。

挺好。接著，我們打開Kimi，展開導航，點擊Kimi+，找到PPT助手。把Markdown格式的內容，發給它。

不錯。只見Kimi同學，很快就理解了markdown格式的框架。

你只要點擊“一鍵生成PPT”，選擇想要的模版，就能直接得到一套做好的PPT。

很快，一分鐘都沒用。

說實話，這種從無到有，瞬間擁有一套完整PPT的感覺，挺爽。

是不是還不錯？

但你可能會說，在動手做PPT之前，我經常捋不清腦子里的想法。

怎么辦？這時候，你可以試著，先做一個思維導圖。

理清思路，做思維導圖

很多時候，我們都需要理清思緒。

比如，腦子里突然冒出很多新點子。或者，剛學習完一門新課程、讀完一本厚厚的書。概念很多，但一團亂麻。

怎么辦？做張思維導圖吧。可是信息點太多太雜，從“無序”的想法到“有序”的導圖，還是很費腦力。

那，怎么偷偷懶？我們還是請DeepSeek來幫忙。

舉個例子：

幫我寫一個思維導圖，主題就是我發你的這篇文章。要求結構清晰、邏輯連貫，確保不丟失任何細節，采用Markdown模式寫到代碼塊中。 以下為文章正文：請笑納：我這28年的寫作心法，全部都在這里了

這篇文章，很長很長。在公號已經發布的所有文章之中，名列前茅。一下子可能看不完。但沒關系，你可以看思維導圖。

拿到DeepSeek生成的總結之后，我們打開Xmind，在文件-導入選項卡里，找到Markdown格式，把剛才的總結，粘貼進去。

一個思維導圖，就這么生成了。文章內容一目了然。

AI做思維導圖，不是替你思考，而是幫你更好地思考。

思路理清了，無論是做方案還是學習新知識，效率都大大提升。

但說到“整理”，辦公場景里，還有一個老大難問題，那就是：

會議紀要。

10分鐘做好會議紀要

作為“會議記錄員”，你奮筆疾書。可手速跟不上語速，會議內容沒怎么聽進去。整理出來的紀要，自己看著都費勁。費時費力，還不討好。

怎么辦？沒事，我們繼續用AI。

首先，我們找到一個語音轉文字的工具。

可以是飛書自帶的飛書妙記，也可以是Get筆記，訊飛聽見……都好。找你用得順手的。就飛書妙記吧。點擊右下角那個小話筒，開始錄音，它就能把語音，轉錄成文字。

拿到錄音的文字稿之后，你就可以打開老伙計DeepSeek，告訴它：

這是一份會議的錄音。我希望你整理一份會議紀要出來。分條分點列出會議議題，并附進展情況，解決措施，負責人。 以下是錄音文字稿：xxxx

接著，它馬上就能給你一份質量不錯的會議紀要。我截取了其中一個議題，看看效果。

是不是還不錯？現在，你只需要花10分鐘，做確認和微調就可以了。

但會議中，除了形成決議，我們還會討論到需要追蹤的數據、任務。這些信息，如果能直接變成表格，就更方便管理了。

沒問題。AI照樣手到擒來。

5分鐘生成Excel表格

我想，你經常遇見這樣的情況。

工作中，突然有做表格的要求，還得打印出來。這聽起來沒什么，但你打開Excel，輸入信息，合并單元格……一頓操作，半小時都過去了。

更可怕的，是老板突然甩給你一段材料，讓你把關鍵信息整理成一個表格，下班前給他。你一看，信息點零零散散，分布在各個段落。手動提取、復制、粘貼……想想都覺得手腕發酸，眼睛發脹。

怎么辦？這活AI可幫不了我吧。你看DeepSeek，不是只能生成文字嗎？

不一定哦。舉個例子，做個請假表格：

幫我做一個請假的表格，要有姓名，部門，請假時間，請假類別，請假理由，主管部門意見，總經理意見，并留出簽名的地方，最終以HTML的格式輸出。頁面要有能直接下載Excel文檔的功能，并且能直接下載Excel文件。

它會輸出什么呢？請看圖。

它會給你一個HTML頁面代碼。你只需要點擊一下“運行”，就能得到一個可以下載的Excel表格。

是不是有點東西？

這意味著，過去你可能需要半小時甚至更長時間手動敲打、調整的制表工作，可能只需要幾分鐘的“溝通”，再經過微調，就能搞定。

比如，“幫我把這段素材里的關鍵信息，制作成表格”，并且優雅地加上一句“最終以HTML的格式輸出，頁面要有能直接下載Excel文檔的功能。”

AI，就能幫你把繁瑣的執行過程給“承包”了。

批量修改Excel

提到Excel，還有一個場景，特別讓人頭疼：批量做表格。它們大體相同，但又有微小區別。

比如，挨個評價部門20多位同事的績效。

雖然有模板，但每個人的名字都不一樣。正常情況下，你要手動在Excel里一個個復制，再更改名字，特別繁瑣。

怎么辦？你可以這樣說：

我想做20個人的績效評價表。其中，第一張表有數據，表格名叫做“績效評價”。姓名為張三，在B1單元格。我想依次再生成19個表格，然后姓名替換為如下，幫我生成宏代碼：林一、張二、王三、李四、吳五、陳六、趙七、劉八、鄭九、楊十、李十一、王十二、張十三、陳十四、劉十五、趙十六、林十七、吳十八、鄭十九。

看。很快，DeepSeek就能寫出對應的代碼指令。

接著，就是在Excel里，把代碼粘貼到VB編輯器里。插入-格式-粘貼代碼。這里注意，如果VB編輯器用不了的話，可能需要單獨設置權限，啟用宏功能。

不需要保存。插入DeepSeek寫好的代碼，關掉。回到表格頁面，點擊“運行宏”，19個表格，一下子就做好了。

快速繪制流程圖

工作中，你可能需要，把一些復雜的流程，用圖表呈現出來。比如，給新員工培訓用的手冊。比如，討論新方案的可行路徑。

這時候，你就得一點點拖拽、對齊、輸入文字。小了看不清，大了排不下，線條拐彎抹角，調整起來能把人逼瘋。好不容易弄好了，領導一句“不好看”，又打回來重做。

好煩。怎么辦？沒事，快去請AI大仙。

按照慣例，我們先問DeepSeek。比如：

幫我設計一個半導體超純管件的生產業務流程圖。用mermaid格式輸出。

劃重點，mermaid。

借助mermaid這種用代碼描述圖表的工具，DeepSeek就能直接把圖表“寫”出來。是不是有點意思？

看，一分鐘。勤勤懇懇的DeepSeek，就完成了流程圖設計。

把它寫好的mermaid格式的流程圖代碼，復制到繪圖軟件中，我這里用的是Draw.io。一個初版流程圖，就一下子畫好了。看圖。

是不是還有點意思？在Draw.io里，你還能繼續對細節進行微調。

以后，你可能再也不用在繪圖工具里，跟那些小方框、小菱形、小箭頭較勁了，而是把更多的精力，放在思考流程本身上。

流程理順了，工作自然就更有條理。但很多時候，很多細項內容，流程圖還是有點“干”，不容易理解。有沒有更好的展示方式？

小白也能做演示動畫

我猜，你大概有類似的苦惱。

想給團隊解釋一個復雜的產品流程，但文字和靜態圖片，太干。如果能用一段有趣簡潔的動畫展示，效果肯定好上百倍。俗話說一圖頂萬字，如果是動畫，豈不是頂更多萬字？

但是……一想到制作動畫，你頭就大了。我又不是專業動畫師，那些復雜的軟件，怎么用？就算是一些簡單的工具，也得自己一點點拖素材，調時間軸，沒個半天根本搞不定。

很多好想法，就因為表達門檻太高，最終只能停留在腦海里。

太可惜了。沒事，我們用AI彌補這個遺憾。

比如，我可以這么說：

公司向新員工或合作伙伴介紹其供應鏈運作模式；或者向消費者展示產品的“透明化”生產運輸過程。制作一個動畫，要求以HTML呈現。大概是：卡車從工廠駛出，行駛到倉庫前，在倉庫卸貨。另一輛卡車從倉庫駛出，到達超市。貨物出現在超市，顧客很開心。圖標卡通化。

DeepSeek很快就編好了代碼。點擊運行。一個簡單的動畫就出現了。把它保存成HTML文件，就可以展示動畫了。

不錯。雖然還有點簡陋。但至少多了一個辦法。并且，以后效果肯定會越來越好的。好想法，不必擔心表達不出來了。

5分鐘完成數據可視化

一個午后，你收到一堆Excel表格，里面密密麻麻全是數字。

老板讓你分析一下數據，看看有什么趨勢和問題，做幾個圖表出來匯報一下。你盯著那些單元格，一陣頭暈。

因為你知道：今天下午，就又交代在這了。搞不好，還得熬夜。

用什么圖表，才能展現這堆數據的價值？用餅圖看占比，還是用散點圖看相關性？圖選錯了，表達不清晰，還誤導決策。接著，你又開始跟各種選項較勁：哪個系列放X軸？圖例怎么調？顏色怎么搭配？

別慌。因為我們的DeepSeek，還是一如既往的神勇。

你可以這么說：

幫我根據上傳的數據，生成六種可視化分析圖表，要求以html格式輸出，可執行。以下是數據：xxx

短暫思考之后，它馬上給出了可運行的HTML代碼。點擊運行之后，你就立刻可以獲得這些圖。

（圖片可左右滑動）

效果還行，對吧。不滿意的話，還可以微調。

或許，你還想要更多。

比如，在一些專業的分析報告或者發布會上，出現的炫酷圖表。像是，“動態折線圖”。數據，能隨時間軸自己“動”起來。又或者，“南丁格爾玫瑰圖”。像花瓣一樣綻放、優雅地對比各項數據……

太牛了。如果我也能用上，今年評優肯定多一分。可些高級圖表，往往意味著更復雜的參數設置，甚至還需要編程，特別費勁。怎么辦？

好說。DeepSeek一個人不行，咱就再上搭子。

不編程，也能畫復雜圖表

啥搭子？ECharts。

直接百度搜索，你就能看見它。這是一個開源的圖表庫。你點擊“所有示例”，就能找到很多炫酷的圖表。

（圖片來自：Apache Echarts）

選擇你喜歡的圖表，在界面左側，你就能看到它的代碼。

（圖片來自：Apache Echarts）

好了。現在關鍵的來了。

你要先把這個圖表的代碼，復制下來。然后，放進DeepSeek，讓它按照我們的理解畫圖。

你可以這么說：

閱讀以下代碼。把其中的數據，替換成我給你的，3個品牌智能手機的23年下半年銷量數據。并且生成可執行的漸變堆疊面積圖HTML代碼。 代碼：xxx 數據：xxx

有時候，代碼、數據比較多，可以直接上傳文檔。把代碼保存為txt文檔、數據存成excel文檔。上傳后，告訴DeepSeek：理解代碼，然后替換數據為上傳表格數據。

勤勤懇懇2分鐘之后，DeepSeek返回了結果。點擊運行，圖表就出現了。

哇。真好看。

沒想到，那些技術大神炫技的圖表，有朝一日我也能做出來。

類似的技巧，還有很多很多。今天的分享，只是拋磚引玉，掛一漏萬。

不過，看完這幾個方法之后，不知道你發沒發現這樣一件事。

雖然DeepSeek的核心，依然在“文本”，但這不意味著，它只能幫你做文本。

很多看似超越了“文字”范疇的技能，比如直接生成Excel、一鍵繪制流程圖，它也能實現。

因為，它掌握了一種底層的語言：代碼。

通過把自然語言轉化為代碼指令，AI就能驅動其他軟件，完成任務。這樣，我們就能從那些重復機械、消磨心智的工作中，解放出來，真正騰出時間和精力，去思考，去創造。

AI+代碼，真的可以讓我們少干雜活了。

在這個充滿不確定性的時代，唯一的不變是變化。但是，無論技術如何革新，有一個核心，始終不變：

工具的價值，不在于本身，而在于使用它的人，如何用它創造價值。

不知道今天的分享，對你有沒有啟發？

歡迎你，也在評論區分享，自己最常用的AI辦公技巧。

ps：

對了，我們用AI生成了一個“商業小播客”，解讀每日文章。讓你在上班路上，帶著耳機輕松聽完全文。

今天的播客在這里，你覺得效果如何？歡迎在評論區給我們反饋。

其實，除了這篇提到的這些“技巧”。未來5年，所有企業還將面臨一個大難題：AI時代如何轉型？

轉型，可不是學學提示詞、玩玩智能體。而是從根本邏輯上，重塑你的商業模式。

所以今年，我和我的團隊，也正式推出了，2025“進化的力量·劉潤年中大課”。

面對AI大潮，企業究竟該做些什么？6月7日，在上海影城，我會用一天的時間，和你好好聊聊這個話題。

不做現場直播。也不做事后回放。就讓我與你，獨家分享。6月7日，就讓我們，現場見！

*文章為王吉斌獨立觀點，僅供參考。觀點/ 王吉斌主筆/ 景九/ 歌平版面/ 黃靜

這是劉潤公眾號的第2610原創文章