買方和賣方的合同管理流程

什么是執行管理

執行管理由于供應商的類型而不同，項目經理在執行管理中需要進行多元化管理。

1. 對于客戶和發起人。
管理承諾事項、責任、依賴事項、前景。

2. 對于提供單一產品或服務的分包商或者供應商。
管理項目管理計劃。

3. 對于人力外包供應商。
管理分配的任務。

4. 對于提供商品化產品的合作商或者供應商。
管理交付進度。

狀態審查會議

定期狀態審查會議涵蓋供應商當前狀態和項目管理計劃的清晰的對比。

應該被審查事項包括如下：

1. 報告期內應該已經完成的任務，這是項目經理通常關注的焦點。

2. 報告期內應該已經開始的任務，如果任務沒有按期開始，那有極大的可能也無法按計劃完成。

3. 下一個報告期內應該完成的任務，如果有問題，應該盡快采取糾正行動。

4. 下一個報告期內應該開始的任務，你也應該審查項目活動和階段。

項目經理需要跟蹤

1. 進度差異和確認糾正活動。

2. 在報告期內應該被完成或被確認的可交付成果。

3. 在下一個報告期內應該被完成或被確認的可交付成果。

4. 任何關于范圍、計劃、活動、進度、可交付成果、人員等等的變更。

5. 任何供應商向公司、客戶或發起人依賴事項的狀態。

6. 報告期內應該發生的和下一個報告期內計劃的檢查和審查的狀態和結果。

7. 付款狀況。

8. 報告期內應該結束和下一個報告期內計劃結束的活動。

可交付成果的確認

閱讀合同中交付標準。

1. 確認符合完成標準。

2. 確認相關文檔和結束手續（暫時性的確認）。

3. 協調客戶或項目發起人確認。

4. 接受可交付成果。

5. 批準付款。

6. 付款核實。

注：需牢記職責要明確。

變更管理指導方針

閱讀合同的變更管理條款。

1. 記錄變更是如何作為項目計劃的一部分被提出和處理的。

2. 運用變更請求文檔記錄任何被提出的變更。

3. 任何對制約三要素（需求、進度、成本）修改、追加、刪除。

4. 確認變更是被合同規定變更批準人書面批準的。

5. 在變更批準后，修改基線、可交付成果及其他需要修正的內容。

注：如果項目允許自由變更，變更率將超出進度率。

變更控制流程

注：* 面向供應商-供應商實施變更管理流程。

項目生命周期中變更成本

沒有盡早進行充分的判斷以及應對主要設計錯誤是引起資源和進度超限的大多數原因。

風險管理指導方針

1. 閱讀合同的風險管理條款。

2. 管理風險的第一步是要閱讀合同并充分理解風險管理條款。

3. 項目經理需要建立和執行的風險管理流程必須涵蓋：
□ 風險管理計劃
□ 風險識別
□ 定性風險分析
□ 定量風險分析
□ 風險應對計劃
□ 監控風險

4. 項目經理必須要求供應商同樣建立風險管理計劃，即使該風險計劃和公司的流程類似。

5. 供應商的風險管理計劃應該經常被審查和被批準。

6. 所有責任干系人應該維護各自風險最高的5項或10項風險。

7. 每項風險的狀態應該作為定期狀態審查的內容進行審查。

爭端管理指導方針

閱讀合同的爭端管理條款。

1. 合同條款的具體指定。

2. 一個事項或問題如何成為爭端。

3. 解決途徑。

4. 可能的補救選項包括以下內容：
□ 談判
□ 調節
□ 仲裁：有約束力或無約束力
□ 訴訟

其他領域管理指導方針

閱讀合同的相關條款。

1. 問題管理
□ 所有問題應該及時的記錄，指定責任人，嚴格的解決問題，并記錄進項目文件（項目控制書PCB）
□ 如果不解決會成為爭端

2. 支付管理
□ 要符合合同和執行條款進行支付管理

3. 質量管理
□ 確認工作符合流程以及合同中的質量條款

更新項目文件

項目文件包含項目執行中各類主要的文檔，應該要對每個項目進行數據文件的維護。

1. 一般有專人進行維護，通常是采購或合同管理團隊的成員。

2. 合同期內對項目經理的提供物（準備審查）進行更新。

3. 簽署前和簽署階段，內容包括（部分列表）如下：
□ 客戶的RFP
□ 公司的建議書
□ 客戶合同
□ 供應商合同
□ 候選供應商清單
□ 給候選供應商的RFP
□ 供應商提交的建議書
□ 供應商選擇依據，包含供應商詳細信息
□ 重要的通信聯系

4. 簽署后階段，內容包括（部分列表）如下：
□ 合同中追加的協議
□ 進度或狀態報告
□ 問題與解決方案
□ 可交付成果或確認憑證、信函的副件
□ 支付授權書
□ 合同或會議匯總、會議紀要
□ 活動事項及處理結果列表
□ 重要的通信聯系

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業高管及創業者，資深管理教練。聚焦互聯網、電商和新商業，洞察一切商業本質。歡迎大家關注、點贊、轉發、評論！