在許多生產廠區、物流園區或工業園，訪客登記一直是一件“看起來簡單、做起來麻煩”的事。尤其是在訪客頻次高、安全要求高的廠區，傳統的手工紙質登記方式早已暴露出一系列問題，不僅影響效率，更存在安全隱患。本文將結合實際場景，分享以下如何借助簡單免費的表單工具——草料二維碼，實現訪客的電子化登記。無需復雜系統和服務器部署，小廠區也能用得起、用得好。

一、傳統紙質登記存在的問題

1.效率低、統計難

紙質登記看似方便，實則耗時。試想：訪客到達門崗，保安翻開筆記本，遞上筆，訪客再慢慢填寫姓名、電話、來訪事由……整個過程少說也要一兩分鐘。如果碰上高峰期，門崗前排起長隊，效率可想而知。更別提字跡潦草、內容缺失的情況時有發生，等到月底需要統計訪客數據時，面對一堆手寫記錄，簡直無從下手。

2.信息調取困難

如果某天需要查閱某個時間段的訪客記錄，管理人員只能捧著厚厚的登記簿一頁頁翻找。很多廠區都不止一個出入口，記錄分散在不同門崗，統一整理更是難上加難。時間一長，紙質記錄還可能丟失或損壞，追溯起來費時費力。

3.核驗不嚴，安全隱患大

紙質登記的隨意性也是一大問題。有的訪客敷衍了事，隨手寫個名字就放行；有的甚至直接留空，保安也睜一只眼閉一只眼。對于涉及機密生產線或需要分級管理的廠區，這種“形式主義”的登記方式根本無法保障安全。

二、訪客登記為什么要電子化？

相比傳統方式，電子化登記不僅提升效率，更能把登記這件小事變成一件“有數據、可回溯、有制度感”的事情。

1.掃碼填寫，快速上手

訪客只需掏出手機，用微信掃一掃二維碼，幾秒鐘就能完成信息錄入。無需工作人員在一旁盯著，也不用擔心字跡潦草。登記完成后，數據自動生成電子記錄，后臺實時同步，省時省力。

2.權限控制，數據更安全

電子化系統可以靈活設置權限，比如訪問不同廠區可以設置成不同的登記表單，確保信息互不干擾。管理員還能限制查看權限，只有授權人員才能訪問訪客數據，安全性大大提升。

3.兼顧預約與臨時登記

支持訪客提前預約登記，到達廠區后，門衛快速查看預約憑證然后放行；也支持現場掃碼即時填寫。對于嚴格管理的廠區，還能要求離廠時門衛再次核驗，精準記錄訪客的停留時間。

三、用草料二維碼，零成本實現電子化登記

市面上有很多簡單并且低成本的工具。比如草料二維碼，免費就能用，不用開發，只需幾個簡單步驟，就能搭建一套完整的訪客登記流程。

1.訪客掃碼填寫，提交即成電子憑證

表單中可設置姓名、手機號、來訪單位、拜訪對象等字段，訪客填寫后即生成帶有來訪信息的頁面或憑證，可用于門崗確認。

2.后臺統一管理，一鍵導出記錄

所有登記信息自動匯總到草料后臺，管理員可以按時間、廠區等條件進行篩選，也可以按天、周、月導出Excel用于臺賬留存。

3.多種場景靈活適配

可以根據公司的管理要求，設置不同的登記嚴格度。除了最基礎的掃碼登記訪客信息，還能設置是否需要掃碼核驗后才能放行，憑證的有效時間，離廠二次核驗等，滿足不同的管理需求。

四、訪客登記二維碼落地教程

第一步：修改表單內容

進入草料二維碼官網的“模板庫”，選擇合適的模板，比如使用“公司訪客登記”，根據公司的管理要求，修改表單字段內容，比如增加手寫簽名，設置必填項等。

第二步：配置來訪憑證模板

在“提交成功頁”設置好生成的憑證樣式，包括訪客姓名、編號、被訪人等，方便門崗核查使用。

第三步：生成二維碼用于張貼或分享

將生成好的二維碼打印張貼在門崗、廠區大門，或者在預約通知中提前發送給訪客，也可以嵌入到公司的微信公眾號菜單中。

第四步：數據導出和管理

通過草料二維碼后臺、草料小程序都可以查看訪客數據，支持一鍵導出所有訪客數據，也能通過API對接內部系統或BI工具，生成數據報表。