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工程函件概述

1.工程函件定義

工程函件，是指在建設施工活動中，為了傳遞通知、要求、提示、證明、批準、決定等信息，一方主體向另一方發出的以工作聯系單、公函、整改單、通知單等為載體的書面文件形式。函件是建設施工活動中各方溝通的主要方式，也是合同管理工作的重要內容，合同各方在來往函件中的承諾對各方有同等的約束力。為此，準確地書寫工程函件是從事建筑工程活動的基礎，也是合同管理的主要手段。

實踐中，工程函件的載體形式主要包括工作聯系單、公函、整改單、通知單等，發函主體包括業主、總承包、分包、供應商等參與建設施工的合同各方。鑒于公司所屬項目函件管理的基本情況，本指引中的函件是指公司作為工程總承包向包括業主、分包、供應商等其他各方發出與回復的工程函件，并主要以工程聯系單為例進行示范。

2、工程函件的特征

2.1、語言簡明

從文體方面來看，工程函件具有簡潔明快的特點。工程函件的制作與發送并非無的放矢， 其目的在于事實的確認、傳遞某種指示、要求等。盡管幾乎所有函件都會對相關事實予以援引，但為了收發雙方能夠盡快形成共識進而實現函件的目的，事實的描述就必須映射在雙方所共同認可的維度之內，因此，工程函件中對于事實的描述多采用“時間+主體+行為+結果”的文體結構，提綱挈領，言簡意賅，避免引起收函方的任何歧義。

2.2、對象指明

從發函對象來看，工程函件是一種對象確定、指向明確的非公開性工程文件。工程函件是各方就問題、爭議、分歧進行有效溝通協調的載體，函發對象與問題的溝通對象有著一致性，發函時可根據問題的特點、合同約定、工程慣例及經驗綜合考慮，謹慎選擇函發對象。例如，遇有業主指定分包施工過程中存在安全隱患，承包商在查實相關問題的基礎上，應當立即向責任分包發函指明安全隱患并要求其盡快整改，同時也應抄送業主及監理， 厘清我方責任， 要求其協助解決。

2.3、感情分明

函件的目的在于溝通解決問題，鑒于建筑市場買賣雙方地位差異，工程函件在起草時應當感情分明，慎重措辭，以確保函件的溝通效率。在向業主發函時，應依據充足、要求明確、表述委婉，慎用“責任”、“承擔”、“損失”等詞語，多使用“原因”、“按照合同應當”、“請”、“以免”、“影響”等，以營造良好的溝通氛圍。尤其是涉及索賠時，應采用“先認責， 后索賠”的方式，步步為營，分項確認。在向分包發函時，應當在函件中說明責任及損失，并規定嚴格的整改時限，以督促盡快解決問題。

3、工程函件的重要性

3.1、交流工具，溝通橋梁

工程函件是建設施工活動中的基本溝通工具。各方主體主要藉此明確施工內容，以合理部署安排施工計劃。眾所周知，建筑工程工作量浩大，涉及面廣，即便施工進度計劃、方案等考慮周密、設計詳盡，也不可能完全做到算無遺策。這時，就需要根據現場實際及時向合同各方反饋施工狀況，處理施工過程中的突發狀況，并對設計方案提出可行的優化建議，以滿足施工現場管理的需要，而函件就成為合同各方進行互通有無的首選。

3.2、明確費用，支撐結算

一般而言，建設施工合同與分包合同對施工范圍、工期、質量、安全等會做出事無巨細的規定，而工程的對價也是在此基礎雙方協定。但施工過程千變萬化，一方面，由于勘察、設計、現場環境、政策等多方面主客觀原因，實際施工內容及風險很可能會游離于合同既定范圍之外，這些額外成本費用及風險亟需相關方確認；另一方面，補充協議固然是將額外內容納至主合同范疇的首選，工程項目也不可能“一事一簽”，且補充協議往往需要經過洽商、談判、評審、簽署等一系列流程，這是急如星火的項目現場所等待不起的。為此，我們亟需利用函件將合同外事項予以確認，明確相關的費用及責任，以支撐后續結算，保障公司權益。

3.3、厘清責任，保障權益

某些類型函件是合同約定的相關方權利主張的必要構成事項。譬如，《建設工程施工合同(2017范本)》規定，承包人應在知道或應當知道索賠事件發生后 28 天內，向監理人遞交索賠意向通知書，并說明發生索賠事件的事由，若承包人未按上述要求發送，則面臨失權風險。此外，針對施工現場與地勘報告不符、政策文件發生變化、圖紙設計存在漏項等突發情況，也需要通過函件與業主、監理進行溝通，厘清我方責任，為后續索賠埋下伏筆。緣此，惟若借助函件積極溝通，才能有助于誠信履約，推動項目維權創效！

工程函件起草

1、事實充分，全面準確

起草、審核函件之前須對相關的事實內容進行全面了解，對事實的起因、將導致的后果以及各個事實之間的關聯有全面準確的了解。在起草函件時，對事實的描述需要準確，避免使用不確定的事實，避免編造事實。

2、目標明確，有的放矢

發函之前須明確發函的意圖和目的，出現在函件中的每個字、每句話原則上都是要為這個目的而服務，避免函件缺乏目的性。同時，在事實的選擇上也需要有針對性，對于實現目的無關的事實，可選擇不體現。

3、邏輯嚴密，條理清楚

在起草函件時，需要厘清各個層次之間的關系，避免因果倒置等邏輯上的問題，盡量做到層層遞進，脈絡明晰。如遇到事實和關系比較復雜的事項，宜分條、分段來描寫和論述，可以采用“第一”、“第二”、“第三”和“首先”、“其次”、“最后”詞語。

4、詳略得當，重點突出

寫作時要合理安排篇幅，要明確哪些內容是函件的重點，不必面面俱到，盡量短小精悍。

5、書面用語，簡明扼要

函件起草時需要避免兩個極端——過口語化和過渡修飾。工程函件由于專業性強，函件的書寫須使用書面語言，注意專業名詞的使用；同時在函件中也要避免

過多的修飾性詞句，以免顯得拖泥帶水不夠簡潔明了。

6、明確要求，結尾有力

在函件結尾部分，需要體現我方結論或要求，可以使用“請貴司確認 XXX”“請貴司盡快 XXX”“XXX 須由貴司承擔”等祈使句明確我方的訴求。

7、有禮有節，不卑不亢

函件中要體現出一定的“風度”，函件中需要恰當使用謙辭敬辭，體現禮貌，以便中和函件內容雙方可能出現的摩擦。但是，禮貌也需要有分寸，不宜貶低自己或過于諂媚，避免失去對方的尊重。

8、著眼全局，拆分目標

注意各單個函件之間的聯系，做到前后呼應，至少應做到不前后矛盾。在遇到比較復雜的問題的時，不用刻意追求在一份函件中解決或說明全部問題，可以將某一事項分解成幾步，使發函對象容易接受或者減少警惕，最終使關聯函件組成一個閉合的鏈條。

工程函件收發技巧

1、來函簽收。對于來函，需要指定專人進行簽收，除專人外其他人員不宜簽收文件。簽收時，需要寫明簽名日期、簽收人，特別注意需要注明“僅作簽收”，避免發生爭議時對方主張我方已經認可。

2、對來函中的內容存在異議時，需要及時書面回復，注意合同或函件中規定的時效性。

3、發函過程中，須要求對方簽收，了解簽收人是否取得授權，確認簽收時間是否填寫完整。同時，合同中對函件送達地址有要求的，需要確認送達地址是否與合同要求一致，如不一致的需要書面確認。

4、采用郵寄方式發送函件的，盡量使用郵政特快專遞，需要在快遞單上面寫明收件人公司全稱、地址、寄件時間，尤其注意，要完整寫明寄件內容，保留好回執單。

5、對于對方拒收的情形，可以使用如下方法處理：

5.1、利用郵政特快專遞等方式寄送，如果發包人拒收快遞，可以要求快遞公司的工作人員在快件上寫上“拒收”字樣并加蓋快遞公司公章，然后然快遞公司將快件返還給承包人。需要特別注意的是，承包人不要將快件拆封。

5.2、如果在合同中明確約定過郵件郵箱的，可以向收件方郵箱發送郵件。

5.3、前述方法都無法使用，也可以在公證處進行公證送達。

工程函件模板

1、工期管理類

HJMB-1-01 索賠補償報告書

HJMB-1-02 要求工期順延的函

HJMB-1-03 關于 XXXX 影響工程進度的事宜

HJMB-1-04 催促業主提供施工條件的函

HJMB-1-05 催促業主盡快發放圖紙的函

HJMB-1-06 催促業主盡快完成作業面劃分/移交的函

HJMB-1-07 催促業主盡快提供材料設備的函

HJMB-1-08 催促業主確定材料設備品牌、規格、型號的函

HJMB-1-09 關于提供的材料設備不符合要求影響工期的函

HJMB-1-10 要求確認口頭指令的函

HJMB-1-11 要求業主盡快審批專業工程初步設計方案/深化設計/方案的函

HJMB-1-12 關于隱蔽工程開挖影響工期的函

HJMB-1-13 催促業主指定專業分包盡快進場的函(仍未進場)

HJMB-1-14 獨立分包、指定分包未及時進場影響工期的函(已進場)

HJMB-1-15 確認業主指令、要求影響工期的函

HJMB-1-16 專項驗收滯后影響工期的函

HJMB-1-17 工程款遲延支付影響工期的函

HJMB-1-18 停水停電影響工期的函

HJMB-1-19 政府命令影響工期的函

HJMB-1-20 不可抗力、惡劣天氣影響工期的函

HJMB-1-21 因民擾、交通、綠化、環衛等項目的周邊因素影響工期的函

HJMB-1-22 關于不利物質條件影響工期的函

HJMB-1-23 關于配合觀摩檢查影響工期的函

HJMB-1-24 第三方檢測不及時影響工期的函

HJMB-1-25 獨立分包不按時提交竣工驗收資料導致工期延誤的函

HJMB-1-26 工期違約金的回函

2、技術質量類

HJMB-2-01 關于業主設計變更的意見

HJMB-2-02 關于業主設計變更的報價

HJMB-2-03 關于業主設計變更引起的半成品作廢的說明

HJMB-2-04 關于盡快審批深化設計方案的函

HJMB-2-05 我方原因的整改通知單回函

HJMB-2-06 非我方原因的整改通知單回函

HJMB-2-07 關于工程施工優化建議的函

HJMB-2-08 提醒業主盡快提供施工條件的函

HJMB-2-09 提醒業主盡快完成作業面劃分/移交的函

HJMB-2-10 提醒業主盡快提供材料設備的函

HJMB-2-11 提醒業主盡快確定材料設備品牌、規格、型號的函

HJMB-2-12 提醒業主盡快發放圖紙的函

HJMB-2-13 要求業主盡快審批專業工程初步設計方案/深化設計/方案的函

HJMB-2-14 提醒業主盡快組織專業分包招標的函

HJMB-2-15 提醒業主盡快組織指定專業分包按時進場的函

HJMB-2-16 提醒業主盡快組織指定專業分包按時進場的函

HJMB-2-17 第三方檢測不及時影響工期的函

3、安全管理類

HJMB-3-01 關于增加安全措施導致費用增加的函

HJMB-3-02 關于安全整改通知單的回函(非我司原因)

HJMB-3-03 關于安全整改通知單的回函(我司原因)

4、工程驗收類

HJMB-4-01 關于過程驗收申請的函

HJMB-4-02 關于竣工驗收申請的函

HJMB-4-03 關于業主逾期組織竣工驗收的函

HJMB-4-04 關于工程未經竣工驗收業主擅自使用的函

5、費用調整類

HJMB-5-01 關于人工費調整的申請函

HJMB-5-02 關于材料費調整的申請函

HJMB-5-03 關于催促結算審批的函

HJMB-5-04 關于因政策變化費用調整的函

6、工程付款類

HJMB-6-01 催促業主支付預付款

HJMB-6-02 催促業主支付工程進度款 (月度付款)

HJMB-6-03 催促業主支付工程進度款 (節點付款)

HJMB-6-04 催促業主盡快進行工程結算審核

HJMB-6-05 催促業主支付工程結算款

HJMB-6-06 關于申請增加付款節點的函

HJMB-6-07 關于申請提高付款比例的函

7、工程保修類

HJMB-7-01 催促業主返還保修金

HJMB-7-02 關于維修通知單回復的函(非我方原因)

HJMB-7-03 關于維修通知單回復的函(我方原因)

HJMB-7-04 關于維修通知單回復的函(保修期屆滿)

8、分供管理類

HJMB-8-01 關于 XXXXXX 工程質量整改的函(業主分包單位)

HJMB-8-02 關于 XXXXXX 工程質量整改的函(自有分包)

HJMB-8-03 關于 XXXXXX 安全隱患整改的函(業主分包單位)

HJMB-8-04 關于 XXXXXX 安全隱患整改的函(自有分包)

HJMB-8-05 關于對 XXXXXX 問題罰款的通知函

HJMB-8-06 關于現場 XXXXXX 問題影響施工進度的函

HJMB-8-07 關于下發總承包管理制度的函(業主分包單位)

HJMB-8-08 關于臨時設施/安全防護設施移交的函

HJMB-8-09 關于竣工資料報送的函

HJMB-8-10 關于催促退場的函

HJMB-8-11 關于維修的通知函

HJMB-8-12 關于委托第三方維修的通知函

因篇幅不足，以上工程函件模板內容詳見：《中建工程函件管理指引》。

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