點(diǎn)擊藍(lán)字關(guān)注【秋葉 Excel】

發(fā)送【7】

免費(fèi)領(lǐng) 1000+篇 Excel 精選教程！

本文作者：wayy

本文編輯：竺蘭

在 Excel 使用中，總會(huì)有原始數(shù)據(jù)錄入的需求。

那如何提高我們的錄入效率呢？

除了提高自身的打字速度快以外，如果你還知道以下幾招的話~

你的錄入速度一定會(huì)提高 N 倍！

橫向跳轉(zhuǎn)使用 TAB 鍵

大多數(shù)的數(shù)據(jù)錄入是橫向輸入。

比如輸入完第一行的 A 列，然后錄入 B 列、C 列，接著轉(zhuǎn)到下一行的 A、B、C 列繼續(xù)錄入。

這太慢了~

使用 TAB 鍵向右移動(dòng)就不一樣了！

移動(dòng)到最后一列，回車會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一行的起始位置，方便輸入。

選擇區(qū)域后輸入

如果需要豎向輸入，我們單元格錄入完畢按回車就會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一行。

但是，要跳轉(zhuǎn)到第二列怎么辦？

需要使用鼠標(biāo)或光標(biāo)，移動(dòng)活動(dòng)單元格，到需要錄入的第二列的起始位置。

第一招中的 TAB 法也解決不了這個(gè)問題，怎么破？

在輸入之前先選中錄入的區(qū)域就好啦！

到最后一行回車，活動(dòng)單元格自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一列的第一行，是不是很便捷呢？

設(shè)置小數(shù)點(diǎn)再輸入

如果你要輸入的是帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字，沒有小鍵盤怎么快速處理？

提前設(shè)置好小數(shù)點(diǎn)位置，直接輸入數(shù)字即可，不需要再輸入小數(shù)點(diǎn)了。

設(shè)置方法：

依次單擊【文件】-【選項(xiàng)】-【高級(jí)】，設(shè)置【自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)】。

設(shè)置好位數(shù)以后單擊【確定】退出即可。

注意：錄入完成之后記得改回來哦，要不然每次錄入數(shù)字的時(shí)候都會(huì)自動(dòng)加小數(shù)點(diǎn)的。

這個(gè)技巧你 Get 到了嗎？

什么，你想系統(tǒng)提升 Excel 技能？

那么千萬(wàn)別錯(cuò)過秋葉專為 0 基礎(chǔ)小白打造的《Excel 3 天集訓(xùn)營(yíng)》課程！

現(xiàn)在掃碼報(bào)名，你還能免費(fèi)領(lǐng)取函數(shù)手冊(cè)+快捷鍵大全+110 套 Excel 模板！

別再猶豫了，趕緊掃碼

搶占免費(fèi)學(xué)習(xí)名額

助力自己在職場(chǎng)中脫穎而出吧！

輸入長(zhǎng)數(shù)字技巧

某些時(shí)候會(huì)需要錄入長(zhǎng)數(shù)字，特別是對(duì)數(shù)字不敏感的同學(xué)。

如果要輸入 1 億，后面要加幾個(gè) 0 的時(shí)候，錄入的是不是要逐個(gè)數(shù)半天 0 呢？

使用「**」外加 0 的個(gè)數(shù)可以簡(jiǎn)單搞定！

只要知道億后面是 8 個(gè) 0，萬(wàn)后面是 4 個(gè) 0 等這些簡(jiǎn)單的就可以了！

自定義格式錄入

在錄入序號(hào)或編號(hào)的時(shí)候，有些特定的內(nèi)容可以使用自定義格式，不需要手工錄入。

只需要輸入數(shù)字部分即可，而且還可以自動(dòng)用 0 補(bǔ)齊，保證整齊美觀。

比如我們要編制一個(gè)文件管理的匯總表格，要輸入文件編號(hào)：

幻方鄂發(fā)[2018]001 號(hào)

幻方鄂發(fā)[2018]010 號(hào)

幻方鄂發(fā)[2018]123 號(hào)

這些編號(hào)并不連號(hào)，是不是只能一個(gè)一個(gè)字的去敲？

其實(shí)，只要在自定義單元格設(shè)置自定義代碼【"幻方鄂發(fā)[2018]"000"號(hào)"】，然后只需要輸入變動(dòng)的數(shù)字就行了！

其中 0 表示為占位符，其它字符串需要用一對(duì)英文引號(hào)（""）包括在其中。

編制考卷中是不是經(jīng)常會(huì)遇到一些特殊字符？最簡(jiǎn)單的對(duì)號(hào)（√）、錯(cuò)號(hào)（×）你是怎么輸入的？

是不是每次都去特殊字符庫(kù)里面去找呢？

其實(shí)你知道嗎？把剛才的那段自定義格式代碼換成：[=1]"√";[=0]"×"

輸入 1 就顯示對(duì)號(hào) （√） ，輸入 0 就顯示錯(cuò)號(hào) （×） ，是不是很酷炫？

自定義序列輸入

如果錄入經(jīng)常用到某個(gè)序列，比如部門名稱、人員姓名、公司名稱等等，可以將序列數(shù)據(jù)添加到自定義序列中。

輸入序列中的一個(gè)，其他數(shù)據(jù)都可以通過拖動(dòng)填充序列的方式錄入，非常方便。

添加自定義序列方法如下：

請(qǐng)依次單擊【文件】-【選項(xiàng)】，即可顯示【Excel 選項(xiàng)】窗口，如下圖所示：

單擊【高級(jí)】選項(xiàng)卡，在右側(cè)的窗口中找到【編輯自定義列表】選項(xiàng)，打開【自定義序列】窗口：

在工作表中先選中序列區(qū)域，再打開添加自定義序列的界面，直接單擊【導(dǎo)入】即可完成定義序列的添加，如下圖所示：

注意：系統(tǒng)自帶的序列，如星期、月份、天干、地支等都可以通過序列來錄入，方便快捷。

使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證（有效性）

通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證（數(shù)據(jù)有效性）的下拉菜單輸入，可以提高錄入準(zhǔn)確率和速度。

注意：在序列中，各選項(xiàng)之間使用半角的逗號(hào)( , )分開。

批量錄入相同內(nèi)容

要錄入相同的內(nèi)容，但這些單元格都是零散的不連續(xù)的單元格區(qū)域？

使用定位 + 批量填充，一次全部搞定！

比如要將月份區(qū)域內(nèi)的空白單元格批量填充 0，如下圖所示：

設(shè)置方法如下：

選中一個(gè)包含所有空白單元格的區(qū)域，【Ctrl+G】調(diào)出定位對(duì)話框，定位條件選擇【空值】，單擊【確定】即可選中所有的空單元格。

在編輯欄內(nèi)輸入 0，然后【Ctrl+回車】，搞定！

多工作表的錄入

要在多工作表中錄入相同的內(nèi)容？

錄完一個(gè)，然后再一個(gè)一個(gè)表格的復(fù)制？

正確的操作方式是：

? 先選中要錄入的第一個(gè)工作表，按住 Shift 鍵，單擊最后一個(gè)工作表，形成工作表組；

? 在第一個(gè)工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，設(shè)置單元格格式；

? 輸入完畢后，右鍵單擊工作表標(biāo)簽，單擊【取消組合工作表】。

然后點(diǎn)擊其他的工作表，可以看到，剛才在工作表組中的工作表已全部錄入完畢！

不要問我為何在人員列中輸入一個(gè)姓名即可下拉輸入，不懂請(qǐng)?jiān)倏匆槐榈诹小?/p>

使用自動(dòng)更正錄入

經(jīng)常需要寫審批意見，需要標(biāo)準(zhǔn)化語(yǔ)言進(jìn)行描述，是不是只有復(fù)制粘貼大法？

對(duì)于經(jīng)常使用的長(zhǎng)文本，可以添加到自動(dòng)更正選項(xiàng)。

然后，錄入時(shí)只需要錄入對(duì)應(yīng)的代碼，就會(huì)自動(dòng)顯示相應(yīng)的長(zhǎng)文本。類似于輸入法中的自定義的詞組。

是不是很神奇！

設(shè)置方法如下：

請(qǐng)依次單擊【文件】-【選項(xiàng)】，即可顯示【Excel 選項(xiàng)】窗口，如下圖所示：

單擊【校對(duì)】選項(xiàng)卡，在右側(cè)的窗口中找到【自動(dòng)更正選項(xiàng)】

單擊即可彈出下圖所示的【自動(dòng)更正】窗口：

在【替換】下方的文本框內(nèi)輸入簡(jiǎn)易的代碼（如：whhf）；

在【為】下方的文本框內(nèi)輸入要生成的自動(dòng)更正名稱（如：武漢幻方科技有限公司）；

單擊【添加】按鈕完成單個(gè)詞組設(shè)置，有多個(gè)詞組時(shí)可重復(fù)本步驟，全部設(shè)置完成單擊【確定】退出；

這樣設(shè)置完成以后就可以達(dá)到動(dòng)畫的效果了。

掌握了這十招，你的錄入速度一定會(huì)大有長(zhǎng)進(jìn)，快去動(dòng)手試一下吧~

掌握 Excel 使用技巧，工作效率 up~up~

如果你想利用空閑時(shí)間提升 Excel 技能，讓工作更高效，那么一定要加入秋葉 Excel 3 天集訓(xùn)營(yíng)~

秋葉金牌講師 @拉登Dony 手把手教你 Excel，現(xiàn)在加入，還能獲得秋葉學(xué)員實(shí)戰(zhàn)用的10 套精選表格模板：

先給大家看看部分截圖 ↓

不限年齡！不限崗位！不限基礎(chǔ)！都可以學(xué)！

課程原價(jià) 99 元

現(xiàn)在僅需 0 元

學(xué) Excel，提升辦公效率

▲ 現(xiàn)在報(bào)名，即可免費(fèi)領(lǐng)取超多福利資料