夜讀 vol.361

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- 選本好書，讓生活松弛有度

如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約 35% 的工作時(shí)間用來(lái)開(kāi)會(huì)，而如果是高層管理者，則可能超過(guò) 50%。這就意味著，你可能要把一半以上的工作時(shí)間用于組織會(huì)議和參加會(huì)議。如何才能告別傳統(tǒng)低效的會(huì)議，讓會(huì)議成為真正的創(chuàng)新之地？《消滅一切無(wú)聊的會(huì)議》一書中提出，想要調(diào)動(dòng)會(huì)議人員的積極性，先提出一個(gè)好問(wèn)題。

本文摘錄自《消滅一切無(wú)聊的會(huì)議》

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被譽(yù)為現(xiàn)代管理學(xué)之父的彼得·德魯克有一句名言：“最重要的事情，不是尋找正確的答案，而是設(shè)置正確的問(wèn)題?！?/strong>

在專題會(huì)中，認(rèn)真收集參會(huì)人員的意見(jiàn)并進(jìn)行整理、最終使全體參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)是會(huì)議組織者的重要職責(zé)，其中收集意見(jiàn)這一步十分關(guān)鍵，因?yàn)槿绻麤](méi)有人提出意見(jiàn)，會(huì)議就無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行。

但是，這并不意味著無(wú)論什么意見(jiàn)都要收集。只有當(dāng)一個(gè)意見(jiàn)契合會(huì)議主題、鞭辟入里時(shí)，才能被會(huì)議組織者所采納。

會(huì)議上沒(méi)有人提意見(jiàn)，大概率是因?yàn)闀?huì)議組織者提出的問(wèn)題不夠好。因此，當(dāng)沒(méi)有人主動(dòng)提意見(jiàn)時(shí)，會(huì)議組織者要進(jìn)行反思，想一想自己提出的問(wèn)題是不是不夠簡(jiǎn)潔、不夠明確。

那么，會(huì)議組織者要怎樣做才能收集到有效的意見(jiàn)呢？答案是：準(zhǔn)備幾個(gè)好問(wèn)題。

會(huì)議組織者在設(shè)計(jì)問(wèn)題時(shí)，要以簡(jiǎn)潔易懂為基本原則，即便是小學(xué)生也能讀懂。這樣的問(wèn)題不需要大家苦思冥想，而是憑直覺(jué)就能夠回答出來(lái)。

例如，當(dāng)會(huì)議組織者問(wèn)出“大家心目中職場(chǎng)的理想狀態(tài)是什么樣子”的時(shí)候，參會(huì)人員恐怕會(huì)一時(shí)間反應(yīng)不過(guò)來(lái)；但是，如果會(huì)議組織者問(wèn)出“什么樣的職場(chǎng)是最棒的”時(shí)，大家就會(huì)很容易地想到答案，例如“那肯定是不怎么加班呀”“同事們都很有干勁，相互之間關(guān)系很好”“做出的努力能得到相應(yīng)的回報(bào)”等。在設(shè)計(jì)問(wèn)題時(shí)，會(huì)議組織者要考慮到參會(huì)人員能否針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，流暢地寫下3個(gè)以上的意見(jiàn)。

前文提到，運(yùn)用KJ法時(shí)，會(huì)議組織者需要通過(guò)便箋收集意見(jiàn)，一張便箋上只能寫一個(gè)意見(jiàn)。由此可知，如果一個(gè)問(wèn)題能收獲3張以上的便箋，那么這個(gè)問(wèn)題就是好問(wèn)題。

如果無(wú)法推測(cè)參會(huì)人員是不是能夠在聽(tīng)到問(wèn)題后寫滿3張便箋，會(huì)議組織者可以換一個(gè)角度進(jìn)行思考：想一想自己在聽(tīng)到該問(wèn)題后，能不能寫出3張便箋。

通過(guò)反復(fù)設(shè)計(jì)問(wèn)題、比較問(wèn)題，并模擬回答，會(huì)議組織者最終一定能夠找到好問(wèn)題。

好問(wèn)題還應(yīng)該能夠限定對(duì)方的回應(yīng)，避免讓對(duì)方產(chǎn)生更多的疑問(wèn)。例如，當(dāng)會(huì)議組織者問(wèn)“你心目中職場(chǎng)的理想狀態(tài)是什么樣子？”時(shí)，參會(huì)人員可能會(huì)由此提出新的問(wèn)題：“什么才是理想狀態(tài)？”這時(shí)，會(huì)議組織者提出的問(wèn)題就不能被稱為好問(wèn)題。而如果會(huì)議組織者提出的問(wèn)題是“什么樣的職場(chǎng)最棒”，參會(huì)人員理解起來(lái)會(huì)更加容易，就不太可能提出新的問(wèn)題。由此可以看出，會(huì)議組織者提出的問(wèn)題應(yīng)該是簡(jiǎn)單的、易懂的。

此外，會(huì)議組織者在設(shè)計(jì)問(wèn)題時(shí)，還要考慮到該問(wèn)題是否抽象。具體例子如下：

你在參加會(huì)議時(shí)遇到過(guò)什么問(wèn)題？

你在參加經(jīng)營(yíng)會(huì)時(shí)遇到過(guò)什么問(wèn)題？

你在參加推進(jìn)經(jīng)營(yíng)會(huì)時(shí)遇到過(guò)什么問(wèn)題？

以上3個(gè)問(wèn)題的抽象程度由高至低，越靠下的問(wèn)題抽象程度越低，具體程度越高。

當(dāng)然，具體程度高的問(wèn)題并非就一定是好問(wèn)題，會(huì)議組織者要具體情況具體分析，觀察當(dāng)前的會(huì)議需要收集什么類型的意見(jiàn)，再?zèng)Q定采用什么樣的提問(wèn)方式。

如果會(huì)議組織者想要收集具體程度高一些的意見(jiàn)，就應(yīng)該適當(dāng)降低所提問(wèn)題的抽象程度；如果會(huì)議組織者想要參會(huì)人員的作答思路更加開(kāi)放，就應(yīng)該適當(dāng)提高所提問(wèn)題的抽象程度。

例如，“你在參加推進(jìn)經(jīng)營(yíng)會(huì)時(shí)遇到過(guò)什么問(wèn)題？”就是抽象程度低、具體程度高的問(wèn)題，參會(huì)人員能夠在該問(wèn)題設(shè)定的范圍內(nèi)思考，并提出相應(yīng)意見(jiàn)。而“你在參加會(huì)議時(shí)遇到過(guò)什么問(wèn)題？”的抽象程度就比較高，參會(huì)人員的思考會(huì)更加靈活，意見(jiàn)會(huì)更加分散，具體包括“討論了好久也得不出結(jié)論”“領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)時(shí)，自己很難表達(dá)意見(jiàn)”“會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)了”等。

會(huì)議組織者在剛開(kāi)始上手時(shí)，可能會(huì)在控制問(wèn)題的抽象程度時(shí)遇到一些困難，但只要不斷摸索，即可解決。

KJ法的5個(gè)步驟、3大技巧和必備工具

只要我們熟悉KJ法的步驟并掌握相關(guān)技巧，就能夠進(jìn)行靈活的運(yùn)用。當(dāng)會(huì)議組織者按照正確的步驟推進(jìn)會(huì)議時(shí)，KJ法能夠發(fā)揮出顯著的作用。相反，如果會(huì)議組織者對(duì)步驟理解不清，就容易造成時(shí)間上的浪費(fèi)，也無(wú)法認(rèn)識(shí)到KJ法的實(shí)用性。

KJ法的5個(gè)步驟

KJ法的應(yīng)用步驟有5個(gè)。

步驟1：將問(wèn)題展示出來(lái)
運(yùn)用KJ法時(shí)，我們需要提前準(zhǔn)備好白板和便箋。白板最上面的部分用來(lái)記錄問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)問(wèn)題的可視化，供參會(huì)人員隨時(shí)確認(rèn)。

步驟2：參會(huì)人員3分鐘內(nèi)將意見(jiàn)寫在便箋上
接下來(lái)，會(huì)議組織者需指導(dǎo)參會(huì)人員將意見(jiàn)寫在便箋上。在寫意見(jiàn)時(shí)，參會(huì)人員需要注意以下幾點(diǎn)：

·　一張便箋上寫一個(gè)意見(jiàn)。一張便箋上出現(xiàn)多個(gè)意見(jiàn)的話，不利于會(huì)議組織者后續(xù)的分類，所以參會(huì)人員要嚴(yán)格遵守一張便箋寫一個(gè)意見(jiàn)的規(guī)則，有幾個(gè)意見(jiàn)，就寫幾張便箋。

·　用記號(hào)筆寫（避免使用自動(dòng)鉛筆、圓珠筆）。用記號(hào)筆寫出的字比較容易辨認(rèn)。如果幾十張便箋上的字跡無(wú)法被認(rèn)清，那么討論工作就會(huì)受到阻礙。因此，會(huì)議組織者要考慮張貼的效果，選擇能使字跡更加清晰的記號(hào)筆供參會(huì)人員使用。

·　橫向撕便箋。當(dāng)我們撕標(biāo)簽時(shí)，如果是從下往上扯便箋的話，便箋的粘膠部分就會(huì)卷曲起來(lái)，黏性降低。但如果我們選擇橫向撕便箋的方式，就能夠解決這個(gè)問(wèn)題，使便箋牢牢地貼在白板上（見(jiàn)圖）。

圖　寫意見(jiàn)、撕便箋的方法

也許有人會(huì)覺(jué)得這種事不值一提，但如果在會(huì)議討論過(guò)程中便箋總是掉落一地的話，會(huì)議組織者還要花費(fèi)時(shí)間將它們用膠水一個(gè)個(gè)貼回去。在小事上多下一點(diǎn)兒功夫，會(huì)有意想不到的收獲。

會(huì)議組織者可以在參會(huì)人員撰寫意見(jiàn)前，為他們講解撰寫方法，以保證討論的順利進(jìn)行。

步驟3：收集、整理便箋

參會(huì)人員寫好意見(jiàn)后，會(huì)議組織者需要將便箋回收，并整理到白板上。具體步驟如下：

·　向距離自己最近的參會(huì)人員收集一張便箋。

·　將便箋貼到白板的左側(cè)，同時(shí)讀出上面的內(nèi)容。

·　詢問(wèn)全體參會(huì)人員是否有人持類似的意見(jiàn)，并將相應(yīng)的便箋收集起來(lái)。

·　收集完成后，將它們依次貼在左側(cè)第一張便箋的下方，完成分類。

由此，一個(gè)豎列就完成了。這一列中匯集的都是相似的意見(jiàn)，因此自然而然形成了一個(gè)類別。之后，會(huì)議組織者按同樣的步驟再整理出幾個(gè)豎列，直至所有的便箋都被貼到了白板上，分類工作也同時(shí)完成。會(huì)議組織者應(yīng)盡量將類別的數(shù)量控制在7～10個(gè)（見(jiàn)圖）。

圖　便箋的整理方法

此外，如果一些意見(jiàn)無(wú)法被歸為某一類意見(jiàn)的話，會(huì)議組織者可以先將它們歸入“其他”一欄中。

步驟4：為每一類意見(jiàn)取標(biāo)題

當(dāng)所有便箋都貼到白板上，形成分類后，會(huì)議組織者就可以為每類意見(jiàn)進(jìn)行概括，取一個(gè)標(biāo)題。如果概括不了，可以從下列意見(jiàn)中選擇一個(gè)最容易理解的描述，直接把它當(dāng)作標(biāo)題。

步驟5：對(duì)照分類表，全員討論

會(huì)議組織者為每類意見(jiàn)取好標(biāo)題后，就可以開(kāi)啟討論。參照會(huì)議組織者用KJ法整理完成的分類表，參會(huì)人員可以自由發(fā)言，表達(dá)自己的想法。貼在白板上的便箋可以保證全員的意見(jiàn)都被讀取，會(huì)議討論的效率也就提高了。

上述幾個(gè)步驟大約會(huì)花費(fèi)20分鐘的時(shí)間。只要20分鐘，會(huì)議組織者就能針對(duì)一個(gè)主題收集到眾多意見(jiàn)，并整理完成，比起以往參會(huì)人員在會(huì)議上用語(yǔ)言交流、總結(jié)的效率高出好幾倍。實(shí)際上，人們?cè)谶M(jìn)行語(yǔ)言交流時(shí)不太容易達(dá)成一致，這不僅會(huì)造成時(shí)間上的拖延，還會(huì)給人帶來(lái)極大的精神壓力。

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