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如何當好辦公室主任,這篇材料說透了!

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在全市辦公室工作會上的講話

近年來,我市各級辦公室的工作有明顯的進步,特別是市委辦、政府辦、人大辦和政協辦為全市辦公室系統帶了一個好頭,樹立了一個好榜樣。從全市三級干部會、人大政協“兩會”的籌備情況就可以看出,我們的辦公室工作是高標準、高質量、高效率的。我今天參加這個會主要是跟大家一起談談心,來探討探討如何當好辦公室主任。我認為當好辦公室主任,總體要求是做到八個字:“精明、能干、忠誠、可靠”。這八個字可以從兩個角度來理解。

一、當好一個辦公室主任有什么樣的標準

第一個標準是信息的掌握要比“小道消息”還要早、還要準。一個辦公室主任,要對你這個地方掌握的消息是最早的,也是最可靠的。為什么呢?因為辦公室的一個重要職責就是當好參謀。如果對情況不了解,對情況掌握得不快,很多工作就會貽誤,所以我覺得你對信息的掌握要做到快、準、全面。

第二個標準是文章寫得要比“記者”好。作為一個辦公室主任,如果連基本的文字功底都沒有,辦公室工作就無從談起??陀^地說,我們在座的辦公室主任絕大多數既能夠動腦,又能夠動手,具有一定的文字功底,有的文字功底還很深,比記者水平高。

第三個標準是對事情、對矛盾的處理比“單位領導”還要行。處理一個單位的事情,處理一個地方的矛盾,首先是辦公室主任。我們有些單位出現了矛盾,就直接推到領導那里去,這就是你辦公室主任沒有當好的表現,除非是事情復雜到了一定的程度,超出你的權限,否則辦公室主任都要能夠擔當。

第四個標準是服務比“保姆”還要周到。這個服務是多方面的,包括接待來客、接待群眾、服務領導等。有些辦公室主任理解的服務,只是為單位的領導或者說只為單位的一把手服務,這個理解是錯誤的。辦公室主任當得好的,不僅單位的領導們喜歡他,而且群眾也喜歡他,因為他服務得周到。

第五個標準就是動作要比“魔術師”還要快。也就是說你的反應速度要快。比如說迎接客人,到了門口首先開門的應該是辦公室主任;比如說安排客人住宿,開門、開電梯的首先應該是辦公室主任。辦公室主任不管做什么事都應該是先行一步,走在后面,想在前面。

第六個標準就是忍耐比“學生”還行。辦公室主任要受多方面的氣:第一要受領導的氣。領導的氣來自于哪里?一是辦公室主任本身的事沒有做好,領導要找你發脾氣;二是領導受了氣的時候,他也可能把氣發到你頭上,盡管沒有什么錯但還是挨批,這也因為你是領導身邊的人,是最親近的人。第二要受群眾的氣。有些群眾找領導時問題沒有得到解決,或者一次兩次沒有找到領導,或者他的事不順心,他要發氣,他們有的時候不找領導發氣就找辦公室主任發氣。第三要受外界的氣。其他的單位、其他地方的群眾到你這里辦事,辦得不順利,心里有怨氣,也發辦公室主任的氣。所以我們的辦公室主任在做無名英雄,來自多方面的氣你都要能夠忍受。

二、如何當好一個稱職優秀的辦公室主任

第一,學習加培訓。

一是知識要更豐富。辦公室主任要精明能干,知識面不廣是精明不起來的。我們平時看電視、讀書,跟別人交談、聽報告、聽講課等等,這都屬于社會實踐活動,都能夠使人獲得豐富的知識。特別是現在我們可以從電視里學到很多知識,曾經學過的知識也可以通過書本進一步鞏固。值得提醒的是,我們所看的、所聽的、所談的,一定要加以深思熟慮,比如說你在電視里得到的資訊,要多思考一下為什么。不操心的人對一些重大的事可能看了就看了,操心的同志會記得是怎么回事,但是真正操心的同志就會認真分析深層次的原因。再如,我們去年組織了一部分人到廣西桂林、柳州去學習,特別是辦公室的孟陽主任到那里學習以后,看到了人家的接待工作,回來以后我們辦公室的接待水平有了很大的提高。就是因為到外面學習了,看到了人家是怎么搞的,思考了我們應該怎么搞,人家為什么會這樣搞,我們在人家的基礎上還有什么提高、提升。所以我覺得學習是很有必要的,剛才我講的了解情況也好,文字功夫也好,處理紛繁復雜的事務也好,還是你的服務質量、你的忍耐性也好,都需要學習、思考。

二是手腳要更靈活。手腳怎么才能快起來?是訓練出來的。我們有極個別的辦公室主任手腳就比較慢,比如說倒杯茶,來了客人半天都沒有這個意識。我們的辦公室主任要加強訓練,把我們的手腳訓練得富有靈氣。要做到走路比領導要快,辦事手腳比領導要快,比其他的人也要快,包括你回去做家務事也要快。大家一定要有這個意識,一定要有這種思想境界。

三是思路要更清晰。不光是領導,辦公室主任也要有清晰的思路,因為你了解的情況來自于基層,最為直接。領導聽不到的話你聽得到,領導不了解的情況你可以了解到。辦公室主任最重要的一個職責是當參謀,在處理某些事的時候,領導問你有些什么想法,你就要有明晰的思路,有條理地說出來,要把你的正確思路變成領導的決策,當然你不能當死參謀,不能出歪主意,只能站在正確的一面。

第二,理想加實干。一是要培養遠大的志向。辦公室主任都必須有遠大的理想。我們從事基層辦公室工作的同志有個共同的特點就是比較年輕,這就更要有明確的理想和志向。二是要培養寬闊的胸懷。剛才我講了忍耐要比學生還行,就是因為我們辦公室主任很多時候是挨了冤枉的,所以說要有寬闊的胸懷,氣要慪得,罵要經得,冤枉要受得。三是要培養良好的性格。辦公室主任的性格好是工作的需要,特別是對待來訪、處理矛盾糾紛尤其要有良好的性格,要耐心細致地做群眾思想工作,要耐心細致地做領導之間的協調工作。性格決定成敗,性格決定人生,性格決定一個人能走多遠,你當上了辦公室主任就要培養好良好的性格。

第三,仔細加堅持。

一是做事必須仔細。辦公室主任上管天文地理,下管雞毛蒜皮,工作千頭萬緒。特別是接待工作上要注意,排名要分先后,座位要分左右,領導之間的排隊不能錯位,不能有半點馬虎。

二是做事必須講究規矩。無規矩不成方圓。大多數單位是建立了規章制度的,但也有極個別單位沒有建立規章制度,辦事隨意性太大就無法擺平紛繁復雜的關系,就沒有辦法協調。如果還沒有建立規章制度的,特別是有些領導又比較獨斷專行的,你一定要當好參謀,把規章制度建立起來,不然的話辦公室主任不好當。我來☆后,當了一年市長,牽頭建了一個《☆市政府工作規則》,來市委后,又出臺了一個《☆市委工作辦法》,干部怎么管,事情怎么搞,都有規矩。制度建立起來以后,你作為辦公室主任就要抓落實,要敢于跟領導說真話、說硬話。按規矩辦事,你這個地方才能夠正常運轉,就好辦事,你這個辦公室主任才能夠當得輕松,才能夠少受一點氣。

三是做事要講究方法。辦公室主任做事是有技巧的,有的辦公室主任當得好的,領導之間、領導與群眾之間以及外面的關系他都協調得好。當得不好的辦公室主任,跟領導搞不好,群眾又合不來。所以同志們一定要掌握方法,學習如何跟一把手打交道,學習如何跟你的班子成員打交道,學習如何跟你的科室、股室同級打交道,學習如何跟群眾打交道,學習如何跟部門打交道。我們有些辦公室主任,單位一把手非常喜歡他,但一旦提拔時,他的票數就上不來,為什么會這樣呢?就是因為方法不對,或者是做人還有點問題。辦公室主任是一個很難擔當的位置,那些股長沒有協調好,你工作很難開展。所以說一定要掌握好的方法,要多思考、分析某一件事情的看法,敢于說話,敢于面對矛盾,敢于處理矛盾。

四是做事必須持之以恒。辦公室主任是一個艱難的角色,當了幾年就會感覺到煩,所以一定要調整好心態,要能夠應付自如,等待意味著成功。辦公室主任應該是最能夠理解領導的,最能夠支持領導的,當然也是最能受領導信任的人。

信息來源:本文來源于老秘網、文秘稿子,由人事工作者編輯整理。

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