我真不敢相信，這竟然還沒完成！我幾個月前就要求完工了。

這個項目怎么落后這么長時間？我明明清楚地列出了所有的時間節點。

我想，這周我得加班加點把所有事情都安排好，因為沒有人在做他們該做的事。如果到頭來還是我來做所有的工作，那當初何必委派他人呢？

上述情況是否似曾相識？無論你是項目經理，還是負責管理臨時項目，你都可能遇到過上述困境。

作為一名時間管理教練，我與這兩種人都合作過。他們告訴我，項目管理中最大問題之一，就是自己以為，只要告訴別人去做某項工作，他們就一定能完成。對于較小的獨立任務，這可能奏效。但在大多數情況下，尤其是耗時較長，復雜度較高的項目，僅是分配工作、解釋項目情況還不夠，甚至僅僅計劃工作也不夠。隨時跟進才是確保工作完成的真正關鍵。

以下是一些重要的跟進項目的方法，既能提高按時完成項目的可能性，又能減輕壓力。

調整心態是第一步

在實施以下建議之前，你需要審視一下自己管理項目的心態。如果你認為員工只需完成自己的工作即可，無須任何跟進，而且讓他們承擔責任很乏味，那么你將很難改變當前的情況。你會看到“跟進蘇（Sue）項目”的提示，但你不會主動聯系她，而是選擇忽略提示，因為你覺得自己有更重要的事情要做。

但正如我常說的，現實永遠是贏家。

不管你喜歡與否，也不管你是否認為應該這樣做，大多數人都會優先考慮有問責制的任務。沒有后續跟進的項目可能會被拖延或根本無法完成。你越早接受這個事實，就越容易優先考慮跟進項目。

如果你還搖擺不定，不妨換一種考慮方式：雖然周二下午兩點停下手頭的工作給蘇發郵件可能不是你的首選任務，但總比周四晚上熬夜到凌晨兩點去完成蘇沒干完的工作好多了。

明確期望

成功跟進的下一步是以書面形式清楚地列出你期望項目完成的時間。比如，你讓某人檢查開發中軟件的最新更新情況，并準備發布會的演示文稿。如果你只告訴他們演講的日期和內容，他們可能會認為在演講當天早上把演示文稿給你就可以了。如果你期望更多地參與這一過程，那么當你在會議前三天，甚至在會議的前一天晚上還沒有收到和演講相關的任何內容時，你可能會不知所措。

如果你希望提前三周了解新軟件發布的最新狀態，在發布日期前一周完成演示文稿的初稿，并在發布前兩天完成修訂，你需要明確地告知團隊所有的時間節點。如果沒有明確的預期，團隊成員就不知道你需要什么，從而無法對整個過程充滿信心，而你也很難知道哪個部分需要改善。你可能會感到焦慮不安，但又不想進行微管理。項目最后期限之前的這段時間你可以隨時跟進項目的完成情況。

系統化跟進項目的方法

跟進時需要考慮的事情越少，項目跟進的過程就越順暢。有多種方法可以讓這一切變得更容易。

一種方法是簡單地共享電子表格和跟蹤文檔，記錄流程中每個步驟的日期。你可以讓團隊成員負責填寫，你定期檢查完成情況，比如根據項目情況每周一次或每天一次。到了檢查時間，你就查看當前的狀態更新。如有必要，發送信息或提醒，詢問已逾期的項目情況。

另一種更復雜的方法是使用項目管理系統，將任務分配給個人，然后你就可以一目了然地看到哪些任務已經完成，哪些正在按計劃進行。幾個常用的系統包括Asana、Monday.com和Notion，它們可以自動發送提醒。

最后，你可以利用會議進行跟進。這是最耗時的方法，但你可以根據項目的利害關系以及需要自己提供的意見多少來判斷，這是否仍是一個有效的策略。毫無準備參會比忽視自動提醒要難得多。你可以專門開會檢查項目進展情況，也可以簡單地在已有的一對一會議或每周同步會議中安排跟進項目的議程。

你所選擇哪種項目管理系統并不重要，重要的是，你是否遵守系統規則，記錄交付成果，并確保在約定的時間就項目進展與同事進行溝通。

留出緩沖時間

即使有最好的項目管理系統，人們有時還是會錯過截止日期。與其抗爭，不如接受它，并在截止日期中加入靈活性。對于小項目來說，這可能就是要求提前一天完成任務。這樣你就有時間在提交成果之前為項目做一個簡單的檢查，而且還不需要加班。

對于較大型的項目，你可以要求團隊在最終截止日期前一周或更早完成，這樣，你就有了緩沖時間以防任務耗時超過預期。這也讓你有能力檢查工作，并讓負責人修改項目，而不是由你來親自完成所有修改內容。

提前設定截止日期，就能在情況變危急和整個項目進度落后之前采取后續行動。

討論結果

如果團隊成員確實按時完成了工作，而且做得很好，不要吝嗇你的表揚！完美完成任務絕不應被視為理所當然。

但是，如果項目出現了問題，團隊壓力很大，你就應該退一步來評估情況：

我是否提出了明確的期望？

我有系統性地跟進項目進程嗎？

我留出緩沖時間了嗎？

鑒于這個人的總工作量，我提出的要求是否合理？

你要承認自己的不足并努力改進，你也可以和別人一起討論改進之處。如果你已經盡責，但對方卻出了問題，也要把問題說清楚。

堅持不懈地跟進才能盡可能順利、高效地完成項目。在前期投入一點時間，就能在整個過程中大大減輕壓力，提升最終效果。

伊麗莎白·格蕾絲·桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）| 文

伊麗莎白·格蕾絲·桑德斯是一位時間管理教練，也是Real Life E Time Coaching &Speaking的創始人。她是《如何像投資金錢一樣投資時間》（How to Invest Your Time Like Money）和《神圣的時間管理》（Divine Time Management）的作者。

張雨簫 | 譯校 騰躍 | 編輯

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