大凡舉辦會議，都必須做好會議紀要，以資備查和對照貫徹落實。要把會議紀要整理得相對得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄整理時注意把握好以下幾個問題。

一要做好事前準備

通常情況下，舉辦或召開一次會議，都涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些工作負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況，根據(jù)會議確定的議題，備齊有關背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄整理時心中有數(shù)、查找方便。

二要忠于會議原意

記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據(jù)，因此完整、準確、清晰是其基本要求。做好會議紀要，首先要必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等；尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意，不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的對象較多、內容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會后即行予以核實，以免產生遺漏。

三要把握會議要點

會議紀要的精髓在于“要”，準確把握會議的要點是整理會議紀要的關鍵。要掌握會議的要點，又關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點、主張和結論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結論性意見的差別；二是善于抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發(fā)言的實質；三是善于領會把握會議主持人的總結性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會者形成共識的意見。可以說，把握了以上四點，就等于把握了會議紀要的基本框架。

四要確定紀要形式

根據(jù)會議紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。具體視會議內容而定。如果會議只有一項議題，可采用綜述式，即把會議主題、與會人員的統(tǒng)一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進行闡述和說明。如果會議規(guī)模較大或議題在兩個以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會議的主要內容依其內在聯(lián)系歸納成幾個方面，然后逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標題。涉及重大或重要的會議如座談會、學術研討會等，也會使用摘編式，即將與會者在會上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會議紀要上體現(xiàn)出來。

五要加工處理文字

一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，一個是根據(jù)講話內容劃分不同的部分，讓讀者看后能夠明確會議紀要的主旨和內容。再一個工作，就是要將前后交叉、重復的內容進行分類合并，使紀要提綱挈領、簡明扼要。二是修改。在語言上，應盡量去除“口語”；在內容上，要去掉“虛”的部分；在秩序安排上，則要注意“主次分明，以主為先”。三是補刪。一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要予以補上去；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產生誤解的問題，整理時要適當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。從“刪”的方面來講，刪去那些多余的話和不可操作性的內容，特別要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內容。

六要用好規(guī)范語言

會議紀要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，語言要十分規(guī)范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規(guī)范語言有“會議聽取了”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調”“會議議定”“會議原則同意”等。此外，由于會議紀要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及會審、簽發(fā)、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區(qū)別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。

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