買方和賣方的合同管理流程

招標(biāo)是從預(yù)期的賣方獲得，就如何滿足項(xiàng)目需要的響應(yīng)、投標(biāo)和建議書的過程。

從買方獲得RFP-客戶合同的基礎(chǔ)

1. 買方的邀標(biāo)過程對賣方來說，最主要反映的是買方的需求。

2. 對需求完整透徹的理解，尤其是那些涉及到成本、計(jì)劃和交付物的部分，是協(xié)議成功的關(guān)鍵。

3. 需求混亂和不明確，如果不及時(shí)解決，會造成問題升級。

4. 在許多情況下，賣方?jīng)]有收到邀標(biāo)書，說明基本沒有機(jī)會。

RFP其它的考慮

給供應(yīng)商的RFP是供應(yīng)商合同的基礎(chǔ)。

1. 從商業(yè)的角度看，當(dāng)我們開始與買方或賣方工作時(shí)，即使只是解釋、理解或影響需求
□ 我們的參與提供附加值
□ 公司的代表將為你的言語和行動負(fù)責(zé)
□ 由于公司的附加值而導(dǎo)致的成本，將由買方買單
□ 進(jìn)入一個合同協(xié)議的關(guān)系是必要的：越快越好

2. 當(dāng)簽訂適當(dāng)?shù)恼胶贤€早時(shí)，授權(quán)書可以較好地為我們的時(shí)間和專業(yè)技術(shù)，正式地把責(zé)任和補(bǔ)償表達(dá)出來。

3. 在簽約前的階段，公司應(yīng)得到補(bǔ)償以及合同的保護(hù)。

買方評估標(biāo)準(zhǔn)必須包含在招標(biāo)中

1. 應(yīng)足夠清晰、簡潔，因此：
□ 每個投標(biāo)人均能公正地評價(jià)
□ 在供應(yīng)商選擇后，沒有抱怨的根據(jù)

2. 應(yīng)以這些為基礎(chǔ)：
□ 你所需要的
□ 可用的
□ 如何獲得

3. 應(yīng)包括以下內(nèi)容：
□ 技術(shù)
□ 管理
□ 成本

4. 應(yīng)基于商業(yè)目標(biāo)，決定優(yōu)先或比重。

5. 公司還應(yīng)從客戶處，得到評估的結(jié)果。

量化評估標(biāo)準(zhǔn)的例子

賣方的RFP-合同的基礎(chǔ)

工作說明書 SOW

合同約束聲明描述了在履行合同過程中，合同雙方的責(zé)任和義務(wù)。

工作說明書是以下文檔的重要組成部分：
□ RFP
□ 建議書
□ 合同

范本協(xié)議結(jié)構(gòu)

范本協(xié)議的結(jié)構(gòu)對不同地域可能不同。
在適當(dāng)?shù)那闆r下，考慮使用范本協(xié)議作為合同的起始點(diǎn)。

1. 基本協(xié)議
□ 定義
□ 公司和供應(yīng)商的基本權(quán)利和義務(wù)
□ 標(biāo)準(zhǔn)條款和條件

2. 附件
□ 基本協(xié)議外的附加條款

3. 交易文件
□ 工作說明書
□ 修改訂單
□ 樣品
□ 附錄

供應(yīng)商的關(guān)鍵條款和條件

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須保證，所有條款和條件適當(dāng)?shù)貜目蛻簟㈨?xiàng)目發(fā)起人傳遞給供應(yīng)商。

□ 收費(fèi)
□ 支付條款
□ 所有權(quán)
□ 責(zé)任限制
□ 變更
□ 完成、驗(yàn)收
□ 保修
□ 中止
□ 履約保證金
□ 保險(xiǎn)
□ 賠款
□ 保密

風(fēng)險(xiǎn)總存在于買方關(guān)系

1. 買方所討論的風(fēng)險(xiǎn)也存在于賣方。

2. 風(fēng)險(xiǎn)可表示為成本、進(jìn)度和技術(shù)要素三重約束的關(guān)系
□ 事件或方法是否可能影響到這些

3. 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)跟合同的交付件相關(guān)
□ 特定的技術(shù)產(chǎn)品或方法，是否可能對商定的交付件的形式、適合或功能產(chǎn)生負(fù)面的影響

風(fēng)險(xiǎn)總存在于管理執(zhí)行

項(xiàng)目經(jīng)理必須確保，準(zhǔn)備好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，以管理風(fēng)險(xiǎn)。

1. 客戶相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)：
□ 客戶沒有滿足合同承諾
□ 客戶沒有滿足依賴條件
□ 客戶沒有及時(shí)地響應(yīng)問題、審閱、批準(zhǔn)

2. 供應(yīng)商相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)：
□ 供應(yīng)商的低效，引起項(xiàng)目的延遲或損壞
□ 供應(yīng)商的低效，引起客戶、項(xiàng)目發(fā)起人終止合同
□ 公司的形象和聲譽(yù)受損
□ 供應(yīng)商沒有滿足需求

管理風(fēng)險(xiǎn)

合同中要有以下條款：

1. 密切參與項(xiàng)目
□ 建立良好的技術(shù)關(guān)系
□ 定期狀態(tài)審查、報(bào)告
□ 計(jì)劃的設(shè)計(jì)審查、簽字
□ 定期技術(shù)交流會

2. 適當(dāng)?shù)目蛻粢蕾嚄l件和責(zé)任。

3. 合同條款和條件的適當(dāng)繼承（上和下），并保留合理的緩沖量和管理儲備。

4. 供應(yīng)商交付件的兩步驗(yàn)收
□ 臨時(shí)交付
□ 最終驗(yàn)收，客戶、項(xiàng)目發(fā)起人驗(yàn)收系統(tǒng)

5. 增量支付，基于完成的里程碑，給客戶、項(xiàng)目發(fā)起人的交付件。

6. 獎勵關(guān)鍵交付件、提前完成。

7. 獎勵供應(yīng)商人員的穩(wěn)定性。

8. 交付件質(zhì)量的獎勵
□ 符合標(biāo)準(zhǔn)
□ 低錯誤率
□ 問題解決計(jì)劃
□ 違約金（負(fù)面激勵）
□ 逾期交付
□ 低質(zhì)量（不符合規(guī)格或性能，高缺陷率）

在風(fēng)險(xiǎn)管理中考慮干系人目標(biāo)

建議書的撰寫

管理部分

1. 定義操作方式
□ 審閱及審查
□ 合格的檢驗(yàn)
□ 可靠性、可用性、可維護(hù)性
□ 質(zhì)量保證
□ 進(jìn)度和成本管理

成本部分

1. 技術(shù)方案要有一個貨幣價(jià)值。

2. 確保所有可行的技術(shù)方法，已準(zhǔn)確核算并相應(yīng)估價(jià)。

3. 理解真正的管理儲備及以下內(nèi)容很關(guān)鍵：
□ 任務(wù)或活動的成本冗余
□ 冗余作為定價(jià)和排進(jìn)度的一部分
□ 意外及應(yīng)急在進(jìn)度冗余中體現(xiàn)

技術(shù)部分

1. 對RFP需求的滿足度。

2. 開發(fā)和生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)的定義及緩解。

3. 對需求分析和理解的證明。

4. 可供選擇的建議（如適用）。

5. 考慮詳細(xì)方法，可能涉及到的法律影響
□ 能否建議未宣布的產(chǎn)品或技術(shù)
□ 如果有，法律方面需要做什么
□ 不管是最終合同，在所有情況下，知識產(chǎn)權(quán)需要合法保護(hù)

WBS的考慮

1. 建立一個全面的工作分解結(jié)構(gòu)WBS非常重要，你應(yīng)把它作為供應(yīng)商RFP的一部分。

2. 如果客戶已提供WBS或其一部分，應(yīng)根據(jù)這和RFP一起來準(zhǔn)備建議書。

3. 如果有必要增加WBS內(nèi)容，要得到買方的批準(zhǔn)
□ 如果沒有包含在WBS，定義并使用自己的結(jié)構(gòu)，并尋求買方批準(zhǔn)你建議的方法

4. 盡一切努力，說明你的買方和賣方，WBS是非常重要的
□ WBS是建議書和整個合同的控制及報(bào)告的結(jié)構(gòu)
□ 確保合同和實(shí)際工作中的參照完整性
□ 確保交付件和每項(xiàng)任務(wù)、活動、里程碑、執(zhí)行組織、報(bào)告組織的參照完整性

5. 識別個別的任務(wù)和活動，是金字塔形WBS的技術(shù)基礎(chǔ)
□ 使用歷史數(shù)據(jù)定價(jià)
□ WBS在整個解決方案中，決定相對位置

建議書準(zhǔn)備的特別考慮

1. 建議書是動態(tài)的。

2. 在任務(wù)時(shí)候，可能需要一個新的替代或方法
□ 收到新的信息
□ 目前的方法被否定

3. 需求（范圍）得到理解
□ WBS已建立
□ 已滿足RFP中的進(jìn)度條件
□ 傳遞給供應(yīng)商

4. 技術(shù)方法要合理，無論其復(fù)雜性
□ 任何參考的文檔、規(guī)范和說明已納入合同，且是可用的

5. 誰負(fù)責(zé)現(xiàn)有系統(tǒng)及代碼的接口
□ 客戶的依賴條件能極大的影響賣方

6. 公司每項(xiàng)任務(wù)的人工數(shù)，得到批準(zhǔn)和相應(yīng)定價(jià)
□ 分包商的費(fèi)用
□ 原廠和經(jīng)銷商
□ 差旅和其它成本要素已考慮

7. 每個任務(wù)、活動和里程碑，體現(xiàn)到合同交付件中
□ 從三個約束的角度來考慮

8. 所有責(zé)任已考慮
□ 從三個約束的角度來考慮所有問題

投標(biāo)人會議

根據(jù)項(xiàng)目的復(fù)雜性，可能需要召開投標(biāo)人的會議。

1. 提供一個買方闡明RFP中事項(xiàng)的機(jī)會。

2. 針對候選供應(yīng)商的問題和考慮點(diǎn)。

3. 確保供應(yīng)商獲得同等待遇，這樣在供應(yīng)商選擇后，沒有抱怨的基礎(chǔ)
□ 所有供應(yīng)商有同等的機(jī)會，去處理其問題和考慮點(diǎn)
□ 所有供應(yīng)商在同一時(shí)間，得到相同的解答

檢查及再檢查

1. 服務(wù)水平協(xié)議SLA

2. 含糊的條款。

3. 要求或建議的重要審核，要包含在交付件的正式清單中
□ 需求審核
□ 設(shè)計(jì)審核（系統(tǒng)、軟件、硬件）

4. 要求或建議的文檔，要包含在交付件的正式清單中
□ 需求
□ 設(shè)計(jì)（系統(tǒng)）
□ 規(guī)格（軟件、硬件）

5. 所有合同義務(wù)事項(xiàng)，要包含在交付件的正式清單中（提供給客戶及供應(yīng)商提供的）。

6. 違禁材料需在建議書中排除
□ 瀕危動物的皮革
□ 來自某些國家的產(chǎn)品

7. 授權(quán)規(guī)則
□ 合同價(jià)值
□ 風(fēng)險(xiǎn)考慮

8. 產(chǎn)品安全。

質(zhì)量保證流程

1. 完整的建議書，準(zhǔn)備好內(nèi)部的核審和批準(zhǔn)。

2. 堅(jiān)持公司的政策
□ 必須遵循最新的更新
□ 從本地的質(zhì)量保證組織得到的
□ 當(dāng)時(shí)要求的特別質(zhì)量保證審核

注：有可能會與客戶、項(xiàng)目發(fā)起人和供應(yīng)商的議程。

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業(yè)高管及創(chuàng)業(yè)者，資深管理教練。聚焦互聯(lián)網(wǎng)、電商和新商業(yè)，洞察一切商業(yè)本質(zhì)。歡迎大家關(guān)注、點(diǎn)贊、轉(zhuǎn)發(fā)、評論！