關鍵詞：

有些公司在員工入職時會要求員工將其個人檔案轉移到公司，由公司保管。在員工離職時再轉移到員工新單位或集中存放檔案的人才服務中心。但是在員工離職時公司往往因各種原因不能將員工的檔案及時轉出，那如果員工因此而不能辦理入職或是退休手續等，所造成的損失，公司需要賠償嗎？

經典案例

2001年1月，甲至A公司處工作。2014年1月，甲向A公司提出辭職，甲在A公司工作期間，A公司一直為甲繳納社會保險，直至甲2014年1月離職。甲離職后，A公司未給甲辦理檔案轉移手續，甲的檔案一直在A公司處保存。

2017年6月28日，甲達到退休年齡可以辦理退休，于是要求A公司辦理檔案轉移手續，并辦理退休手續。但A公司卻認為，根據人事檔案管理辦法規定調檔必須向公司出具調檔函，公司才能為其辦理人事檔案交接，而甲無調檔函所以公司無法給其辦理調檔手續。雙方協商無果，甲提起仲裁要求A公司賠償其無法領取養老金的損失。但仲裁委未受理甲的申請，甲又提起訴訟。

法院認為，員工離職后公司應在十五日內為員工辦理社保轉移手續，但是A公司未及時為甲辦理，導致甲不能享受退休待遇，A公司應予以賠償；對于A公司所稱需要調檔函才能調檔的說法無法律依據。A公司應向甲支付退休待遇損失134820元。

風險提示

法律規定，公司應當在解除或者終止勞動合同十五日內，為員工辦理檔案關系轉移手續?？梢?，勞動關系解除后為員工辦理檔案關系轉移手續是公司的法定義務，無需所謂調檔函。如公司未能在法律規定的時間內為員工辦理檔案轉移手續，給員工造成損失的，公司需要賠償員工全部損失。

公司治理建議

公司應如何避免員工離職時未及時辦理相應手續，而給公司帶來賠償的風險呢？我們建議：

1、梳理制定員工離職流程規范

員工離職屬于公司人事部門重要的工作內容，公司人事部門梳理本公司的離職流程規范。如區分員工主動離職以及公司辭退離職等不同情形，在員工離職時，首先要提交離職申請單，進行工作及物品交接，財務核算，行政IT賬戶交還，簽署離職協議，開具離職證明，辦理社保轉出等程序，并將標準流程向員工予以公示，要求員工按照流程辦理離職事宜，也要求人事部門嚴格遵守為員工辦理手續。

2、公司應及時出具離職證明辦理檔案關系轉移

員工辦理離職手續，并完成工作交接后，根據法律規定，公司應當在解除或終止勞動合同時出具解除或終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社保關系轉移手續。另外，如果員工在入職時向公司提交了執業證書等材料的，在員工離職時也要及時返還或者協助員工轉出。如本案中，甲離職后，A公司應在法律規定的期間辦理檔案轉移。

3、未辦理檔案轉移的及時辦理

公司未及時給員工辦理檔案轉移的，當員工要求公司辦理時，公司應當及時給員工辦理。如公司未給員工辦理檔案轉移造成員工無法入職新公司，使得員工在此期間無收入來源；或是如本案中甲無法享受退休待遇，那么公司就需要賠償員工的損失。所以，公司要及時為員工辦理檔案轉移。公司除了注意員工離職后的手續，對于員工的離職還應注意《》【勞動法研309】

轉發朋友圈，讓更多創業者少走彎路！

作者介紹

李 慧

股權高級合伙人

北京盈科（上海）律師事務所

盈科管理委員會 委員

盈科業務指導委員會副主任

上市公司商學院《法律風險》主講導師

工信部中小企業志愿服務專家律師

中級并購交易師、碳排放交易師、上市公司獨立董事資格、上市公司董事會秘書資格

業務領域：公司設立與投資、公司合規體系建設、股權激勵、股權架構設計、并購與重組、破產清算、商事訴訟等法律事務。

李慧律師，專注于企業法律顧問服務，長期致力于公司法與合規研究，熟悉公司治理結構、內部運營和HR管理事務。

擔任多家教育培訓業、口腔醫療業、物流業、制造業、傳媒業、租賃服務業、住宿餐飲業、軟件與信息技術業、珠寶首飾業……等行業企業常年法律顧問。

點擊以下關鍵詞，進入專題頁面

||||| |||||||||||

我們的文章均為原創

如需轉載，請在文首注明作者及來源