規(guī)范化表格

從這一篇開始，將會用圖表的方式為大家講解，而不會去講太基礎(chǔ)的操作，這些只要用心， 誰都可以學(xué)會的，像在前面給大家所講，我教大家的是操作 EXCEL 的方法。

在學(xué)習(xí)后面的知識前，大家要分清我在后面內(nèi)容中所說的兩個(gè)概念：數(shù)據(jù)表和報(bào)表。EXCEL 數(shù)據(jù)處理流程包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和報(bào)表輸出（圖 1），我把我們?nèi)粘Ｓ玫?EXCEL 表格分為數(shù)據(jù)表和報(bào)表。數(shù)據(jù)表就是存儲各種數(shù)據(jù)的表格，是自己用的，一般不給外人看的，在這個(gè)表格中存儲著各種基本的數(shù)據(jù)；而報(bào)表一般是給其他人看的表格，他們所看到的表格是美化后的表格，而數(shù)據(jù)是我們經(jīng)過加工后的數(shù)據(jù)，可能不會體現(xiàn)一些基本的數(shù)據(jù)。如前言中所講的事例，按照我的習(xí)慣，我會把晉級考核的成績保存到一個(gè)表格中， 這個(gè)表格做完后將不再變動。如果老板要看成績和工資增長幅度，我會另外新建一張表將它處理好美化后發(fā)給老板。我保存的那張表可以稱之為數(shù)據(jù)表，而發(fā)給老板的那張表是報(bào)表。當(dāng)然這只是一個(gè)簡單的例子。

圖 1

在這里先給大家講一個(gè)注意事項(xiàng)，千萬不要在數(shù)據(jù)表中處理數(shù)據(jù)和隨意更改，除非是你將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)改成正確的數(shù)據(jù)。我們要保持良好的習(xí)慣，需要處理數(shù)據(jù)或者做報(bào)表時(shí)，要另外新建一張表。如果直接在數(shù)據(jù)表中改格式做報(bào)表，可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，這種事情在日常工作中我見到了不少。大家也可以把數(shù)據(jù)表想象成數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源沒有了或者數(shù)據(jù)錯(cuò)誤， 你能把報(bào)表做好做對么？

大家對數(shù)據(jù)表和報(bào)表有一個(gè)概念后，我們將進(jìn)入 EXCEL 規(guī)范操作的正式內(nèi)容。大家看表1（后面的實(shí)例講解幾乎都以表 1 為基礎(chǔ)，請大家務(wù)必保存好表 1 和處理后的表格），這是《人員檔案信息表》，你能指出表中有多少項(xiàng)錯(cuò)誤或者不當(dāng)?shù)牡胤剑?希望大家在這個(gè)表上多停留一些時(shí)間。這張表格是我專門“惡意”處理過的，但是我確實(shí)碰到過類似的表格，而且有很多人做的表格中或多或少都存在著一些問題，制約著后期的報(bào)表制作。在本部分內(nèi)容中，我們就圍繞著給這張表格發(fā)現(xiàn)問題、整改問題來學(xué)習(xí)如何規(guī)范表格。

表一

這個(gè)表格給我們的第一印象是非常混亂，相信大家能找到不少的問題，下面我將一一的講解。

一、表名重復(fù)、位置不對

先讓大家區(qū)分兩個(gè)概念：工作表和工作簿。工作簿通常就是我們所說的建立一個(gè) EXCEL 文件，例如在一個(gè)目錄下單擊右鍵 - 新建- 新建 Microsoft Excel 工作表，這個(gè)就是工作簿。工作表就是打開工作簿以后，在表格區(qū)域下方可以看到 sheet1、sheet2、sheet3，這個(gè)就是工作表。

概念明晰后大家看第一行，表名叫《人事檔案信息表》，第一個(gè)問題就是這個(gè)問題。它放在這里本身就是重復(fù)的、無任何作用的。因?yàn)槲覀兘⒌墓ぷ鞑竞凸ぷ鞅矶伎梢杂谩叭耸聶n案信息表”命名（如圖 2），根本沒有必要用一行作為表名再命名。在前面我也講到，數(shù)據(jù)表是給自己看的，既然給自己看何必再這么麻煩，自己能看懂而且別人打開工作簿的時(shí)候也能知道是什么表格就行了。如果要報(bào)紙質(zhì)的，需要打印，這就是嚴(yán)格的報(bào)表了， 那就需要這一行標(biāo)題。

圖2

二、標(biāo)題多余

大家看圖 3 標(biāo)注的位置，表格中使用兩個(gè)標(biāo)題，這本身就是多余的。大家應(yīng)該還記得數(shù)據(jù)表和報(bào)表的區(qū)分。還是那句話，數(shù)據(jù)表是給自己看的，完全沒必要做兩個(gè)標(biāo)題，這樣是多此一舉的。最重要的是我們在進(jìn)行排序、篩選或者用數(shù)據(jù)透視表的時(shí)候，都會給我們處理數(shù)據(jù)帶來很大的困擾。

圖3

這個(gè)我們要怎么去掉呢？

我們不能直接刪除，如果將第一行刪除，那么 A-H 列和 Q 列的標(biāo)題都會被刪除，再慢慢打字比較麻煩。我們可以用鼠標(biāo)選中“合同信息”單元格，然后“合并后居中”，同樣把“核定工資標(biāo)準(zhǔn)”單元格進(jìn)行上述操作。如圖 4。

圖4

然后把 J2 和 K2 復(fù)制到 J1、K1，N2、O2、P2 復(fù)制到 N1、O1、P1，然后把第二行刪除， 表格便調(diào)整過來。如圖 5

圖5

三、小計(jì)、合計(jì)、計(jì)算出現(xiàn)

在表中我們會看到出現(xiàn)“小計(jì)、合計(jì)、總計(jì)”，這也是完全沒有必要出現(xiàn)的。還是拿數(shù)據(jù)表說事，數(shù)據(jù)表也可以看成數(shù)據(jù)源，既然是數(shù)據(jù)源，那么它里面的計(jì)算可以說是不應(yīng)該出現(xiàn)的，當(dāng)然了，也會有公式出現(xiàn)，但是這些公式是為了便捷（后面也會講到），而小計(jì)、合計(jì)等在這里出現(xiàn)，反而影響著表格的處理。也就是說，數(shù)據(jù)表中儲存的是基本元素，我們得到其它各項(xiàng)數(shù)據(jù)可以通過基本元素進(jìn)行匯總、計(jì)算、分析得來。

如果在數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)小計(jì)，有誰能來給我解釋一下它的優(yōu)點(diǎn)？

在龐大的數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)小計(jì)，或者在數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)合計(jì)，這些都是不能忍受的。每次做小計(jì)、合計(jì)都花費(fèi)不少力氣不說，在數(shù)據(jù)的增減過程中，小計(jì)、合計(jì)有可能會出錯(cuò)，還要花費(fèi)時(shí)間去糾錯(cuò)。如果我想要知道按部門、個(gè)人或者公司合計(jì)，只需要編輯一個(gè)公式或者用一個(gè)輔助列即可，何必日常花費(fèi)時(shí)間去維護(hù)這些無用的工作？另外小計(jì)、合計(jì)的出現(xiàn)，還影響著我們使用篩選、數(shù)據(jù)透視表等功能。所以，對于數(shù)據(jù)表中的小計(jì)、合計(jì)等，我們?nèi)慷紕h掉。我想這個(gè)操作大家都應(yīng)該會， 直接刪除行或者列。

四、合并單元格

我對 EXCEL 還一知半解的時(shí)候，有人就對我說，合并單元格盡量不要出現(xiàn)。等我再教別人的時(shí)候，我告訴他一定不要合并單元格，除非是特殊要求。他們問我為什么不能合并單元格，難道我做成表打印出來也不能合并么？

為什么不能合并單元格？現(xiàn)在我來一項(xiàng)一項(xiàng)的向大家講解

一、大家可以看圖 6，如果要選 B2:F8 這些表格，能不能選中？

二、大家用篩選的時(shí)候有沒有碰到過如圖 7 中的提示，因?yàn)楹喜卧竦脑颍@種情況經(jīng)常會出現(xiàn)，有沒有受到這方面的困擾？

三、我把工資改成圖 8 的格式，求每個(gè)人的工資合計(jì)，能不能簡便地計(jì)算出來？

四、如圖 8，我想把李紅梅放在李玉紅下面，通常我們的操作是“剪切 - 插入已剪切的單元格”，大家試一下會產(chǎn)生什么問題，有沒有像圖 9 那樣的提示？五、最終的報(bào)表完成后，因?yàn)橥活悇e的項(xiàng)目合并過多，會出現(xiàn)分頁的情況，一頁上面有項(xiàng)目，另一頁上面全是空白，讓人看著不舒服。六、合并單元格的出現(xiàn)，導(dǎo)致我們不能應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表。

圖7

圖8

圖9

很多時(shí)候我看到別人合并單元格，會問他們?yōu)槭裁催@樣做，他們告訴我，這些內(nèi)容都一樣， 合并單元格輸入多方便，而且看著表格簡潔。這到底是方便簡潔還是繁瑣，通過上面的講解大家應(yīng)該有直觀的印象。所以大家一定要記住：EXCEL 表格能不合并單元格千萬不要合并。

我們繼續(xù)修改表 1，把合并去掉。選中“人力資源部”單元格 - 合并后居中， 然后“人力資源部”會在 D7單元格，鼠標(biāo)在單元格右下角變成黑色十字，雙擊，D8、D9、D10 三個(gè)單元格便填充上人力資源部。

好了，由于篇幅原因今天就先聊到這里，我們明天繼續(xù)下面的章節(jié)，文章中的截圖姓名及信息純屬編造，如有雷同，純屬巧合！