對于很多剛入行的審核員來說，寫審核記錄是一件很苦惱的事（對企業的內審員難度更大），究竟什么不要寫，什么要寫，寫到什么程度，一臉懵逼……。

也難怪，大部分審核員在考試前對審核的專業知識接觸很少，注冊準則對審核員關于審核記錄的培訓也未提出明確要求，導致部分機構不重視審核員培訓，只負責安排審核任務，培訓少或者不注重實效，導致審核員不知道如何編寫審核記錄。今天我們就結合CNAS-TRC-003《現場審核記錄指南》來聊聊審核記錄的那些事兒，帶你學會編制審核記錄，提升審核能力。

一、審核記錄的作用

審核記錄的作用是證實管理體系是否滿足標準要求，是否能夠實現預期結果，它客觀地反映了審核員在審核現場，依據策劃執行審核任務，獲取審核證據的全過程。具體作用包括：

1）證實審核過程或程序已得到有效實施；

2）為審核報告的編制提供基礎信息；

3）為認證決定提供支持性的客觀證據；

4）需要時，向相關方（例如，認可機構或監管部門）證實認證機構執行認證審核的能力。

審核記錄的作用相對容易理解，但為了充分發揮這些作用，同時證實審核工作達到了審核目的，審核記錄至少應該提供以下方面的信息：

1）記錄了有關對組織的管理體系進行檢查的情況；

2）提供了適當的審核證據；

3）顯示了審核覆蓋的區域（例如，場所、職能、活動或過程等）、審核路線和獲取審核證據的方式；

4）反映了審核的樣本狀況和抽樣情況；

5）體現了信息的可重現性和可證實性；

6）提供了依照審核策劃的安排完成規定要求（審核）的客觀證據；

7）適當時，在發生申、投訴或重大質量、安全和環境等事故時，提供可追溯的信息。

這么多的信息，不是哪一份單獨的審核記錄能夠完全包括的，所以，審核記錄應該指所有審核員完成的工作記錄，至少應該包括以下內容：

1）文件審查記錄；

2）審核計劃；

3）審核中樣本的選擇方案，適當時也包括多場所抽樣建議；

4）適宜時，檢查表；

5）現場審核過程的記錄，包括審核證據、審核發現、會議和溝通等記錄；

6）審核報告，包括審核中的分歧和未解決的問題；

7）不符合報告；

8）審核后續活動的報告，例如，糾正和預防措施及對其驗證的記錄等；

9）適用時，其他記錄。

一般而言，針對認證機構來說，很多記錄都是有制式模板的。審核員記錄量最大、最能反映審核員審核情況、難度最大的就是檢查單了，下文的內容主要是針對檢查單的，其余審核記錄相對容易或有模板，本文不再贅述。

二、審核記錄的內容和詳略程度

為了充分發揮審核記錄的證實作用，審核記錄應該是越詳細越好，但審核工作本身又是有時間限制的，過于詳細的審核記錄會占用大量審核時間，導致審核不充分。所以，審核記錄適宜為好，何為適宜呢？

寫審核記錄一定要結合審核目的，不能機械地套于各種模板。比如：第三方審核的目的是為了證實受審核方管理體系是否符合管理體系標準或其他規范性文件的要求，同時受到審核時間的限制，所以對審核記錄要求高，要求符合的原則記，不符合的詳細記；第二方審核的目的是為了確定供方是否滿足公司的要求，以及幫助供方提升質量保證水平，所以，對審核記錄的要求不多，也不要求過程和條款覆蓋；內審的目的是為了發現問題，自我完善和改進以期不斷提升質量保證水平，對審核記錄的要求也不高，但要求過程和條款覆蓋。

通常來說，審核記錄應該覆蓋管理體系的重要方面，包括但不限于以下內容：

1）根據關鍵績效目標和指標對績效進行監視、測量、報告和評價的證據；

2）受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規有關方面的證據；

3）受審核組織過程的運作和控制方面的證據；

4）人員能力和設施資源提供方面的證據；

5）內部審核和管理評審有效策劃和實施的證據；

6）對于方針的管理職責的情況；

7）重要的顧客反饋信息，包括顧客投訴及采取糾正措施的有關證據；

8）受審核方在產品、過程、體系改進方面的主要證據；

9）事故的處理及采取糾正措施的相關信息；

10）有關重大的風險信息及風險管理的信息等。

具體到每一項活動或過程該如何記錄呢？

審核通常運用“問、查、看”的方法進行，記錄方法具體包括：

1）通過詢問、交談的方式進行審核的記錄方法

a）記錄回答、交談者的姓名、職務和所屬部門（審核證據）；

b）記錄回答問題的要點、主要內容（審核證據）；

c）記錄對回答問題、交談內容的判斷結論（審核發現）。

2）通過查閱的方式進行審核的記錄方法

a）記錄受審人員的姓名、職務和所屬部門（審核證據）；

b）記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據）；

c）記錄所抽查書面材料；

d）記錄審核判斷結論（審核發現）。

3）對產品進行審核的記錄

a）記錄產品所處研制生產階段、地點等信息（審核證據）；

b）記錄產品特征參數、標記等（審核證據）；

c）記錄審核判斷結論（審核發現）。

4）對過程進行審核的記錄方法

a）記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務和資格（審核證據）；

b）記錄此過程工作的名稱（審核證據）；

c）記錄主要工作內容（審核證據）；

d）記錄審核判斷結論（審核發現）。

三、審核記錄的重點

一般來講，認證機構都有適合管理要求的、與其風險管理一致的審核記錄的管理方法，對審核記錄的重點提出明確要求，這些都是審核記錄中應重點關注并詳細記錄的部分，具體包括：

3.1 法律法規符合性信息的記錄

包括那些用于證實組織管理體系在持續滿足法律法規方面有效運行的客觀證據，如：

1）組織對適用的法律法規要求的識別，以及把相關要求轉化或整合到組織的資源管理、產品實現等業務活動中的情況；

2）組織自我評估與所識別要求的符合程度，包括發生偏離時采取糾正措施的情況；

3）證實與法律法規符合性的相關信息，包括必要時與其他要求的符合性證據， 如：①組織從事相關活動的法律許可或準入要求；②與質量、環境、職業健康安全和食品安全等任何有關的法定或法律法規有要求的驗收、評價和監測結果；③ 行業要求等。

3.2 組織關鍵場所或重點區域的現場調查記錄

1）質量管理體系的關鍵現場，例如，產品設計、生產、檢測現場、儲存現場等；

2）環境、職業健康安全管理體系的關鍵場所或重點區域，例如，污水、廢氣排放現場、重點噪聲源、粉塵現場、廢棄物的收集、處置場所、危險化學品倉庫、動力設施及排水管網的布局、配套生活設施及周邊環境等；

3）食品安全管理體系的關鍵場所或重點區域，例如，食品生產系統、輔助系統和員工服務設施的布局、動力設施及排水管網的布局、廢棄物及污水處理場所、蟲害控制、清潔、消毒場所及廠區周邊環境等。

3.3 組織現場運行控制的記錄

1）質量管理體系：突出對產品/服務實現過程，例如，產品設計、關鍵的生產/服務、采購、檢驗等活動審核信息的記錄；

2）環境管理體系：突出對重要環境因素的評價和控制、應急管理、動力設施系統、能源供給系統、污染物治理設施等相關審核信息的記錄；

3）職業健康安全管理體系：突出對危險源的判定與風險管理、應急管理、高風險作業活動等相關審核信息的記錄；

4）食品安全管理體系：突出對關鍵控制點的識別、控制和監測、應急管理、撤回、食品生產的基礎設施、生產布局，環境衛生及人員健康狀況、關鍵的食品生產（加工）過程控制、內外部信息溝通等審核信息的記錄。

3.4 其他記錄

面談、現場/實地觀察的記錄（而非在組織的辦公室大量抄錄組織的相關文件、資料和以往形成的檢驗、試驗等記錄）。

3.5 抽樣方法

1）抽樣情況

① 樣本總量和抽樣數量；注意：需要選取的樣本數量取決于被審核活動或過程的復雜程度，以及審核員從獲取的樣本處所能得到的信息質量，認證機構/審核組在確定抽樣數量時宜考慮抽樣量的適宜性對審核結果的影響。② 樣本狀況，包括樣本類別、名稱、時間（批次）及唯一性標識等。

2）審核方法

例如，面談或基于電子系統的互動式交流、對現場活動的觀察、對工作環境的調查、對文件、記錄和其他報告的查閱等。

3）其他

審核時間、地點、受審核的對象、活動或過程等。

對于審核中收集到的符合和不符合信息的記錄程度可有一定的差異性，不符合相關的信息，應有足夠詳細的事實予以支持，以便于追溯；符合性信息可適當簡略說明。即：符合的原則記，不符合的詳細記。

四、審核記錄和審核報告

審核記錄是對審核證據的客觀記錄，是形成審核發現的基礎。審核報告則以審核記錄為基礎，是基于審核目的，并對審核活動中（包括文件評審和現場審核活動）形成的所有審核發現的歸納、分析和評價，它陳述了諸如有關管理體系與認證要求的符合程度（包括對于不符合的意見）、管理體系的有效實施、保持和改進能力等方面的綜合性評價意見，闡明了審核組內部達成一致的結論性意見即審核結論。

五、最后的話

審核記錄雖然很繁瑣，但卻是審核工作的重要組成部分，也是最能考驗審核員功力的環節。進行現場審核記錄時審核員應根據具體環節和審核實際情況，靈活運用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息做好現場審核記錄，提高現場審核質量，同時不斷提升自己的審核能力。

參考文獻：

1）CNAS-TRC-003《現場審核記錄指南》