物料編碼關系到采購、庫管、生產，以及財務，它的準確性和合理性都直接影響到企業的工作效率，把物料編碼做好不僅方便企業管理，還能提升企業效能，減少浪費，降低成本。

物料編碼是企業簡化操作、規范流程、提高效率的基礎。尤其在大規模的企業中，物料種類繁多且復雜，若沒有合適的編碼系統，管理層將難以準確地追蹤和管理物料。特別是在采購、倉庫管理、生產計劃和財務核算的日常工作中，物料編碼系統的作用更加重要。

有許多企業物料編碼混亂，引發諸多問題：

編碼重復：同一物料有多個編碼，導致庫存混亂。

規則混亂：不同部門使用不同編碼標準，數據難以對接。

擴展性差：編碼規則無法適應業務增長，后期調整困難。

物料編碼的基本準則

唯一性原則：一物一碼，杜絕重復

物料編碼的最基本要求就是唯一性，每個物料應該擁有一個獨一無二的編碼。唯一性能夠確保每個物料在系統中的識別不發生重復，從而避免混淆。

比如一食品企業白砂糖與冰糖的編碼相同，庫存、采購、生產都陷入混亂。

如何保證編碼唯一不重復？

通過中心化管理，由專門的部門（如供應鏈或IT）來統一分配編碼；

使用ERP系統自動生成編碼，避免人為錯誤；

在編碼規則中制定嚴格的檢查機制，編碼提交時自動對比歷史記錄，杜絕編碼重復；

簡單清晰原則：易讀、易記、易用

復雜和冗長的編碼不僅會增加管理難度，還會增加員工操作錯誤的概率，所以編碼應該盡可能的簡潔易懂，但這并不是簡單的使用全數字或字母編碼，如“1002334”，簡潔是簡潔了，但是沒人看得懂。

怎么實現既簡潔又易懂的要求呢？

可以采用“分類+流水號”的模式：（如GL-01-2025001），其中GL代表“糖類”，01為品類碼，2025001為年度流水號。

分類層級原則：結構化編碼，易于管理

我們去超市購物的時候，要找想要的東西只需去對應的區域就可以了，找可樂去飲料區，找花菜去蔬菜區等等。編碼也是如此，為了方便物料的管理與查找，編碼也應該按類別、子類別、具體物料的層級結構進行劃分，這樣在用某物料的時候就能進行快速定位，節省大量的時間。

下面舉例一個原料進行說明：

首先確定大類：原材料；

中類：金屬；

小類：鋼材；

再加上流水號進行唯一標識；

那我們最終得到的編碼可以是：“RAW-MET-STL-001”表示“原材料-金屬-鋼材-001”，得到的編碼一目了然，在系統中查找也是非常快速高效。

擴展性原則：為未來業務增長留足空間

企業發展并不是停滯不前的，隨著企業規模擴大，物料種類的增加，物料編碼也不能一成不變，而是需要不斷調整和擴展。

因此，在設計編碼時，要預留足夠的位數和類別擴展空間，比如編碼位數在8-12位數之間，流水號要從1開始，避免后續無法追加等等。

避免重復編號原則：做好系統管控

如果物料編碼重復，采購A產品結果錯買成B；

A產品要放入1號庫，結果入進了2號庫；

生產領料時領A錯領成B；

造成庫存錯誤，采購訂單錯誤，生產領料錯誤等一系列問題。

如何避免重復？

除了采用系統生成編碼的方式，建立唯一性編碼檢查以外，還應該定期進行數據清洗，把歷史編號進行清理，杜絕重復編碼，廢棄編碼啟用的可能。

避免使用特殊字符原則：確保系統能夠兼容

有些企業不止使用一個軟件系統，在不同的軟件系統當中，有些軟件可能對特殊字符并不兼容，在進行數據導入或使用編碼等操作時可能會產生錯誤。

比如在物料編碼中使用特殊符號“*”，在ERP、MES系統中有些支持，有些可能不支持，在EXCEL中導出數據時，可能會自動把這些特殊字符去掉，導致編碼錯誤。

所以在進行物料編碼時，盡可能地使用字母、數字模式，用“-”“_”進行不同部分的分隔，確保不同系統都能正確識別。

多部門協作原則：統一編碼標準

在企業當中，不可能做到采購一個編碼，倉管一個編碼，生產一個編碼，這樣會浪費大量時間在不必要的對編碼格式上。

所以在確定編碼規則的時候，可以創立跨部門小組進行調研討論，共同制定一套統一的物料編碼標準，讓全公司所有部門按照一套規則執行。

避免與實際描述沖突的原則：編碼不等于參數

在設計物料編碼時，盡量避免將容易變動的參數（如尺寸、顏色、規格等）包含在編碼中。這些參數可能會隨著市場需求、技術進步或產品改良發生變化，若物料編碼與這些變動相關聯，就可能導致編碼頻繁變更，影響管理效率。

比如上一個周期氣球是藍色BLUE，下一個周期生產氣球是紅色RED，那么在對氣球進行編碼的時候就不應該把顏色作為物料編碼的原則，這樣生產與實際脫節，影響實際生產效益。因此，物料編碼應主要包含穩定的類別信息，而不包括易變的參數。

物料編碼雖小，卻是企業高效運營的基石。遵循上述原則，可幫助企業：?提高庫存準確率（減少錯發、漏發）?優化采購和生產計劃（數據清晰，決策更精準）?提升財務核算效率（成本歸集更準確）