買方和賣方的合同管理流程

如果項目失敗

執行必須切實地進行管理，當某些行動失敗時，應該考慮中止。

1. 確定問題是什么
□ 指標
□ 潛在原因

2. 確定問題出在哪里

3. 采取正確的挽救行動，快速采取恰當的預防或糾正行動。

問題項目中的共通問題

1. 沒有嚴格的設定和管理用戶期望。

2. 沒有承擔項目責任的心理準備。

3. 沒有達成對需求的基本理解。

4. 沒有達成對提案的基本理解。

5. 沒有建立合適的合同基準。

6. 談判期間其他限制條件，例如進度和成本，沒有變更的前提下，同意額外的條件或范圍。

7. 體制薄弱或沒有合同授權。

8. 交付失敗。

9. 差勁的建議書SOW

10. 錯誤的項目估算。

11. 項目風險計劃和緩減計劃實施失敗。

12. 缺少合理的實施計劃。

13. 第三方的軟件或硬件產品問題。

14. 沒有辦法有效地為項目獲取有效的資源。

15. 無效的項目啟動。

16. 無效的或不清晰的項目組織結構或角色。

17. 不恰當的項目管理。

18. 缺乏項目管理審查和有效的跟蹤。

19. 缺乏管理監督。

20. 沒有嚴格地實施變更管理流程。

21. 前階段完成以前，開始了新的階段。

22. 無計劃地調整主要項目小組成員。

執行問題-管理事例

1. 問題：不恰當的項目管理
□ 差勁的或未完成的項目管理計劃
□ 和工作不相稱的組織結構
□ 差勁的狀態跟蹤、報告、控制
□ 開始和結束任務有落后于進度計劃的趨向
□ 差勁的或不充分的風險管理
□ 差勁的或不充分的變更管理

2. 通常起因
□ 狀態跟蹤和報告缺乏對需求的理解
□ 新的或缺乏經驗的項目經理和項目團隊
□ 沒有從專業管理人員得到充分的關注和支持

3. 預防或糾正行動
□ 建立有效的跟蹤、控制機制和執行保障
□ 清晰地在狀態跟蹤、報告中描述需求，以及監督在建議書和合同工作說明書中對供應商的要求
□ 在選擇供應商時評估供應商主要成員的簡歷
□ 和客戶、供應商一起召開項目啟動會議，審查狀態跟蹤、報告要求，并建立流程
□ 提供項目管理計劃框架給供應商，并嚴格地跟蹤生產、審查和實施：強調項目管理流程正確履行，關注恰當的組織結構和角色或責任
□ 在供應商辦公地點設置現場代表：為供應商提供指導和支援，易于理解、交流、問題解決
□ 逐步擴大供應商的資源管理人員：和供應商資深管理人員共同審查項目狀態，建立公司或供應商間高層-高層級別的審查

執行問題-技術事例

1. 問題：供應商產品不符合要求或期望。

2. 通常起因
□ 不明確的或未完成的需求
□ 公司和供應商之間缺乏足夠的或者沒有技術討論
□ 沒有清晰的和供應商交流完成或驗收標準
□ 供應商測試不足
□ 完全失敗的品質

3. 預防或糾正行動
□ 在供應商的RFP、SOW和合同中清晰地描述需求
□ 周期性的和供應商進行技術審查：需求審查、設計審查、測試準備審查、完成或驗收審查
□ 流程中的檢查工作：確認供應商對識別出的問題采取正確的糾正措施，及時記錄重復發生的問題
□ 盡早審查和批準供應商測試計劃和程序

應對供應商不作為的其他行動

我們真實想要做的事情是解決問題，因為當我們的供應商執行失敗時，我們的客戶可能會采取和我們一樣的行動。

1. 第三者代管契約。

2. 爭端管理。

3. 對替代材料和再次獲得成本的評估：重做的代價。

4. 障礙。

5. 中止。

怎樣利用障礙

1. 合同條款和條件
□ 確認支付條件是基于公司和客戶或項目發起人都認可的，可交付成果的驗收或者主要里程碑的達成
□ 保留尾款直到合同結束

2. 合同條款和條件以外
□ 如果供應商獲得有漏洞的合同，以變更合同的范圍或進度為交換，重新談判支付方式
□ 在采取上述行動前審查采購確認公司，沒有開始一個有漏洞的合同

中止

正常完成前或中途結束合同。

1. 正當理由、違約、不履行
□ 提出補救辦法或給出正當理由的通知：給違約方正式的機會補救和解釋

2. 互相達成協議
□ 必須雙方贊成

3. 便利
□ 程序必須在合同中和支付責任一起明確說明

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業高管及創業者，資深管理教練。聚焦互聯網、電商和新商業，洞察一切商業本質。歡迎大家關注、點贊、轉發、評論！