從2023年2月26日的第一場開始，將近兩年的時間里，“轉(zhuǎn)型Media人”法律公關(guān)線下沙龍活動已經(jīng)在北上廣深杭五個城市，累計組織了20多場，包括輿情綜合處置、專業(yè)法治傳播、黑公關(guān)調(diào)查挖掘、315新聞等不同主題。

以下，為系列活動的主要執(zhí)行人員劉克芬的經(jīng)驗總結(jié)：

將近兩年的活動執(zhí)行工作，主要是我負責(zé)的。20多場“實際鍛煉”，服務(wù)了350多位來自不同企業(yè)的老師們，我從一名“活動執(zhí)行小白”，逐漸成了熟手，即使是有網(wǎng)絡(luò)分會場的情況，也能輕松應(yīng)對。

過程中，我總結(jié)了以下心得，供大家參考——

個人認為，做好幾十人規(guī)模的活動執(zhí)行工作，最重要的有三點：細到極致的工作顆粒度、為他人服務(wù)的意識以及同事間的協(xié)同配合。如果每個環(huán)節(jié)都能做到這三點，一場線下活動就有了保障。

在活動場地的選擇上，我們每次都會盡量選擇參會者前往比較方便的地方。北京肯定熟悉，但上海廣州深圳，我最初連哪里是市中心都不知道。只能看地圖、查百度，再加上問朋友，確認哪些地方屬于市中心、比較方便，然后在這些地方找場地。

初步覺得不錯的場地，我還會再逐一再查一遍手機地圖，只選擇哪些距離地鐵口400米以內(nèi)的場所，同時確保場地或場地附近可以停車，以方便大家前往。

還有一個細節(jié)很重要，就是所有的場地，在確認前，我都會提前實地考察一遍。北京還好，外地的話，確實成本比較高。但實踐來看，確實可以避掉個別“圖片和實際不符”的情況，保證活動萬無一失。

一般，我們會提前三天給報名參會者發(fā)活動議程，提前兩天到場地調(diào)試設(shè)備，包括投屏、音響以及遠程連線這些。尤其是同時舉行有網(wǎng)絡(luò)分會場的場地，提前兩天到場調(diào)試太重要了。

我們會在當天上午十點半拉群，然后提前兩小時到場，幾個人分別實地走一下前往路線，然后布置會場、準備物料。

活動前提前兩小時到場，是我們一直堅持的原則，活動執(zhí)行現(xiàn)場永遠都可能出現(xiàn)各種意外，必須做到“提前”，才能在出現(xiàn)各種意外的情況下仍然有充分時間解決掉它。

實地走一下路線，很有必要。人容易有個誤區(qū)——因為自己能找到某個地方，就認為所有人都能輕松找到某個地方，其實往往不是這樣的，每個人都會有犯糊涂的時候。要保證每個參會者都能輕松到地方，就需要多走幾遍路線，發(fā)現(xiàn)所有有可能讓參會者犯迷糊的細節(jié)，然后拍圖片發(fā)到群里并做出圖片說明，提示大家別走錯。

最后就是活動復(fù)盤。講真，我們雖然每次都盡量做到最細致，但還是可能出現(xiàn)一些小插曲。

比如空調(diào)情況，起初我是沒有特別在意的，直到有一次夏天的時候在北京朝陽區(qū)的一次線下沙龍活動，原本預(yù)估有20多位老師參會，結(jié)果大家太熱情了，一下子暴增到30多人，結(jié)果剛開會的時候會議室就很悶。后來我就很注意這個，一定要提早把室內(nèi)溫度調(diào)節(jié)一下。

“轉(zhuǎn)型Media人”法律公關(guān)線下沙龍的每場活動執(zhí)行，都在讓我成長。

作者：劉克芬

“轉(zhuǎn)型Media人”法律公關(guān)沙龍活動執(zhí)行人員。

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