稿源：原達廣告 編輯：劉偉

在上海進行活動媒體邀約時，需結合本地媒體環境、活動特點和執行細節，以下是一些關鍵注意事項：

一、前期準備

1. 明確活動目標與受眾

- 確定活動核心目的(品牌曝光、產品發布、公關宣傳等)，根據目標篩選匹配的媒體類型(如大眾媒體、垂直領域媒體、KOL、自媒體等)。

- 例如：科技類活動可邀約《第一財經》《澎湃新聞》，時尚類活動可聯系《ELLE》《Shanghai WOW!》等。

2. 精準制定媒體名單

- 按媒體屬性分類(電視、報紙、網絡、短視頻平臺等)，優先選擇覆蓋目標人群的本地媒體(報紙：《新民晚報》《新聞晨報》《文匯報》《東方早報》)(網媒:中新社上海、共工新聞社上海、人民網上海、新浪上海、網易上海、中視快報上海、上海都市網、中視教育資訊網、中國基層健康網、東方品牌網、上海資訊網等)。

- 注意媒體調性與活動主題的契合度，避免資源浪費。

3. 提前規劃時間節點

- 上海媒體日程密集，建議至少提前 2-3周 發送邀約，重點媒體需預留更長時間溝通。

- 避開重大節日(如進博會、電影節期間)或同類活動扎堆的時間段。

二、邀約執行要點

4.專業邀約資料準備

- 活動通稿：簡明扼要，突出亮點(如明星嘉賓、獨家數據、創新形式)。

- 媒體邀請函：包含活動時間、地點、流程、聯系人及交通指南(上海交通復雜，建議標注地鐵線路或停車信息)。

- 視覺素材包：提供高清活動海報、往期照片或預熱視頻，便于媒體提前宣傳。

5. 個性化溝通

- 避免群發郵件或模板化話術，針對不同媒體定制溝通內容(如對財經媒體強調行業影響，對生活方式類媒體突出體驗環節)。

- 通過電話或微信跟進確認，上海媒體人節奏快，溝通需簡潔高效。

6. 提供媒體便利性支持

- 交通與接待：大型活動可安排接駁車(如從市中心到浦東場館)，或標注附近地鐵站(如“2號線陸家嘴站3號口”)。

- 現場服務：設置媒體簽到處、專屬休息區、充電設備，并安排專人對接采訪需求。

三、現場管理與后續跟進

7. 活動流程把控

- 確保核心環節(如啟動儀式、嘉賓演講)時間準確，避免媒體空等。

- 預留媒體采訪時段，提前協調受訪者(CEO、明星等)時間。

8. 素材實時共享

- 活動現場通過微信群或云盤分享高清圖片、速記稿、金句摘要，方便媒體快速發稿。

- 針對短視頻平臺媒體(如抖音、小紅書博主)，提供適合剪輯的片段或花絮。

9. 后續關系維護

- 活動結束后24小時內發送感謝信，附上媒體報道參考模板和資料包。

- 跟蹤報道效果，收集閱讀量、轉發量等數據，匯總成結案報告。

- 長期維護媒體關系，定期邀請參與品牌活動或提供行業資訊。

四、上海本地特殊注意事項

-地域文化敏感度：結合上海本地熱點(如城市更新、海派文化)設計活動亮點。

- 頭部資源競爭：知名媒體檔期緊張，可考慮與本地媒體聯盟(如上海報業集團)合作。

- 政策合規：注意遵守上海大型活動報備流程，尤其是涉外或大型場館活動。

通過以上策略，既能提升媒體到場率，也能最大化活動傳播效果，同時為后續合作積累優質媒體資源。上海活動承辦單位：上海原達廣告有限公司，地址：徐匯區龍吳路410弄87號507.電話：15000345168.歡迎垂詢!