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在企業(yè)日常運(yùn)營中，審批流程貫穿于合同簽署、報(bào)銷申請、項(xiàng)目立項(xiàng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不僅是資源配置和組織運(yùn)作的核心手段，更是合規(guī)管理與風(fēng)險(xiǎn)控制的重要保障。然而傳統(tǒng)的審批方式在體驗(yàn)設(shè)計(jì)上存在諸多不足，導(dǎo)致操作繁瑣、溝通低效以及人為失誤頻發(fā)。

這些問題不僅影響了審批參與者的操作體驗(yàn)，還會成為企業(yè)整體效率提升的瓶頸，針對這些問題，我們通過讓流程更清晰、提升場景適配能力以及優(yōu)化信息展示等方式，來提升用戶體驗(yàn)和審批效率，從而幫助企業(yè)整體運(yùn)作更加順暢。

限時(shí)審批：拯救拖延癥，讓時(shí)間不再“摸魚”

在傳統(tǒng)的審批流程中，我們有時(shí)會遇到這樣的情況：一些審批人因?yàn)楣ぷ魈Α⑹虑樘啵瑢?dǎo)致事情一拖再拖，結(jié)果業(yè)務(wù)被卡住，團(tuán)隊(duì)里也充滿了“到底批不批”的小情緒，而限時(shí)審批的核心在于“時(shí)間管理”，分析每個(gè)審批環(huán)節(jié)通常需要的時(shí)間，并將這些信息透明化地展示給申請人和審批人。

例如，當(dāng)一份報(bào)銷單提交后，申請人可以看到：“平均審批時(shí)間為 3 小時(shí)” ，而對于審批人，系統(tǒng)則會貼心地提醒：“其他同事處理類似審批僅需 2 小時(shí)哦！”這種基于數(shù)據(jù)的提醒不僅能有效緩解拖延癥，還能營造一種“無形的壓力”，促使審批人更加高效地完成任務(wù)，避免因瑣事堆積而影響重要事項(xiàng)的推進(jìn)。

對于申請人來說，限時(shí)審批的好處顯而易見：他們再也不用天天盯著審批進(jìn)度，心里默念“快點(diǎn)批啊”，而是可以清楚地知道大概需要等多久，從而合理安排自己的工作計(jì)劃。

審批自動化：讓流程自己“跑”起來，省心又高效！

審批的自動化設(shè)計(jì)就像是給每個(gè)審批單安排了一個(gè)智能助手，這個(gè)助手不僅能根據(jù)不同的情況自動決定接下來該做什么，還能主動協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié)，配置各種自動化規(guī)則、AI插件或者校驗(yàn)，確保整個(gè)流程無縫銜接。比如：

• 工地人員打卡后，AI可以自動檢查打卡照片是否符合要求，比如是否戴了安全帽。

• 客戶拜訪申請通過后，接待人員會立刻收到日程提醒。

• 采購物品快到期時(shí)，系統(tǒng)會自動發(fā)送提醒。

審批自動化還體現(xiàn)在信息通知和后續(xù)任務(wù)的分配上。當(dāng)某個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批完成后，可以通過多種渠道（如郵件、短信或者消息推送）通知相關(guān)人員，并生成待辦任務(wù)。這樣一來審批不再是孤立的環(huán)節(jié)，而是與后續(xù)操作緊密相連，真正實(shí)現(xiàn)了“流程追人”的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

動態(tài)流程和并行分支：靈活審批，多部門協(xié)作的“神助攻”！

很多時(shí)候?qū)徟鞒滩皇且怀刹蛔兊模切枰鶕?jù)具體情況靈活調(diào)整。例如，當(dāng)某份申請涉及多個(gè)部門時(shí)，審批路徑可能會發(fā)生變化；或者在審批過程中發(fā)現(xiàn)某些數(shù)據(jù)存在問題，需要重新校準(zhǔn)流程走向。這就要求審批系統(tǒng)具備高度的靈活性和適應(yīng)性。

動態(tài)流程的設(shè)計(jì)正是為了應(yīng)對這種復(fù)雜場景，審批人可以在特定節(jié)點(diǎn)對流程內(nèi)容進(jìn)行修改，并根據(jù)修改后的數(shù)據(jù)重新校準(zhǔn)后續(xù)路徑。比如，當(dāng)審批人發(fā)現(xiàn)申請金額超出預(yù)算時(shí)，可以直接調(diào)整金額，并觸發(fā)系統(tǒng)重新計(jì)算預(yù)算余額和審批層級，能夠快速響應(yīng)變化，避免因規(guī)則而延誤關(guān)鍵事項(xiàng)。

當(dāng)遇到需要多個(gè)部門一起審批的復(fù)雜情況時(shí)，比如派工單、產(chǎn)品上架、采購訂單或者大客戶簽約，每個(gè)審批流程獨(dú)立進(jìn)行，互不干擾。到了關(guān)鍵步驟，這些流程再匯總起來，方便大家高效完成審批。這樣一來，既省時(shí)又省力，輕松搞定復(fù)雜任務(wù)。

自定義摘要：把重點(diǎn)說得明明白白，讓人秒懂

在多級審批的復(fù)雜流程中，審批人不僅需要快速理解當(dāng)前環(huán)節(jié)的核心信息，還需要準(zhǔn)確判斷并將其傳遞給下一環(huán)節(jié)，而自定義審批摘要的作用，就是為每份審批單提煉出重點(diǎn)，讓人一眼就能看明白核心內(nèi)容。

以財(cái)務(wù)審批為例，這類審批單通常涉及金額、預(yù)算余額以及資金使用計(jì)劃等重要信息。對于審批人來說，最關(guān)心的問題無疑是：“這次申請的資金是否合理？”“預(yù)算是否還有余量？”“后續(xù)是否會面臨資金短缺的風(fēng)險(xiǎn)？”

而自定義摘要解決的就是這類問題，一份財(cái)務(wù)審批單的摘要可這樣展示：“本次申請金額為10萬元，當(dāng)前預(yù)算剩余5萬元，建議后續(xù)嚴(yán)格控制支出，避免超支風(fēng)險(xiǎn)。”短短一句話，既明確了申請金額，又點(diǎn)出了預(yù)算狀況，并給出了后續(xù)行動的方向，讓審批人一目了然。

審批人常常需要針對不同類型的審批單撰寫回復(fù)意見，但每次都從零開始撰寫不僅費(fèi)時(shí)，還可能導(dǎo)致回復(fù)內(nèi)容不夠規(guī)范或缺乏針對性，而審批意見模板則解決了這個(gè)問題。

管理員可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，為每個(gè)審批環(huán)節(jié)設(shè)置個(gè)性化的回復(fù)模板。這些模板既可以包含通用的審批意見，也可以根據(jù)具體場景進(jìn)行定制化設(shè)計(jì)。例如，在財(cái)務(wù)審批中，管理員可以預(yù)設(shè)以下幾種常見的回復(fù)模板：

• 同意審批：“經(jīng)審核，本次申請符合預(yù)算規(guī)劃，同意通過。”

• 需進(jìn)一步核實(shí)：“請補(bǔ)充相關(guān)材料，說明資金使用的具體用途及必要性。”

• 拒絕審批：“本次申請超出預(yù)算范圍，建議重新調(diào)整方案。”

審批人在操作時(shí)，只需一鍵調(diào)用這些預(yù)設(shè)的模板，即可快速完成審批意見的填寫。這種方式不僅節(jié)省了時(shí)間，還能確保回復(fù)內(nèi)容的專業(yè)性和一致性，避免因個(gè)人表達(dá)差異而導(dǎo)致的溝通障礙。

結(jié)語：智能審批流，開啟高效辦公新時(shí)代

從限時(shí)審批到自動化流轉(zhuǎn)，從動態(tài)流程到數(shù)據(jù)摘要，智能審批流正以其強(qiáng)大的功能和靈活性，徹底顛覆傳統(tǒng)的審批模式。它不僅解決了繁瑣低效的問題，還為企業(yè)帶來了全新的管理理念和實(shí)踐方法。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大潮中，審批已不再是單純的行政事務(wù)，而是連接各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、推動組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)的核心紐帶。

隨著技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，智能審批流還將融入更多創(chuàng)新元素，如自然語言處理實(shí)現(xiàn)語音審批、AI助手等。這些新技術(shù)的應(yīng)用，將進(jìn)一步拓展審批的邊界，使其更加智能、安全和便捷。

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編排 | 羅家玉

終審 | 蘇 菁

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