隨著教育資源逐漸豐富，學(xué)校的設(shè)備、公務(wù)資產(chǎn)等固定資產(chǎn)數(shù)量也隨之不斷增長。從多媒體教室的電子設(shè)備，到實驗室的儀器耗材，再到圖書館的圖書、閱覽桌椅，如何對這些設(shè)備進行有效的登記、管理和盤點，成為學(xué)校后勤和教務(wù)管理中的一項長期難題。

傳統(tǒng)的管理方式大多依賴人工登記與紙質(zhì)臺賬，或者使用基礎(chǔ)的Excel表格手動記錄。隨著設(shè)備使用頻率上升和跨部門使用場景增加，這種低效、易出錯的方式已經(jīng)難以支撐現(xiàn)代化校園管理的需求。對此，不少學(xué)校開始嘗試使用“二維碼一物一碼”的方式，對校內(nèi)資產(chǎn)進行統(tǒng)一編號、建檔和數(shù)字化管理。

設(shè)備多、分布廣

一所普通中學(xué)的教學(xué)樓，往往配備了十幾間教室、多個功能室、實驗室、教師辦公室和儲藏區(qū)，每一個空間內(nèi)都分布著大量的教學(xué)設(shè)備與物資。每年年末的資產(chǎn)清查和盤點工作，常常要耗費多名教師、后勤人員甚至志愿學(xué)生數(shù)周的時間。設(shè)備編號混亂、責(zé)任不清、損壞記錄缺失等問題頻頻出現(xiàn)，不僅影響資產(chǎn)核算，還帶來校內(nèi)管理上的責(zé)任爭議。

“設(shè)備到底是哪年的？什么時候報修過？誰負責(zé)保管？”成為管理人員口中的“靈魂三問”。如果仍然依賴人工記錄和線下溝通，這些問題幾乎無從快速查找。

而現(xiàn)在，越來越多學(xué)校引入了二維碼資產(chǎn)管理方式，對每一臺設(shè)備貼上專屬二維碼，掃碼即可查看或提交相關(guān)信息，極大地提升了管理效率和透明度。二維碼在固定資產(chǎn)管理中，不僅是貼一張碼這么簡單，更是每個資產(chǎn)的“唯一身份證”。

微信掃碼即用，老師學(xué)生都能輕松操作

以洪塘中學(xué)為例，該校從2023年起開始使用二維碼方式管理校內(nèi)固定資產(chǎn)。學(xué)校的財務(wù)人員用草料二維碼平臺建立了一套適用于校園場景的二維碼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將已有的資產(chǎn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，批量生成包含設(shè)備名稱、編號、購置時間、責(zé)任人等信息的二維碼，制作成固定資產(chǎn)二維碼標簽打印后統(tǒng)一貼在設(shè)備上。

使用場景涵蓋了教學(xué)樓電腦設(shè)備、實驗室儀器、圖書館辦公設(shè)備、體育器械及辦公用品等。老師們只需用手機掃碼，就可以查看設(shè)備狀態(tài)、更新使用記錄，或提交維修申請；后勤人員也能通過后臺系統(tǒng)實時查看臺賬，統(tǒng)一管理，導(dǎo)出報表，減少人工溝通和整理時間。

而南京理工大學(xué)的張主任通過草料二維碼制作了一批設(shè)備二維碼，適用在了各個實習(xí)教室的設(shè)備上，學(xué)生用微信掃一掃，設(shè)備儀器的照片、儀器名稱、價格、技術(shù)指標、功能、操作安全注意事項等等信息，還有課程思政內(nèi)容，躍然于手機屏幕。

整個部署過程沒有開發(fā)環(huán)節(jié)，也不需要安裝額外的系統(tǒng)軟件，操作完全通過網(wǎng)頁和微信掃碼完成。對于沒有專業(yè)資產(chǎn)管理人員的學(xué)校來說，這樣的方案既方便又高效，真正實現(xiàn)了“非技術(shù)人員也能搭建固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”。

跨部門協(xié)同，責(zé)任明晰

過去，設(shè)備使用和管理常因為跨部門而責(zé)任模糊，比如電腦由信息技術(shù)組采購，卻由教務(wù)處統(tǒng)一維護，若設(shè)備損壞難以界定問題環(huán)節(jié)。現(xiàn)在，通過二維碼建檔，每件設(shè)備在錄入時就綁定了采購部門、使用部門和責(zé)任教師，一旦出現(xiàn)問題，可溯源、可追責(zé)。

此外，設(shè)備的維護周期和報修記錄也會被實時記錄在案，每次掃碼報修、維修完成后更新狀態(tài)，系統(tǒng)自動保存變更歷史，形成完整的資產(chǎn)生命周期數(shù)據(jù)鏈。這種方式避免了口頭交接和手寫登記的不確定性，管理責(zé)任邊界更加清晰。

期末盤點數(shù)據(jù)一鍵匯總

每年學(xué)期末的資產(chǎn)盤點工作，是學(xué)校資產(chǎn)管理中最頭痛的部分之一。尤其在擁有多個校區(qū)或教學(xué)樓的情況下，設(shè)備分散、賬務(wù)信息更新滯后、記錄混亂等問題，極易導(dǎo)致盤點誤差甚至資產(chǎn)流失。

采用二維碼管理后，盤點方式變得極為簡便。只需要在固定資產(chǎn)二維碼上盤點狀態(tài)功能，工作人員帶上手機，逐一掃碼填寫設(shè)備狀態(tài)，系統(tǒng)就會自動更新盤點狀態(tài)，后臺即可查看盤點報告，了解哪些資產(chǎn)已完成盤點，并對比臺賬數(shù)據(jù)與實物信息，快速找出異常項。

應(yīng)用草料二維碼的固定資產(chǎn)二維碼進行資產(chǎn)盤點，可將原本需要近兩周完成的資產(chǎn)盤點任務(wù)，壓縮到一天內(nèi)，節(jié)省了大量人力成本，也極大提升了資產(chǎn)核算的準確性。

從資產(chǎn)到責(zé)任，從管理到優(yōu)化

二維碼資產(chǎn)管理不僅解決了“看得見”的設(shè)備管理難題，也可以促使學(xué)校內(nèi)部管理流程的規(guī)范化。通過數(shù)據(jù)集中、過程可查、狀態(tài)實時可見，學(xué)校管理者可以更清晰地把握資產(chǎn)的配置效率、使用情況與更新周期，為后續(xù)采購預(yù)算和配置調(diào)整提供決策依據(jù)。

對教育機構(gòu)而言，這不僅僅是一種管理工具的更替，更是一種現(xiàn)代化、責(zé)任化、數(shù)據(jù)化管理理念的體現(xiàn)。在預(yù)算有限、人員固定的背景下，可以嘗試使用草料二維碼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，能幫助你快速實現(xiàn)資源可視化、管理數(shù)據(jù)化。

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