2012年7月1日，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，對(duì)公文格式作出了比較明確的規(guī)定。實(shí)踐中，格式錯(cuò)誤仍存在，有的錯(cuò)誤還是反復(fù)出現(xiàn)的，應(yīng)引起重視。公文格式錯(cuò)誤不但影響著公文的美觀和規(guī)范，有時(shí)還會(huì)造成意思曲解。

一、涉密公文不標(biāo)份號(hào)或標(biāo)注不當(dāng)

份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，編號(hào)的目的是為了準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)以及分發(fā)范圍、對(duì)象，當(dāng)文件需要收回保管或者銷毀的時(shí)候，可以對(duì)照份號(hào)掌握是否有遺漏和丟失，發(fā)文機(jī)關(guān)可以根據(jù)份號(hào)掌握公文的去向。當(dāng)前存在的問題：

一是涉密公文不標(biāo)注份號(hào)。以前行政機(jī)關(guān)公文秘密級(jí)可以不標(biāo)，按新國家標(biāo)準(zhǔn)要求都必須標(biāo)注。為了發(fā)放方便，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份號(hào)。

二是份號(hào)標(biāo)注不正確。新標(biāo)準(zhǔn)要求一般用六位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，編虛位補(bǔ)齊，比如“000369”。但有的機(jī)關(guān)仍不按規(guī)定位數(shù)標(biāo)注。另外，在黨內(nèi)法規(guī)和規(guī)范性文件備案過程中，有的機(jī)關(guān)將涉密文件下發(fā)時(shí)編號(hào)，報(bào)備時(shí)卻不予編號(hào)，這也是不符合規(guī)定的。

二、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用不當(dāng)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，是文件首頁上紅色的制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，可以說是公文的“臉面”。當(dāng)前有以下使用錯(cuò)誤：

一是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志大小失當(dāng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的字形大小應(yīng)該恰當(dāng)美觀，不應(yīng)過大或過小。

二是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不正確。正確的有兩種：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成，一種是單獨(dú)使用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。這個(gè)名稱應(yīng)該是全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。當(dāng)前，有的機(jī)關(guān)名稱全稱和簡(jiǎn)稱并用，有的機(jī)關(guān)仍使用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加文種“（××）”的形式，均不規(guī)范。

三是聯(lián)合行文時(shí)格式不當(dāng)。有的“文件”二字沒有“以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布”。

三、發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。當(dāng)前使用錯(cuò)誤的情況主要有三種：

一是符號(hào)錯(cuò)用情況突出。年份本應(yīng)該用六角括號(hào)括起，比如，豫辦〔2014〕3號(hào)，但六角括號(hào)經(jīng)常被錯(cuò)用為“[ ]”。

二是發(fā)文機(jī)關(guān)代字使用混亂。機(jī)關(guān)代字存在重復(fù)現(xiàn)象，如果地名的第一個(gè)字相同，其文件代字有可能也相同，比如，河南省新鄭市委和武漢市新洲區(qū)委都在使用“新發(fā)、新辦”。有的機(jī)關(guān)代字過長，甚至用了七八個(gè)字；有的代字容易造成誤解，比如，“精神辦”，等等。

三是發(fā)文順序號(hào)編虛位。比如，有的標(biāo)注為〔2014〕03號(hào)。

四、標(biāo)題擬制和標(biāo)注太隨意

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。

標(biāo)題當(dāng)前存在的主要問題有：

一是排列形式錯(cuò)誤。標(biāo)題可以分一行或者多行居中排布，一定要做到語意完整、美觀大方，多使用菱形和寶塔形排列。但實(shí)際工作中，多行標(biāo)題仍有排列為方形和沙漏形的情況。

二是亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題中目前仍有使用逗號(hào)等的情況，使用書名號(hào)也比較隨意。

三是不簡(jiǎn)潔、不完整、不準(zhǔn)確。有的標(biāo)題過長，出現(xiàn)了四五行；有的轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)文種重復(fù)，出現(xiàn)一連串“的通知的通知的通知”；有的多處重復(fù)一個(gè)地名和出現(xiàn)多個(gè)文件名，比如，××省委辦公廳、××省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)《××省××辦法》《××省××辦法》《××省××辦法》的通知。另外，標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般使用全稱，三個(gè)以上時(shí)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱為宜。

四是文種使用錯(cuò)誤。有的沒有使用法定文種，比如，計(jì)劃、講話等不搭載通知直接行文；有的生造文種，比如，不用批復(fù)用批示；有的錯(cuò)用混用文種，比如，關(guān)于××的請(qǐng)示報(bào)告、關(guān)于××的報(bào)告的函。

五、附件附注使用出現(xiàn)錯(cuò)誤

有些同志不太注重這兩個(gè)格式要素，認(rèn)為不影響大局，使用起來要求也不嚴(yán)格。目前存在的主要問題有：

一是附件說明和附件不相符。由于審核不細(xì)致，出現(xiàn)附件說明和附件的標(biāo)題不完全一致，或者附件數(shù)量前后不一的情況。

二是附件說明標(biāo)注不當(dāng)。有的附件順序號(hào)使用漢字，漢字后面的標(biāo)點(diǎn)用頓號(hào)，這是錯(cuò)誤的，正確的是使用阿拉伯?dāng)?shù)字和圓點(diǎn)。有的正文中已經(jīng)寫明報(bào)送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，卻仍然使用附件，比如，××辦公室轉(zhuǎn)發(fā)××局關(guān)于××的意見的通知，還標(biāo)注附件“××局關(guān)于××的意見”。

三是附注使用不規(guī)范。公文如果有附注，應(yīng)居左空兩個(gè)字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。目前仍有不用圓括號(hào)，或者位置錯(cuò)標(biāo)的情況。

這里選取的只是一些使用錯(cuò)誤比較突出的格式要素，其實(shí)正文中存在的問題更多更復(fù)雜。其他還有簽發(fā)人存在標(biāo)注位置不當(dāng)?shù)那闆r，主送機(jī)關(guān)存在多頭主送的問題，解決空白頁問題仍使用“（此頁無正文）”，印章使用混亂，等等，都需要我們?cè)诠ぷ髦姓J(rèn)真予以避免。

信息來源：本文來源于“秘書工作”，由人事工作者編輯整理。

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