踏實干活的,還真不如會做PPT的,將成過往?
文:中外管理傳媒 王爽
責任編輯:胸懷天下
管理解讀:劉百功(“中國造隱形冠軍”評選評委、中外管理傳媒利潤倍增中心學術主任、西南財經大學西部商學院企業賦能增長研究中心執行主任)
當互聯網大廠“996”文化引發的“討伐”尚未消散,一場由企業主動發起的“反內卷”浪潮正在職場掀起新風暴。
前不久,大疆創新一則“強制員工晚上9點前必須下班”的內部通知引發熱議,這個曾被視作“狼性文化”代表的科技公司,如今卻在辦公區安裝智能打卡系統,用技術手段確保加班禁令的落實。幾乎同期,美的集團“強制18:20下班”的詞條登上熱搜,其內部文件更明確提出“嚴禁PPT匯報”“下班時間不得開會”等顛覆性規定。名創優品、快手等企業也相繼加入這場辦公方式革命,取消PPT匯報、限制會議時長等舉措形成連鎖反應。
這場席卷制造業、科技、零售等多個領域的辦公革命,折射出中國職場文化的變革。在效率至上的傳統理念下,PPT曾被視為專業度的象征,而一份出自美的集團的內部調研顯示,員工平均每周需耗費6.8小時制作PPT,相當于損失了13%的有效工作時間。
PPT帶來的副作用還不止于此,美的集團董事長方洪波在內部信中直言:“過度包裝的匯報掩蓋真實問題,我們要回歸生意的本質。”斯坦福大學虛擬協作實驗室發現,過度依賴書面匯報會降低23%的跨部門協同效率,因為信息在層層美化中失真。
苦PPT久已的職場人,對無效內耗的容忍度持續降低。脈脈研究院數據顯示,2023年職場人最反感的企業文化中,“形式主義流程”以67%的得票率高居榜首。前程無憂《2023職場人心理健康報告》顯示,68%的受訪者認為無效加班正在摧毀工作熱情。當00后開始用“摸魚經濟學”對抗形式主義,企業不得不重構管理哲學——不是通過工作時長證明價值,而是用真實產出衡量貢獻。
隨著越來越多的企業調整下班時間、提倡簡化辦公,是否預示著“表演式奮斗”時代的終結?
PPT惹了誰?
中外管理傳媒:美的集團方洪波與名創優品葉國富均提出內部溝通禁用或限制PPT使用的要求,您認為這兩家企業在此要求上的共性出發點是什么?這些公司提出的簡化工作方式要求,是基于當前企業面臨的哪些普遍問題和挑戰?
劉百功:美的集團和名創優品對PPT使用加以限制,其核心目的在于提升效率。在不少企業中,會議泛濫、效率低下,“文山會海”現象屢見不鮮。常見場景是員工白天被各類會議纏身,下班后還不得不加班,這種工作模式極為普遍。這無疑是當下企業面臨的一大挑戰,也是這些公司提出簡化工作方式的原因之一。
對企業而言,關鍵問題在于,并非是PPT本身有問題,而是如何切實提升工作效率。
PPT的弊端在于準備時間過長,梳理PPT邏輯以及進行版面設計等細節都頗為耗時。實際上,美的、名創等企業不用PPT,并非PPT本身存在錯誤,而是過于繁瑣的PPT與提高效率之間存在矛盾。所以,PPT是否可以不用過度美化、文字能否進一步簡化,才是提高效率的根本之道。
如果企業內部溝通不使用PPT,就必然需要尋求其他替代方式進行溝通。完全摒棄文字資料、僅靠口頭溝通,顯然不切實際。因此解決辦法要么是讓IT信息系統更加完善、便捷且高效,要么借助人工智能手段提升溝通效率。在我看來,運用科技手段提升溝通效率或許是未來必然的發展趨勢。在眾多科技手段中,AR系統目前尤為關鍵,極有可能成為所有企業未來探索的重要發展方向。
效率提升的本質是管理哲學的進化。從工具革新到制度重構,企業正在經歷從工業時代向數字時代的范式遷移。限制PPT僅是起點,更深層的“組織智商”升級需要構建數據驅動的決策體系、培育工程師文化、重塑彈性組織架構。這場效率革命終將重構未來工作生態。
關鍵在于,不要美化!
中外管理傳媒:類似于美的簡化工作方式的要求,對企業員工的工作習慣和工作效率可能會產生哪些積極和消極的潛在影響?
劉百功:若企業決定棄用PPT,轉而采用Word文檔進行工作交流,可能會引發一系列新的問題。在沒有PPT的情況下,是否會大量出現Word文檔?對于簡單的工作溝通場景,口頭匯報或通過辦公系統發送信息已足夠應對。然而,當討論深入時,不僅需要介紹背景資料,還需展示行業數據與產業數據,此時應選擇何種方式進行展示?相較于PPT,Word文檔和Excel表格可能更為繁瑣且耗時。
因此,工作習慣的核心在于如何在解決問題的同時保持工作效率,實現兩者的平衡。從效率角度來看,如前所述,棄用PPT后使用Word文檔和Excel表格是否真的能提高效率?究竟哪種方式在呈現概念與數據方面最為高效?不同企業在實際應用中可能會得出不同的結論。
中外管理傳媒:從企業組織文化建設的視角來看,美的和名創優品所采取的這些舉措,可能會對其各自的企業文化產生何種改變與塑造?
劉百功:從企業文化視角審視,美的和名創優品這類簡化工作文件的舉措,若能始終如一地堅持且執行不走樣,會對整個組織產生積極影響。長此以往,組織內全體成員有望在工作中切實感受到效率的提升,這無疑將為企業帶來巨大益處。
當然,在提升組織內部效率方面,仍有諸多工作亟待推進。畢竟,影響組織效率的因素并非僅局限于會議中是否使用PPT。例如,會議本身的必要性、會議時長的把控、會議形式的選擇以及是否需要設置主持人等,均是需要綜合考量的要點。開會作為一種有效的管理手段,其本身以及PPT工具均無問題。然而,若開會毫無目標,僅為開會而開會,則會成為問題。同樣,在制作PPT時若一味追求美化而耗費大量時間,亦是不可取的。
因此,從企業文化層面來看,效率是最為關鍵的問題。如何平衡效率與效果,是我們需面對并著力解決的核心所在。在溝通與協同過程中,特別是在會議場景下,究竟選擇使用Word、Excel表格還是PPT,實際上應以會議預期達成的結果為導向,這才是重點。簡而言之,我們既要全力追求工作效果,又要注重提升工作效率,唯有兩者兼顧,才是最理想的狀態。
“強制下班”背后的深層原因
中外管理傳媒:在您接觸的眾多企業中,有沒有類似成功推行簡化工作方式并取得顯著成效的案例,它們的經驗對企業有哪些借鑒意義?
劉百功:以我們公司為例,我們一直在簡化工作流程,提升工作效率。在過去十余年,我們推行了靈活的上班制度,員工上班時間不固定,甚至一天不來公司辦公也可以,唯一的要求是必須按時完成項目任務。這一制度充分給予員工自主安排工作時間的權利,極大地提升了工作的靈活性。
在會議展示方面,我們不強制要求使用PPT,并且鼓勵大家探索多樣化的展示方式。我們倡導簡化PPT,并非摒棄它。比如,PPT模板無需過度設計,白底黑字簡潔明了,避免繁雜設計帶來的時間浪費,力求讓信息傳達更高效。
會議流程的規劃也是我們關注的重點。會前,我們會明確會議目的、規劃流程、確定主持人,嚴格限定發言人時長,并提前準備會議資料,確保參會人員充分了解會議內容,為會議高效進行做好鋪墊。更重要的是,我們重視會議的落地執行,每次會議結束后都會追蹤執行結果,并在下一次會議中進行復盤,以此確保各項決策能夠有效推進。同時,我們也注重會議中的細節。例如,我們借鑒亞馬遜的做法,在會議現場設置一把空椅子,代表客戶視角,時刻提醒我們在決策時要充分考慮客戶需求。
中外管理傳媒:追求效率可以說是企業的長期追求,為何近期眾多企業紛紛著手推動工作簡化?
劉百功:新生代年輕職場人對“無效加班”往往極為反感,他們更傾向于高效完成工作,追求工作與生活的良好平衡。企業為順應這種職場趨勢,必然會進行一些簡化改革。
但我認為一系列簡化辦公的舉措僅僅是表面現象,深入思考會發現,像美的、海爾、名創優品等企業紛紛倡導員工不加班、非必要不加班,背后有著更深層次的原因。
歐盟通過的《禁止強迫勞動法案》,首次對全球范圍內的企業進行道德規范約束。按照法案內容來看,所有非5天8小時工作制生產的產品都將被禁止進入歐盟市場,即便這些勞動者是自愿加班也不允許。
這一制度的出臺,很可能是眾多企業積極轉變工作方式、倡導合理工作時間的重要驅動力。對于那些期望在國際市場尤其是歐盟市場分得一杯羹的企業而言,這一制度無疑成為了他們積極轉變工作方式、倡導合理工作時間的關鍵驅動力。
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