作為管理者，你有責任為自己和團隊努力改善時間管理上的不足。這不僅能減輕大家的壓力，鑒于優秀管理者對留住員工至關重要，這或許還會對人員流動率產生影響。本文總結出了管理者在時間管理方面常出現的五個關鍵不足，以及克服它們的方法。

你早上起床時，大概不會想“我該如何讓我的下屬痛苦呢？”但根據SHRM（美國人力資源管理協會）的一項調查，84%的員工認為，管理能力欠佳的管理者會制造不必要的工作和壓力，而他們最需要提升的三大技能之一就是“時間管理和任務分配”。從我輔導客戶的經驗來看，糟糕的時間管理是管理不善的一個重要因素。當你無法掌控自己的時間時，你可能會讓團隊負擔過重，制造不必要的緊急情況，以及忽視提供必要的支持。

如果你在時間管理上存在困難，這些問題可能會產生負面的連鎖反應。往輕了說，團隊可能會開玩笑似地接受你開會總是遲到10分鐘這個事實。往重了說，你可能會讓為你工作的人身心俱疲：我曾有一些接受輔導的客戶，他們因上級管理者嚴重的時間管理問題，而出現焦慮、抑郁、高血壓、顳下頜關節紊亂以及自身免疫疾病發作等情況。

即便你工作努力且用心良苦，你仍可能給下屬帶來壓力或打擊他們的積極性。作為管理者，你有責任為自己和團隊努力改善時間管理上的不足。這不僅能減輕大家的壓力，鑒于優秀管理者對留住員工至關重要，這或許還會對人員流動率產生影響。我總結出了管理者在時間管理方面常出現的五個關鍵不足，以及克服它們的方法。畢竟，成長和改變的機會總是存在的。

缺陷1：分配工作時完全不顧團隊的承受能力

作為管理者，你需要給團隊成員分配和委派任務。但總有那么一個節點，你的下屬會達到或超出他們的工作能力極限。如果你沒意識到他們已達到極限，就可能讓團隊負擔過重，這會導致工作時間長得難以持續，工作質量下降，在某些情況下，甚至會讓他們因覺得注定失敗而陷入癱瘓。

為避免這些問題，建立一個集中記錄的地方，記錄每個人在做什么、你委派了什么任務以及他們還剩多少工作能力。你可以為每個下屬創建一個共享任務列表，每次分配新任務時都添加進去，比如使用Outlook任務或Todoist 這類工具。或者，如果你管理的是更大型的項目，可以通過Microsoft Project、Asana和Monday.com等工具來設置項目并分配任務。

然后，定期與團隊一起查看這些任務管理系統。你可以在每周的員工會議或一對一會議上進行。如果團隊成員提出擔憂，不要置之不理或指望他們“自己解決”。通過指導他們如何確定優先級、設定界限以及提高效率來幫助他們。

缺陷二：對早已知曉的事情臨到最后才求助

因為你之前沒告知團隊某項任務，從而制造出不必要的緊急情況，這會讓他們迅速走向職業倦怠。沒錯，有些時候不可避免會有緊急任務。但在其他所有情況下，可以采用以下策略。

一旦意識到有新任務，問問自己：“我能把這個任務委派出去嗎？” 如果答案是肯定的，盡快委派。例如，你可以立即轉發一封郵件，并附上說明，讓下屬與你約個時間，討論如何完成這項任務。

對于較大的項目，應該有一些總體路線圖，概述關鍵的可交付成果和里程碑。如果沒有，就和團隊一起制定。你需要一份清晰、整合的文檔，記錄截止日期、到這些日期需要完成的任務、負責完成工作的人員，以及在最終確定前需要誰簽字批準。這些路線圖能讓每個人清楚了解項目進展到了哪一步，以及為了按時完成所有工作接下來需要做什么。

此外，在每個季度末或月末的日歷中設置定期提醒，查看路線圖和其他即將到來的任務，比如投資者演示或會議。這能幫助你在任務變成緊急情況之前就進行委派。提前幾周甚至幾個月告知人們你需要他們完成某項任務，遠比在周五突然告訴他們下周有個會議，需要一份幻燈片要好得多。

缺陷三：沒有與上級管理層明確優先級或設定界限

如果你對老板的每一個要求都答應，你的團隊就會過度承擔任務，不堪重負。為團隊服務的最佳方式之一，就是明確與你所在部門戰略目標一致的最高優先級項目。（如果你采用了上述策略，你應該已經制定好了這些路線圖。）

那么，當有新的潛在計劃或項目出現時，不要馬上把它們當作附加任務接受，而是與上級管理層討論這些新項目與團隊成員目前正在做的工作相比，優先級是高還是低。你可以這樣說：“這聽起來是個很棒的主意，但據我了解，我們本季度的戰略重點是A、B和C。我們的優先級有變動嗎？還是我們應該把這個新計劃推遲到下個季度？” 或者說：“我的團隊目前工作已飽和。您希望我們降低哪些工作的優先級，以便為這個新項目騰出空間？”

你的上級管理者可能并不總是欣賞這種拒絕，但你的團隊會對此心懷感激。

缺陷四：總是找不到人

大多數人不喜歡被微觀管理。但他們確實希望知道，在需要支持和指導的時候能夠找到你。把這一點融入你的日程安排中，定期與團隊成員進行一對一溝通并確保落實，這樣他們會覺得有專門的時間向你提問、獲取反饋并明確工作優先級。根據他們的需求，你可以一周和某人溝通多次，也可以一個月溝通一次。將這些溝通標記為定期活動，并盡量減少取消的次數。

此外，設置“辦公時間”，讓團隊成員可以找你，無論是當面還是線上。利用這段時間處理郵件之類的簡單任務，這樣當有人來找你時，你能輕松轉移注意力。如果有人來找你幫忙，立即給予他們充分關注。

讓團隊成員知道在緊急情況下如何聯系你，并盡可能及時回應。你不必隨時待命，但有些時候他們確實需要盡快得到答案。在這種情況下，告訴他們發短信、即時通訊還是其他溝通方式最合適。

缺陷五：不給予認可和正面反饋

要對每個團隊成員關于每個項目的工作都做出回應，這似乎很耗費時間。但一點點認可就能起到很大作用。蓋洛普的數據顯示，在過去一周收到有意義反饋的人中，80%的人全身心投入工作。

如果你在忙碌中難以顧及認可團隊，那就從小事做起。簡單確認收到交付的成果就可以，比如“非常感謝。我已收到，會進行查看。”這樣當下屬給你發了東西卻沒收到回應時，能避免他們覺得你不在乎他們做的工作或者認為自己做得不好，從而失去動力。

當你有機會查看某項工作，覺得某人做得很好時，當面或通過信息給予正面反饋。有時你太專注于把一項任務從待辦事項清單上劃掉，接著去做下一件事，以至于忘記了郵件附件那頭是實實在在的人。永遠不要以為人們自然而然就知道你欣賞他們的工作。

最后，在適當的時候，要論功行賞。在做演示之前，花幾分鐘時間想想誰是項目的最大貢獻者。如果這是團隊共同努力的結果，記得點明這一點，這能大大降低下屬產生怨恨情緒的可能性。

如果你在自己的管理行為中發現了這五個問題中的一個或多個，現在就是采取行動的好時機。當你把自己的時間安排得井井有條時，你會更現實地對待并尊重團隊成員的時間。你自己壓力會更小，團隊也會為此感謝你。

關鍵詞：領導力

伊麗莎白?格雷斯?桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）| 文

伊麗莎白?格雷斯?桑德斯是一位時間管理教練。她著有《如何像投資金錢一樣投資你的時間》（How to Invest Your Time Like Money）和《高效時間管理》（Divine Time Management）。

豆包 | 譯 周強 | 編校

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