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本文作者：wayy

本文編輯：竺蘭

在 Excel 使用中，總會有原始數據錄入的需求。

那如何提高我們的錄入效率呢？

除了提高自身的打字速度快以外，如果你還知道以下幾招的話~

你的錄入速度一定會提高 N 倍！

橫向跳轉使用 TAB 鍵

大多數的數據錄入是橫向輸入。

比如輸入完第一行的 A 列，然后錄入 B 列、C 列，接著轉到下一行的 A、B、C 列繼續錄入。

這太慢了~

使用 TAB 鍵向右移動就不一樣了！

移動到最后一列，回車會自動跳轉到下一行的起始位置，方便輸入。

選擇區域后輸入

如果需要豎向輸入，我們單元格錄入完畢按回車就會自動跳轉到下一行。

但是，要跳轉到第二列怎么辦？

需要使用鼠標或光標，移動活動單元格，到需要錄入的第二列的起始位置。

第一招中的 TAB 法也解決不了這個問題，怎么破？

在輸入之前先選中錄入的區域就好啦！

到最后一行回車，活動單元格自動跳轉到下一列的第一行，是不是很便捷呢？

設置小數點再輸入

如果你要輸入的是帶小數點的數字，沒有小鍵盤怎么快速處理？

提前設置好小數點位置，直接輸入數字即可，不需要再輸入小數點了。

設置方法：

依次單擊【文件】-【選項】-【高級】，設置【自動插入小數點】。

設置好位數以后單擊【確定】退出即可。

注意：錄入完成之后記得改回來哦，要不然每次錄入數字的時候都會自動加小數點的。

這個技巧你 Get 到了嗎？

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輸入長數字技巧

某些時候會需要錄入長數字，特別是對數字不敏感的同學。

如果要輸入 1 億，后面要加幾個 0 的時候，錄入的是不是要逐個數半天 0 呢？

使用「**」外加 0 的個數可以簡單搞定！

只要知道億后面是 8 個 0，萬后面是 4 個 0 等這些簡單的就可以了！

自定義格式錄入

在錄入序號或編號的時候，有些特定的內容可以使用自定義格式，不需要手工錄入。

只需要輸入數字部分即可，而且還可以自動用 0 補齊，保證整齊美觀。

比如我們要編制一個文件管理的匯總表格，要輸入文件編號：

幻方鄂發[2018]001 號

幻方鄂發[2018]010 號

幻方鄂發[2018]123 號

這些編號并不連號，是不是只能一個一個字的去敲？

其實，只要在自定義單元格設置自定義代碼【"幻方鄂發[2018]"000"號"】，然后只需要輸入變動的數字就行了！

其中 0 表示為占位符，其它字符串需要用一對英文引號（""）包括在其中。

編制考卷中是不是經常會遇到一些特殊字符？最簡單的對號（√）、錯號（×）你是怎么輸入的？

是不是每次都去特殊字符庫里面去找呢？

其實你知道嗎？把剛才的那段自定義格式代碼換成：[=1]"√";[=0]"×"

輸入 1 就顯示對號 （√） ，輸入 0 就顯示錯號 （×） ，是不是很酷炫？

自定義序列輸入

如果錄入經常用到某個序列，比如部門名稱、人員姓名、公司名稱等等，可以將序列數據添加到自定義序列中。

輸入序列中的一個，其他數據都可以通過拖動填充序列的方式錄入，非常方便。

添加自定義序列方法如下：

請依次單擊【文件】-【選項】，即可顯示【Excel 選項】窗口，如下圖所示：

單擊【高級】選項卡，在右側的窗口中找到【編輯自定義列表】選項，打開【自定義序列】窗口：

在工作表中先選中序列區域，再打開添加自定義序列的界面，直接單擊【導入】即可完成定義序列的添加，如下圖所示：

注意：系統自帶的序列，如星期、月份、天干、地支等都可以通過序列來錄入，方便快捷。

使用數據驗證（有效性）

通過數據驗證（數據有效性）的下拉菜單輸入，可以提高錄入準確率和速度。

注意：在序列中，各選項之間使用半角的逗號( , )分開。

批量錄入相同內容

要錄入相同的內容，但這些單元格都是零散的不連續的單元格區域？

使用定位 + 批量填充，一次全部搞定！

比如要將月份區域內的空白單元格批量填充 0，如下圖所示：

設置方法如下：

選中一個包含所有空白單元格的區域，【Ctrl+G】調出定位對話框，定位條件選擇【空值】，單擊【確定】即可選中所有的空單元格。

在編輯欄內輸入 0，然后【Ctrl+回車】，搞定！

多工作表的錄入

要在多工作表中錄入相同的內容？

錄完一個，然后再一個一個表格的復制？

正確的操作方式是：

? 先選中要錄入的第一個工作表，按住 Shift 鍵，單擊最后一個工作表，形成工作表組；

? 在第一個工作表進行數據錄入，設置單元格格式；

? 輸入完畢后，右鍵單擊工作表標簽，單擊【取消組合工作表】。

然后點擊其他的工作表，可以看到，剛才在工作表組中的工作表已全部錄入完畢！

不要問我為何在人員列中輸入一個姓名即可下拉輸入，不懂請再看一遍第六招。

使用自動更正錄入

經常需要寫審批意見，需要標準化語言進行描述，是不是只有復制粘貼大法？

對于經常使用的長文本，可以添加到自動更正選項。

然后，錄入時只需要錄入對應的代碼，就會自動顯示相應的長文本。類似于輸入法中的自定義的詞組。

是不是很神奇！

設置方法如下：

請依次單擊【文件】-【選項】，即可顯示【Excel 選項】窗口，如下圖所示：

單擊【校對】選項卡，在右側的窗口中找到【自動更正選項】

單擊即可彈出下圖所示的【自動更正】窗口：

在【替換】下方的文本框內輸入簡易的代碼（如：whhf）；

在【為】下方的文本框內輸入要生成的自動更正名稱（如：武漢幻方科技有限公司）；

單擊【添加】按鈕完成單個詞組設置，有多個詞組時可重復本步驟，全部設置完成單擊【確定】退出；

這樣設置完成以后就可以達到動畫的效果了。

掌握了這十招，你的錄入速度一定會大有長進，快去動手試一下吧~

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