五、人為產生隔斷

大家可以看 I 列和 M 列，用列或行產生隔斷這個問題挺顯眼的，因為我做的表格本身看著就不舒服，在這里是為了把這個問題說明白。我碰到過很多類似的表格，人為地產生隔斷， 這樣做的本意是為了讓表格更好看。確實也見過做的漂亮的，有一個公司的人員信息表，讓人一看就非常舒服，有底色、有底紋、部門間用帶顏色隔斷分開、內框細線外框粗線等，他們自豪的告訴我這個表格設計了很長時間。我不知道他們的人員信息如何統計分析，這肯定是一個大工作量，而且日常維護得這么漂亮，也是一個不小的工作量。但它僅僅是放在電腦里給人力資源部門看的，或者有時候發給老板看一下。可以試想一下，有多少的無用功浪費在表格的處理上面。我不推薦做的那么復雜，浪費時間不說，而且還阻礙后期的數據處理。

人為產生隔斷，影響著篩選、排序、數據透視表等功能，如果用 Ctrl+A 全選，只能選取一塊的內容。大家也可以試一下，選取 B3:K4 的內容，能不能選定？所以，有隔斷的表格，我們盡量不要出現，除非是最終報表，完成后直接打印出來。繼續修改表 1，將 I 列和 M 列直接刪除。（接不上的可以查看上面的文章，規范化表格）

表一

六、隱藏行或列

拿到別人的表格處理數據，合并單元格可能是讓大家第一抓狂的事情，隱藏行或列那就可以說是讓大家第二抓狂的事情了。

我曾經用別人做好的人員信息表匯總數據，匯總完后發現人數遠遠不對，仔細檢查才發現隱藏了很多人，問原因，說隱藏的那些人是離職人員，最不可思議的是 300 多在職人員的序號完全正確。不說隱藏行的事，每次人員離職了都重新編輯一次，這就得花費多少時間？ 工作時間都浪費在這些無用的工作上面，工作效率怎么能提高。還碰到過因為隱藏列，導致用 VLOOKUP 導入數據的時候數據出錯，并不是想要的那一列數據。隱藏行或列，從我參加工作到現在碰到太多的人用，它對我們處理數據沒有絲毫的作用。如果隱藏的數據有用，就顯示出來，如果沒用，就把它刪除掉，所以大家不要用隱藏行或列把數據掩蓋起來，要養成良好的習慣。

再看表 1，我們很快能發現 K 列被隱藏了，我們把按著鼠標左鍵，從 J 列選到L 列，拖拽， 就能顯示出隱藏的數據列，把 K 列刪除。

因為在前面的步驟中，我們把 K 列的標題去掉了，K 列中沒有數據。如果 K 列中有數據的話，我們可以選所有的數據列，“右鍵 - 取消隱藏”或者“把鼠標放在兩列間變成十字 - 雙擊”，就可以把隱藏的數據列顯示出來。取消隱藏行是同樣的道理。

七、關鍵數據排在后面

這個問題大家看出來沒有？看表 1 中姓名排在了什么地方？

我們做 EXCEL 表不能像呼喚神秘嘉賓那樣，千呼萬喚始出來。我們介紹神秘嘉賓的時候會說：他是一名男性，（停頓），他 1983 年出生，（停頓），他在人力資源部，（停頓）， 他是這個部門的經理，（停頓），他是誰呢？他就是我們公司人力資源部經理齊濤。好吧， 這是給人們留懸念，但是 EXCEL 表不行，做 EXCEL 表的時候要讓人看著舒服，它要直觀地反映出數據來。我看過一個比我做的這個表還狠的表格，N 個信息后才知道叫什么名字。我們這個工作簿叫“人員檔案信息表”，強調的是“人員”，那為什么不把人員放在前面？

如果把關鍵數據放后面的話，有兩個問題比較麻煩，一個是 HR 用的函數中，VLOOKUP 函數用的比較頻繁（這個函數在后面我會講到），它要求查找的數據必須和數據范圍的第一列對應，如果把人名放在后面，我們的 VLOOKUP 函數會“一籌莫展”的。另外一個是把關鍵信息前面，當信息比較多需要凍結窗口的時候，我們很難找到合適的凍結位置，不利于識別。

綜合以上所述，，關鍵的數據一定要排在前面，關鍵數據要像一個將軍身先士卒沖在最前面。現在我們把“姓名”一列提到前面去，在 A 列和 B 列間插入一列，然后把姓名一列復制或者剪切過去，把原姓名一列再刪除，完成。還有一種簡便方法，選中“姓名”列，按住Shift，拖到 A 列和 B 列間，完成收工。

大家可以根據習慣調整其它列，在這里不再介紹，主要介紹關鍵數據擺放的位置問題。

八、加入空格

這個問題也是大家普遍犯的一個問題，為了使表格看著整齊好看，很多人會加入空格， 最常見的是名字中加入空格以便所有的名字都兩端對齊，有的人甚至會用空格把數據在單元格居中等，這些都是錯誤的做法。

舉個例子：在數據表中查找“朱娜”，會出現搜索不到數據的提示，同樣的，只要名字中間有空格的，我們查找時都提示搜索不到數據，當然也有可能查找到，如你知道名字中間加入了幾個空格或者在名字中間加入“*”號。

在這里需要提醒大家一點，在平時用 EXCEL 處理數據的過程中，要用通用的操作習慣， 而不能是用自己獨創的“技能”，因為只有大家有同樣的操作習慣或者意識的時候才能實現工作的便利銜接，這在一個團隊內尤其重要，這樣才能實現高效辦公。

現在我們把空格去掉，用 Ctrl+F，調出“查找和替換”框，選擇“替換”，在“查找內容” 中輸入一個空格，然后點“全部替換”，這樣空格全部去除，如圖 10

也有人會問，為了格式漂亮，我想讓名字都兩端對齊怎么辦？可以選定要對齊的內容或者某一列，“右鍵 - 設置單元格格式 - 水平對齊 - 分散對齊”即可。

圖 10

九、格式不規范

格式不規范的問題有很多，從表格格式到數據格式，各種各樣的不規范，根據表 1，將一些不規范的情況說明一下。

1、表格中出現各種顏色標注。這個現象是一個普遍現象，好多人為了標識或者突出重點， 經常用各種顏色標注。雖然不影響數據的處理，但是看起來太亂，而且做成報表的時候再調整顏色，浪費時間。所以，除了最終報表，為了格式漂亮可以用顏色標注外，在數據表中不建議有顏色標注，哪怕是用，要用得合適而且規范。

2、用各種邊框。它和顏色標注的道理是一樣的，它不影響數據處理。有時候為了區分不同的內容，有人會用不同邊框來區分。同樣也是不建議用各種邊框，除了最終報表。

3、對齊方式不統一。對齊方式同樣不影響數據處理，人們都有不同的習慣。建議在同一列中，采取同一種對齊方式。

4、直接選定某一行或者一列標注顏色或者邊框。有的人為了方便，通常會直接選定某一行或者一列來標注顏色或邊框。大家可以看表 1 中 A-M 列和 11 行（依據上述步驟更改過的表 1，非原表 1），這樣的習慣很是不好，它影響表格的美觀整潔，同時在將表格中的數據復制出去的時候更改格式比較麻煩，而且還會造成 EXCEL 增肥。建議平時要養成良好的習慣，不要有這樣的操作習慣，如果是臨時性的可以這樣用，用完后記得恢復原貌。

5、序號混亂。在輸入和修改數據的過程中，我們因為增加或者刪減行，造成序號的混亂，每次都需要重新下拉一次，有時候會忽略序號的更新。在這里教大家一個小方法，用 ROW 函數。ROW 函數表示返回某一行的序號，例如 ROW(B4)，返回的是 B4 所在的序號，即 4。如果ROW()，則表示當前行的序號。所以我們從第二行，即 A2 輸入 =ROW()-1，下拉即可。如果增行的話，只需要把增加的那一行填充上公式即可，如果減行的話，則不用理會，序號自動更新。

6、身份證號錯誤。EXCEL 的數值精確度最多是 15 位，所以輸入 18 位身份證號的過程中， 后三位經常會出現“000”的情況。這個一般處理方法有兩種：一是設置成文本格式，二是在輸入前先輸入一個英文“’”號，這個是文本引導符。

7、輸入格式（內容）不一致。在表 1 中，我們會看到部門名稱中出現“五金部”和“設備五金部”；學歷中出現“大專”和“專科”；日期格式中有多種多樣的表達方法，甚至在日期一列中出現漢字；……。

在 EXCEL 數據表輸入過程中，我們一定要保證同一對象只能有一個名稱，同一數據要用一種格式（例如都是文體型或者數值型，數值型保留幾位小數，時間日期格式都統一一個格式等），而且要在任何人、任何表格中保持一致，才能更方便的進行數據引用和處理。在這里強調一點，在 EXCEL 中，日期的格式中，只有“-”或者“/”做連接符時才是最正規的， 其它的用“.”、“、”或者八位日期表達（如 20140622）等都是不正規的用法。

格式不規范的幾個問題說完了，現在我們根據問題將表 1 進行更改。將“財務”更改為

“財務部”，“五金部”更改為“設備五金部”，“大專”、“大本”分別更改為“專科”、“本科”（用查找與替換），日期統一更改為“yyyy-m-d”格式并將“不詳”去掉。全選數據表 - 水平居中 - 垂直居中 - 加粗再加粗（兩次 Ctrl+B）- 主題顏色更改為白色 - 字體顏色更改為黑色（自動）- 去除邊框（邊框選“無框線“）- 再選中 A1:M24 數據 - 所有框線。這樣就修改完成，為了把標題突出，第一行可以加粗。修改完后的表 1 見圖 11。

圖 11

十、加入批注

在用 EXCEL 錄入存儲數據的過程中，我們有時候會碰到特殊情況進行標注，有的人習慣插入批注，但是隨著批注越來越多，看數據的時候根本沒有時間和精力去一一將批注看完。如果有特殊情況進行備注，我們可以在數據的最后一列作為一個備注列，千萬不要插入批注。

將表中的批注去掉，Ctrl+G（定位）- 定位條件（批注）- 編輯- 清除- 清除批注，操作完成。如圖 12、圖 13。

圖 12

圖 13

至此，表 1 中的問題處理完畢，最終表將不再給大家貼出，和圖 1 對比只不過是少了批注。大家看一下處理完后的表格和我處理的是不是一樣的？

十一、小結

總結一下這一部分中出現的各項問題，在 EXCEL 操作的過程中，我們要注意：不要出現表名、不要出現多標題、表中不要出現小計或合計等、盡量不要合并單元格、不要人為產生隔斷、不要隱藏行或列、不要加入空格、關鍵數據排在前面、格式或內容一定要規范、盡量不要用批注。當然，凡事都有例外，這需要大家靈活掌握，例如最終報表、需要打印的表格等可能會出現上述情況，但是在人力資源部門存儲數據或者對外發表格的過程中，一定要注意這些問題，它們對我們的工作效率造成了嚴重影響。

此外，在日常工作中，我們還需要注意一些問題：

1、一張工作表中不要出現多個表格。有人喜歡在一張工作表中放多個表格，為了直觀、為了計算方便……總之是有各種理由，多個表格在一張工作表中，給我們的排序、篩選、增減行或列等都造成了不便，所以在日常工作中，我們盡量不要把多個表格放在一張工作表中。

2、同一類工作簿 / 工作表的名稱要保持一致。如工作表名稱為“1 月生產工資表”， 那么其他月份的名稱應分別為“2 月生產工資表”…… “12 月生產工資表”，而不應為“2 月工資表”或“13 年 3 月工資表”等。

3、要注意養成文件保管的良好習慣。例如把一年的工資表都放在一個工作簿內，或者工資表占用表格比較多的，一個月用一個工作簿，一年的工資表放在一個文件夾內。這便于統一編輯、分析數據等，而且養成良好的習慣，各個數據表不會出現丟失或者找不到的情況。

4、要注意數據的安全。如數據輸入時可使用數據有效性校驗輸入數據；要分發的表格要保護工作表，僅允許其他用戶修改可以修改的單元格；如果引用了其他工作簿的數據，在不需要鏈接時就應斷開鏈接，以免源表格被刪除或移動后，造成本表數據丟失。另外還養成定期備份數據的習慣。

我們在日常工作中，要養成良好的表格操作習慣，同時也帶動和影響周圍的人養成良好的操作習慣，這樣才會給你的工作帶來便利。不良操作習慣不僅制約著我們自己的工作效率， 同時也影響著一個團隊或者組織內其他人員的工作效率。

有的人會想著多學一些函數、學 VBA……在學這些之前，一定要養成良好的表格操作習慣，如果你的習慣養不成，表格輸入不規范，哪怕你的函數學得再好，也無多大作用。

好了，今天就分享到這里，明天將為大家更新善用快捷鍵、常用功能和小技巧的章節內容，歡迎大家關注學習討論！