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本文作者：明鏡在心

本文編輯：竺蘭

大家好，這里是秋葉編輯部~

在之前的文章中，我們介紹過很多處理數(shù)據(jù)表格的技巧。

今天再給大家介紹一些實(shí)用的技巧，無論數(shù)據(jù)量多少，都可以使用。

提高工作效率那是杠杠的。

一起來看看吧！

巧設(shè)單元格格式

有的時(shí)候，我們從系統(tǒng)軟件導(dǎo)出來的數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過加工處理之后，再復(fù)制粘貼到指定網(wǎng)站上。

比如：從公司 OA 系統(tǒng)或者財(cái)務(wù)軟件導(dǎo)出來的數(shù)據(jù)，需要按規(guī)定填寫到稅務(wù)部門或者政府各個(gè)統(tǒng)計(jì)網(wǎng)站上。

可以看出，某些數(shù)據(jù)（比如前三個(gè)）只顯示保留了一位小數(shù)，無法看出第二位小數(shù)是 0 值還是非 0 值。

這個(gè)時(shí)候，千萬不要直接復(fù)制粘貼！

因?yàn)檫@樣很有可能導(dǎo)致最終的運(yùn)算結(jié)果出現(xiàn)尾差。

那么該怎么辦呢？

我們可以先選中【B列】，然后點(diǎn)擊【開始】選項(xiàng)卡中的【增加小數(shù)位數(shù)】。

為什么沒有效果？？？

別慌！這不是表格 BUG，其實(shí)是因?yàn)?Excel 會(huì)根據(jù)活動(dòng)單元格的數(shù)據(jù)類型判斷整列格式。

若活動(dòng)單元格為文本（如空單元格或非數(shù)字內(nèi)容），設(shè)置小數(shù)位數(shù)將失效，需先定位到數(shù)字單元格再操作。

解決的方法就是：

選中【B 列】之后，將活動(dòng)單元格定位在 B5（數(shù)字）單元格，然后再設(shè)置【增加小數(shù)位數(shù)】即可。

結(jié)果很明顯：第二位小數(shù)不為 0 值。

之前顯示只保留一位小數(shù)，是由第二位四舍五入的方法進(jìn)位而來的。

看看，有多可怕。

差之毫厘，就有可能讓你花費(fèi)半天功夫。

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快速填充數(shù)據(jù)

一般情況，快速填充數(shù)據(jù)，我們可以雙擊單元格右下角的填充柄。

如下圖：我們想把金額列用公式四舍五入保留顯示為萬元。

同時(shí)我們并不想緊鄰數(shù)據(jù)區(qū)域添加公式列，而是想隔兩列添加公式列。

如下圖：

但是寫完公式后雙擊右下角填充柄進(jìn)行快速填充數(shù)據(jù)，完全不起作用……

如何解決這個(gè)問題呢？

其實(shí)，Excel 的快速填充功能依賴連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域識(shí)別，若中間存在空列，系統(tǒng)會(huì)誤判為兩個(gè)獨(dú)立區(qū)域，填充時(shí)將跳過空白部分。

通過填充備用列或空格，可強(qiáng)制 Excel 識(shí)別為連續(xù)區(qū)域。

比如：在【C4:D4】?jī)蓚€(gè)單元格中填寫上「?jìng)溆昧小沟茸謽印?/p>

這時(shí)再雙擊公式單元格右下角的填充柄就可以快速填充數(shù)據(jù)了。

或者輸入一個(gè)空格，也可以達(dá)到同樣的效果。

今天和大家分享了兩個(gè)實(shí)用的小技巧。

?巧設(shè)單元格格式

在設(shè)置【增加小數(shù)位數(shù)】的時(shí)候，Excel 對(duì)于活動(dòng)單元格的數(shù)據(jù)類型有一定要求。

如果是文本，此功能將無效；如果是數(shù)字就可以。

所以大家在設(shè)置的時(shí)候，先檢查下是哪一類數(shù)據(jù)類型。

?快速填充數(shù)據(jù)

Excel 對(duì)于數(shù)據(jù)區(qū)域是否連續(xù)，要求非常嚴(yán)格。

不管是本文介紹的雙擊快速填充數(shù)據(jù)，或全選單元格所在區(qū)域，還是插入透視表的時(shí)候自動(dòng)帶出默認(rèn)區(qū)域，都是要求區(qū)域連續(xù)，不能存在空行或者空列。

你掌握了這兩個(gè)技巧，不僅能避免因數(shù)據(jù)格式導(dǎo)致的微小誤差，還能大幅提升批量操作效率，尤其適合處理大型報(bào)表！

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