本文節選自

《精簡寫作：

博報堂演講撰稿人教你寫出好文章》

ISBN：978-7-300-33643-5

【日】蟇田吉昭（ひきたよしあき）著

郭一娜 譯

2025年3月出版

中國人民大學出版社

脫離要點 文章冗長

衛生間里有這樣一條告示：

如果將紙巾放在地板上，可能會被別人誤認為是垃圾丟入馬桶，從而導致馬桶堵塞無法使用。為了他人著想，請大家配合。

這段文字很難懂啊。到底想讓人們配合什么？為什么會出現這樣難以理解的表述？完全可以改得簡潔些—— “請將使用后的紙巾扔進指定垃圾箱”。這樣寫肯定更易理解吧？

寫這則告示的人或許一開始也打算這么寫。但寫著寫著，腦海中可能就涌現出 “如果語氣太強硬招致投訴就麻煩了”或者 “我真的不擅長用命令口吻啊”等想法。

如果這樣從一開始就隨便寫，思路很快就被情緒和感情左右，文中的理由（借口）就會越來越多，甚至還會產生“是不是要再詳細解釋一下”的疑問。文章也就隨之越寫越長。

我認為，首先要寫下 “在衛生間張貼告示的目的”。如果能先總結出目的，即 “讓人們將用過的紙巾扔進垃圾箱”，那么之后只需稍微軟化一下文風，或者解釋一下情況就可以了。

回避想要表達的內容、有意模糊重點，文章就會變得冗長。

隨著社交網絡的發展，每個人都能自由地用文字表達思想。同時，由于過度擔心被投訴、被排斥和遭受網絡暴力，越來越多的文章刻意模糊要點、避免明確表達觀點。如果是相互理解的朋友之間交流，或許無須采用命令的口吻。然而在商界，寫作的心態則不同。

對于商業文書來說最重要的，是在不給對方造成壓力的情況下，告知 “該如何行動”。態度是否傲慢，是次要的。

管理者敦促使用者采取 “將紙巾扔進指定垃圾箱”的行動，才是撰寫衛生間告示的真正目的。

不寫需要對方猜測的文章

我再舉個例子。“本產品若直曬，可能會變色。”這種表述很常見。人們大概能理解 “應該將其存放在避免直曬的地方”。但是，“可能會”這種曖昧的說法并沒有明確告訴消費者是否真的需要改變存放地點。

如果文章需要讀者去猜，難免引起歧義。因此，如果你真希望對方采取行動，就應該明確表達 “存放本商品時，請避免直曬”。促使對方采取正確行動的意念很重要。

演講撰稿人的工作是為客戶撰寫演講稿或評論。寫作內容不應是筆者的言論，而應代表客戶的聲音。

客戶 “不想說的話”該如何表達？ “內心深處的感受”怎樣表述？可以說，演講撰稿人工作的大部分時間都在揣摩客戶的內心。

客戶那邊也一樣，就像本章開頭提到的衛生間告示，當需要斷然向他人做出命令或請求時，就會不由自主地想 “逃避”，試圖通過描述情況糊弄過去。

“這樣說會不會被認為傲慢、招人厭惡？不會遭人投訴吧？”為了消除客戶的此類擔心，我們首先要寫出自己能夠接受的文章，然后再讓客戶接受。這不僅需要技巧，還需要強大的內心。

可以說，演講撰稿人的工作，就是花費大量時間傾聽客戶心聲，從中找出要點，按照邏輯排列，然后將要點總結成客戶本人能接受同時也能令他人信服的精簡文章。

害怕別人說三道四，一旦寫出來就會被批評 “傲慢”……越想避免這種情況，文章就會寫得越長、越支離破碎。

為了避免這種情況，我們要具備從書籍、文件、會議、商談等內容中找出要點、準確表達的 “總結能力”。

總結能力是精簡寫作的根本能力。

提升總結能力的方法

用“一頁一行法”提煉要點

接下來，我按照如何找要點、如何寫總結這個順序依次介紹。

首先要做的是從寫作對象，比如書籍、資料中找出能成為要點的部分并進行解讀。

廣告公司制作策劃書、提案書時，往往會收到客戶事先提供的包括商品名、開發背景等在內的材料。這是一份傳達客戶熱情的詳細而厚重的資料。然而，如果將所有信息都塞進15秒、30秒的廣告，消費者就無法理解產品的優點到底在哪。

這份材料最重要的部分是什么？我們通常要多讀幾遍才能找到。如果不這樣做，就寫不出有分量的策劃書。

在商界，閱讀能力往往體現在尋找要點的能力上。如果懷著輕松的心態去讀材料，就很難抓住核心，更不用提完成提案書、策劃書或報告了。

下面我就教你如何在不夾雜主觀感受和個人情緒的前提下找到核心的秘訣。

一頁一行法

第一個方法是畫重點。

你可能會問：“啊，就這？”但實際上，很多人不擅長畫線。

我為中小學生上日語課。時間長了，只要看一眼學生的課本，我就知道 “這個學生能通過哪些考試”。

成績好的孩子，只在課本最重要的內容下面畫線。而勤奮但成績卻不理想的孩子，課本往往被五顏六色的線畫得密密麻麻。

學習能力表現在能否找到核心內容上。這同樣適用于商界。

職場公認 “能干的家伙”，畫重點的方法就不一樣——只在重要部分下方畫線。他們發言時往往也能切中要害。

那么，到底如何畫重點，才能提升閱讀力？不管是在書上還是資料上畫重點，一頁只畫一處。

就這些。這就是一頁一行法。

按照這個原則去閱讀，不斷地去粗取精：一邊果斷地舍棄不必要的部分，一邊閱讀。

第一遍粗讀時，不要畫線。快速瀏覽一遍后，再從頭開始細讀。這時，要以一頁一處為目標，尋找最重要的詞句。

當發現 “就是這兒！”時，再畫上短線。

如果認為某一頁沒有重點內容，也可以不畫線。相反，即使發現好幾個重點，也要在比較權衡后，最終選擇一處。

據說，不同的書籍和資料中，對工作有益的部分往往只占文章整體內容的10％。所以，就讓我們養成去粗取精、只讀重點的習慣吧。

反復琢磨畫線詞

當你在資料的最后一頁畫完重點后，請放松下來，再客觀審視一下。可以換個時間或地點，讓自己冷靜下來，就像看連環畫一樣，多翻閱幾遍畫過重點的資料。

比如，假設你正在閱讀一本關于AI的書。你可能會在“智能的爆炸式進化”“雖不聰明但勤奮的伴侶”“能記憶、工作，但不能思考”“風險在于人們的錯誤使用”等處畫線。

你一邊回憶書的內容，一邊合并、分解這些畫線詞句，琢磨著 “如果勤奮但不能思考的人被錯誤使用，風險確實會增加”或 “最重要的或許是我們不要錯誤地使用”。這里沒有一定之規。當你反復推敲選出重要詞句時，就能找出一個讓你覺得 “啊哈，這不正是作者的核心思想嗎？”的要點。

即使找不到也別灰心。從書中獲取知識很重要，但更重要的是利用書的內容來激活你的大腦。

順便說一下，我畫線時使用的是懷舊版 “紅色鉛筆”。我曾試過記號筆和各種圓珠筆，但它們的對比度太強，以至于畫完線后很難重新閱讀全文。

還有一種方法是根據筆記顏色區分 “重要內容”或 “有趣內容”，但我不推薦。如果你找重點時總在考慮 “這個地方很重要，應該用紅色”時，就會停止思考，分散 “閱讀”的注意力。

通過從書籍和資料中提取重要句子、在腦海中反復琢磨，你不僅能獲得書中知識，還能增強自我思考能力。

如果畫線太多，就無法合并或分解這些語句，最終只是簡單地讀了一遍而已。

閱讀是尋找，也是思考的過程。

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