招投標(biāo)檔案作為企業(yè)參與招投標(biāo)活動的重要記錄，不僅承載著項目關(guān)鍵信息，更是處理糾紛、追溯責(zé)任的重要依據(jù)。規(guī)范的檔案管理流程，能確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性與可查性，為企業(yè)招投標(biāo)工作提供有力支撐。

從檔案管理的規(guī)范來看，首先要明確歸檔范圍。招投標(biāo)檔案涵蓋從項目意向階段到合同簽訂完成的全過程資料，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同文本等核心文件，以及來往函件、會議記錄、質(zhì)疑與答復(fù)等過程性資料。這些資料需確保真實、完整，不能隨意刪減或篡改，為后續(xù)查閱和追溯提供可靠依據(jù)。

檔案整理需遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。按照項目類別、時間順序或文件類型進(jìn)行分類，同一項目的檔案按招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)依次排列。每份文件應(yīng)標(biāo)注清晰的標(biāo)題、編號、形成時間等信息，方便快速檢索。例如，可采用“項目名稱+文件類別+序號”的編號方式，使檔案管理更加系統(tǒng)化。同時，檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，對于圖紙、照片等特殊載體的資料，需采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保資料不受損。

檔案保管是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，為檔案提供良好的存儲環(huán)境。采用檔案柜、檔案盒等專用工具存放檔案，并建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的接收、借閱、歸還等情況。電子檔案同樣重要，需定期備份，存儲在安全的服務(wù)器或云平臺上，防止數(shù)據(jù)丟失，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，保障檔案信息安全。

檔案管理流程方面，在項目招投標(biāo)活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將資料移交檔案管理部門。移交時填寫移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。檔案管理人員對接收的資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、符合歸檔要求，若發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通補充。

檔案的借閱和利用也需嚴(yán)格規(guī)范。建立借閱登記制度，明確借閱流程和歸還期限，借閱人員需填寫申請表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。對于重要檔案，限制借閱范圍，必要時采用復(fù)印件或掃描件替代原件借閱。同時，檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行清查盤點，檢查檔案的完整性和存儲狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

當(dāng)檔案達(dá)到保管期限時，需按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。組織專業(yè)人員對檔案進(jìn)行評估，確定是否具有繼續(xù)保存價值，對于無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)審批后在監(jiān)督下銷毀，銷毀過程需做好記錄，確保檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。