（一）篩選

在我見過(guò)的人員中，很少有人不會(huì)用篩選的，我認(rèn)為這是比較普及的一項(xiàng)功能了，甚至碰到一些人，他們不會(huì)用查找來(lái)定位人員，但是會(huì)用篩選來(lái)定位人員。說(shuō)實(shí)話，我用的篩選功能不是很多，因?yàn)橐话銜?huì)有其它的辦法來(lái)達(dá)到目的，而且用高級(jí)篩選的時(shí)候，習(xí)慣了用EXCEL 2003 的做法，換到 2007 的一段時(shí)間內(nèi)還是習(xí)慣用 2003 的操作方法。不得不說(shuō)，從2007 版本開始這個(gè)功能越來(lái)越簡(jiǎn)單。

篩選可以根據(jù)“文本篩選”、“日期或時(shí)間篩選”、“數(shù)字篩選”和“按顏色篩選”， 大家可以用修改完畢后的表 1 一一進(jìn)行實(shí)驗(yàn)，把篩選的功能徹底掌握。現(xiàn)在我們進(jìn)行一個(gè)多條件的篩選，如圖 27，我想查找“李姓，專科以上學(xué)歷、2012 年 1 月 1 日以后入職、崗位工資在 670 元和 800 元之間”的人員情況。步驟如下：

STEP 1: 選中 A1:H1，篩選；

STEP 2:“姓名”列，篩選 - 文本篩選 - 開頭是（包含）“李”； STEP 3:“學(xué)歷”列，篩選 - 勾選“專科、本科”；

STEP 4:“入職時(shí)間”列，篩選 - 日期篩選 - 之后 - 輸入“2012-1-1”； STEP 5:“崗位工資”列，篩選 - 數(shù)字篩選 - 介于 - 分別輸入 600 和 800。結(jié)果如圖 28。

圖 27

圖 28

用篩選我們還可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能，就是去掉重復(fù)值。如圖 29，我們用高級(jí)篩選去掉重復(fù)值。

圖 29

（二）分類匯總

分類匯總就是根據(jù)某數(shù)據(jù)列字段進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)匯總。在前面內(nèi)容的講解中，在表格規(guī)范中，有一點(diǎn)要求大家不要有小計(jì)和總計(jì)的出現(xiàn)，因?yàn)槿绻覀円獙?shí)現(xiàn)這些功能，通過(guò)幾個(gè)方法都可以很容易地實(shí)現(xiàn)，前面也有介紹了一個(gè)方法，現(xiàn)在再介紹一個(gè)分類匯總。

在這要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：進(jìn)行分類匯總必須進(jìn)行的步驟 - 排序，進(jìn)行分類匯總前，要按哪個(gè)字段進(jìn)行分類匯總，必須先將該列進(jìn)行排序。

如圖 30，我給大家演示一下按部門進(jìn)行工資小計(jì)并且分部門打印表格的操作步驟。STEP 1: 按部門進(jìn)行排序；

STEP 2: 數(shù)據(jù) - 分級(jí)顯示 - 分類匯總； STEP 3: 如圖 31；

STEP 4: 頁(yè)面布局 - 頁(yè)面設(shè)置 - 打印標(biāo)題 - 頂端標(biāo)題行，選擇第一行的標(biāo)題。確定，操作即完成，大家預(yù)覽一下是不是分部門打印的。

圖 30

圖 31

（三）條件格式

我們使用條件格式，是用它來(lái)特別標(biāo)注我們要強(qiáng)調(diào)的一些數(shù)據(jù)，使它們突顯出來(lái)。用條件格式，就是要在眾多的數(shù)據(jù)中讓符合條件的數(shù)據(jù)乖乖地站出來(lái)，例如突顯員工銷售業(yè)績(jī)哪些排在前幾名、后幾名或在平均數(shù)以上，數(shù)據(jù)中有哪些數(shù)據(jù)重復(fù)了，有沒有規(guī)定時(shí)間內(nèi)生日的員工等，這些都可以用條件格式來(lái)強(qiáng)調(diào)突顯數(shù)據(jù)。

在使用條件格式的過(guò)程中，我們要注意一定要限定條件格式的應(yīng)用范圍，可以先選定應(yīng)用范圍，再設(shè)定條件格式。

我們通過(guò)兩個(gè)實(shí)例來(lái)學(xué)習(xí)一下條件格式。實(shí)例 1：

如何在一張工資表中找出特定人員的工資明細(xì)？對(duì)函數(shù)熟悉的人第一時(shí)間會(huì)想到用

VLOOKUP 函數(shù)，如果不懂函數(shù)的人是怎么操作呢？用條件格式可以同樣達(dá)到我們想要的結(jié)果。如圖 27，我們想查找 I 列人員的工資明細(xì)。

STEP 1: 將 I 列插入 C 列和 D 列之間（還會(huì)不會(huì)用 Shift 實(shí)現(xiàn)快捷操作）；

STEP 2: 選中 C 列和 D 列，開始 - 樣式 - 條件格式 - 突出顯示單元格規(guī)則 - 重復(fù)值（如圖 28）；

STEP 3: 選中 A1:H1，篩選，C 列按顏色排序（如圖 34）； STEP 4: 刪除 12-24 行，刪除 D 列。

完成。

圖 32

圖 33

使用公式設(shè)定條件格式，需要我們對(duì)公式特別了解，大家先掌握條件格式最基本的操作， 再考慮用公式設(shè)置。

圖 34

實(shí)例 2：

在分類匯總中，我們學(xué)習(xí)了按部門進(jìn)行分類匯總，如圖 32，我們想突顯部門合計(jì)一行， 讓各個(gè)合計(jì)行都填充上背景色。

STEP 1: 選中 A1:G29 數(shù)據(jù)區(qū)域；

STEP 2: 開始 - 樣式 - 條件格式 - 新建規(guī)則； STEP 3: 按圖 35 輸入并設(shè)置格式；

完成后效果見圖 36。

圖 35

圖 36

好了，今天就到這里，明天我們繼續(xù)講解數(shù)據(jù)有效性及小技巧，歡迎大家關(guān)注學(xué)習(xí)交流！