喵～大家周四好呀～

上周推文中有提及我和劉同學都超愛寫文檔，裝修房子和設計師溝通會寫文檔，提修改意見會反饋文檔，連找攝影師約拍都會寫文檔……評論區有小伙伴提到說想看文檔怎么寫，于是這周我來更新啦～

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寫文檔真的是一件超治愈的事

我跟劉同學有一個共同的“爽點”，就是看到別人把自己的想法一一落地，這個過程比親自去干活兒要爽多了。就好像你在頭腦中畫了一幅藍圖，有人幫你把它變成了現實。

我倆都是追求極致效率的人，無論工作還是生活，遇到問題通常不會馬上動手解決，而是會先花一些時間來思考幾種方案，再看哪個方案是最優解（人力、物力、時間綜合最優）。小到春節貼春聯這種事，兩個人都能從剪膠帶開始做成一條迷你流水線。當然啦，我們更不能忍受無效溝通、返工，以及大量修改。

因此，我們拜托他人做一件事，會通過前期盡可能全面地提出自己的要求，并且充分確認對方理解了我們的核心訴求，才開始正式動工。

比如說，前段時間找攝影師約拍照片，我給攝影師寫了一篇文檔（第三部分會具體展開），包括我們想要傳達的感覺、情緒，還有我們倆各自最適宜的角度。見面正式開拍之前，化妝的時候，我就會看似閑聊地問攝影師：你覺得我們拍什么樣的風格適合今天的場景呀？你覺得我跟我老公各自什么角度比較好看？其實就是確認，她有沒有理解我在文檔中傳達的要點。

比如說，開始裝修之前，我倆寫了一個長文檔給設計師，包括圖片示例，每個房間我們希望做成什么樣，哪里擺放什么東西。在他出圖之前，我們雙方在現場碰了一次面，我會讓他復述幾個后期修改起來會很麻煩、最好一步到位的關鍵點，確保他理解了我們的意思。

這個應該算是我長期做乙方的工作習慣吧……如果沒有在前期跟甲方確認清楚的話，一旦開始動工，他們總會講“不合適”、“不滿意”，要反反復復改策劃、改流程、改稿子，來回幾次雙方都很崩潰。所以我跟客戶溝通，通常都會在項目開始之前向他們提一些關鍵問題，確保我收到的是真正的需求。這么多年了，等到開始執行，極少會出現反復修改的情況，大部分情況都是直接通過或者修改1次就通過。

等到我需要找別人完成任務，自己是甲方的角色了，我也會超級清晰地告訴別人我的需求是什么。

我倆非常享受寫文檔這個過程，通常都是我來完成文檔的主體部分，劉同學再修改一些細節。我會覺得配圖、畫圖例之類的事情比較繁瑣，通常這些由劉同學來做。

開始構思文檔的時候，我們想要的那個場景，已經在隨著一個一個字敲進電腦的過程中落地了。

我在給裝修設計師寫文檔的時候，頭腦中是一副完整的“未來的家”的5D畫面：我在客廳跳舞，貓咪們在房間里追逐奔跑，劉同學在廚房哼著小曲給我烤小餅干，屋子里彌漫著黃油的香氣……我只是把頭腦中的畫面通過文字記錄下來。即使當時面對的房子還是前業主離開時的樣子。

我在反饋修改柜子文檔的時候，想的是這面柜子的哪一層會裝什么東西，擺滿格子之后長什么樣……我把一件件心愛的、顏色各異的衣服掛進去，像欣賞櫥窗里的商品一樣欣賞衣柜的感覺。我只是帶著這種感覺，用文字記錄下來，某塊板子到另一塊板子到間距有多少厘米。

寫文檔還有一個好處，就是后期可以重復用。比如去不同的城市找不同的攝影師約拍，稍微改改就好了，基本可以一次寫完，用好幾年，減少大量溝通成本。

2

寫好的文檔怎么使用

有一篇前情提要，錯過的同學一定要先去看：《》，講的是怎樣找到合適的人，無論是招員工、家政阿姨、剪頭發的Tony老師、約拍攝影師、收納師……只要不是自己干活兒的場景都適用。這件事非常非常重要！！！因為你得確保這個人能把你的想法落地，下一步才是通過文檔來溝通；要不然費勁吧啦地寫了一堆，發現對方看不懂也get不到你的意思，那真是emmmm。

考慮到對方“理解標準”到“按照標準執行”還有一定的誤差，我們通常會要求先做部分讓我們看一下效果。比如，先拍一兩個場景的照片，讓我們確認下是不是想要的感覺，是的話再接著拍。修圖先返回1-2張給我們確認，再繼續完成后面的。

就像是我在工作中，假如客戶要100篇稿子，我會先給他10篇看一下，是不是他們想要的風格。確認沒問題，再繼續安排小伙伴來寫。假如一個項目執行周期是一個月，我會先做三天讓客戶看下效果，確認沒問題再完成后面的部分。

人是一個整體，很難把工作和生活完全分離，生活中隨處可見都是工作習慣啊～

然后，放心地交給你拜托的那個人去做就好啦～

3

怎樣寫溝通文檔

和《》中第一點一樣，無論你寫文檔是給誰看，都要先清晰一個問題：我想要什么？

如果這一點不清晰，無論對方做成啥樣，你都會覺得“總是差點意思”。實際上是你也不知道自己想要什么，或者想要的一些點互相矛盾，需要取舍，就會導致接下來要花大量的時間進行修改和返工。

我通常會在文檔的第一部分列出我想要什么。就像是一家企業的價值觀一樣，具體的工作流程細節很難一個不漏地枚舉，但可以通過企業價值觀來作為工作行為準則。

舉例：

寫給攝影師的文檔，我會在開頭用加黑加粗字體標明：

我們希望通過鏡頭記錄自己真實的狀態。我們更看重畫面捕捉到情緒自然流動的感覺，拒絕“美而假”，拒絕濃妝、影樓風、過度精修。

寫給裝修設計師的文檔，我會在開頭寫：

我們想要一個簡潔、大氣、溫馨的家。希望屋子的空間看起來視野開闊，沒有過多的開放格子，以及冗余的擺件和家具。家中有四只貓，所有空間設計需要考慮到貓人共處的情形。

如果是我在乙方角色，跟客戶溝通，面對丟過來的一堆物料，我通常會問客戶：看到老師發來的很多植入點啦，可以跟我說下，這次傳播最重要的是想表達什么嗎？

接下來通常會按場景寫兩部分內容：我希望有的，以及我堅決不要的。

例如，寫給裝修設計師的文檔，我會在第二部分說：

我希望所有柜子都是“頂天立地”的，都嵌入到墻內，不要設計展示柜、展示架之類的地方。

家里的貓會開柜門，打架的時候也會撞上柜門，因此不要使用反彈器。

角落里容易聚集貓毛，希望屋子平整好打掃，不要有犄角旮旯容易藏灰的地方。

例如，寫給攝影師的文檔，我會在第二部分說：

我們希望更多真實互動中的抓拍，減少擺拍。

我們都是普通人，都有拍攝死角，我的左半側臉會比右半側臉好看，希望鏡頭多從左側拍攝；我的死角是90度側面，希望能夠規避這個角度。我老公的拍攝死角是非常正的正臉，證件照那種，他只要稍微帶一點角度都會好看很多，希望避免他的全正臉。

找到了專業的人，對方會出于過往習慣給到一些規劃和建議，但TA永遠無法替代你做使用的那個人。所以有的時候，一些情形考慮得沒有那么周到，還需要進一步溝通。

例如我們裝修的設計師，一開始被我“嵌入式”的思想影響，把鋼琴也嵌入了一面墻中。但上方空間被遮擋會影響到琴的共振，進而影響音色；而且調律的時候需要拉出來才能打開頂蓋，調完再推回原位，這樣音就不準了。以后我是有可能換表現力更高的琴的，如果嚴絲合縫嵌入，后期就沒有升級空間了。

所以在改圖的時候，我就讓他換掉了這個設計，鋼琴靠著墻邊放就行。

例如，我們前兩年找過一個攝影師，大部分拍攝底片我們都非常滿意，但是有一類姿勢基本都只能按照廢片處理。就是她很介意我比劉同學個子高一點，我當時那組妝造剛好穿的是及地長裙，可以把腳蓋的嚴嚴實實的。所以我倆很多合影都是讓我半蹲拍攝的。但是蹲只能改變高度差，改變不了身材比例，我的胳膊還是很長，腰的位置在照片中也靠下，整體效果看起來非常一言難盡……

所以后來我們把這次經驗整合在了“千萬不要”那個部分，“千萬不要我半蹲我老公站的姿勢”。

你看，這種就屬于“只有使用者才知道”的點。

第三部分我會寫一些非常具體的示例，方便對方去落地。

例如寫給裝修設計師的文檔，我們從《小家越住越大》這本書中截了一些圖，表示需要這樣的改造；也從社交平臺上找了一些其他博主發的圖，表示我們就希望這樣的效果。

比如說我們所有柜子都想要嵌入墻的效果，其實戶型方正的話，沒有那么多嚴絲合縫的墻可以藏柜子。所以我們用的策略是把墻多砌出來一些，或者移動臥室門的位置，剛好門后的墻到側邊墻的深度就夠柜子深度了。但這個用語言描述想象就容易有偏差，不如直接畫張圖講怎么砌、怎么挪。

比如說我家那個餐邊柜，通常情況下設計柜子是不會這樣打板子的。一般都是大格子，間距不會這么近。這種情況下我們就得用PPT畫個簡筆畫來說明了。（這個配圖是實景拍攝然后轉成手繪風格的，當年溝通用的PPT簡筆畫）

當然啦，如果你想要我家同款餐邊柜內部設計，把上面這張圖貼上就行。

這樣，整個文檔從整體，到局部，到細節就寫完啦～不用擔心對方記不住重點，畢竟咱們第一部分是“指導思想”。有啥擔心遺漏的，把自己放在場景中想象一下使用時候的畫面，再看看有啥沒寫全的，補上就好啦。

我們下周四14:00見～

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