邀請協(xié)作成員

一個知識庫經(jīng)常需要一個團隊的成員，通過協(xié)作完成編輯和審核工作，或者在私有狀態(tài)下長期使用。那么在創(chuàng)建成功后，就需要邀請成員參與協(xié)作。

地圖書知識庫只有管理員有權(quán)限邀請其他人參與協(xié)作。如果用戶擁有管理員權(quán)限，可以在知識庫發(fā)布頁或知識庫管理工具頂部看到一個邀請他人參與協(xié)作的圖標(biāo)按鈕。點擊按鈕，就可以立刻生成邀請碼。點擊“復(fù)制鏈接”即可將鏈接復(fù)制到剪貼板，通過社交軟件等方式發(fā)送給需要邀請的協(xié)作用戶。

點擊知識庫邀請按鈕生成邀請鏈接

其他用戶在收到鏈接后，點擊鏈接即可加入?yún)f(xié)作組，成為協(xié)作成員。如果用戶還沒有注冊，會先跳轉(zhuǎn)到注冊頁面引導(dǎo)用戶先注冊賬號。用戶還可以在頂部的“協(xié)作”菜單中，通過點擊“我參與的”，顯示自己參與的所有協(xié)作項目。

默認(rèn)情況下，用戶通過邀請鏈接加入?yún)f(xié)作組無需審核，具有編輯權(quán)限。在生成邀請碼時，還可以通過點擊“編輯權(quán)限”和“無需審核”按鈕，控制鏈接權(quán)限。如果關(guān)閉“編輯權(quán)限”，那么協(xié)作者加入后默認(rèn)只能瀏覽知識庫。如果關(guān)閉了“無需審核”，那么新的協(xié)作者訪問鏈接時，會通過站內(nèi)消息向管理員發(fā)送申請信息，具有管理權(quán)限的管理員，只需要訪問“知識庫設(shè)置 / 協(xié)作者 / 協(xié)作者”設(shè)置頁面，即可在“參與者”或者“申請者”面板中，審核申請者資格，或者為其他協(xié)作者設(shè)置權(quán)限。

在協(xié)作者設(shè)置中管理協(xié)作成員

知識庫協(xié)作過程中，可能永久或者長期處于私有未公開狀態(tài)。有時候我們可能需要把知識庫臨時分享給一些外部成員。此時管理員可以在邀請按鈕旁邊，找到一個“向他人分享知識庫”的圖標(biāo)按鈕。點擊就可以生成一個只有三天有效期，需要密碼訪問的臨時分享鏈接了。

瀏覽和編輯數(shù)據(jù)

協(xié)作成員加入知識庫后，在擁有足夠權(quán)限的情況下，就可以瀏覽和編輯數(shù)據(jù)。

在知識庫管理器首頁，協(xié)作者可以找到所有數(shù)據(jù)表的列表，點擊就可以瀏覽所有對應(yīng)的數(shù)據(jù)表。用戶可以在數(shù)據(jù)表頂部進行搜索、篩選、控制顯示的列、切換顯示方式等操作，點擊數(shù)據(jù)列表的列頭，可以進行排序。點擊任意數(shù)據(jù)，即可打開數(shù)據(jù)詳情。

在數(shù)據(jù)列表頂部進行搜索、篩選、排序、切換顯示方式等操作

擁有管理權(quán)限的用戶，還可以在列表左側(cè)的復(fù)選框中，對數(shù)據(jù)進行多選或者全選，然后點擊下方的“批量操作”操作按鈕，進行批量修改和批量刪除。

批量操作

如果用戶具有編輯權(quán)限，數(shù)據(jù)列表界面上方會顯示“創(chuàng)建”按鈕，點擊創(chuàng)建按鈕，就可以進入數(shù)據(jù)創(chuàng)建窗口。在表單中填入信息，點擊表單下方的“創(chuàng)建”按鈕，即可成功創(chuàng)建數(shù)據(jù)。

如果你要大批量創(chuàng)建數(shù)據(jù)，則建議使用“創(chuàng)建后繼續(xù)”創(chuàng)建數(shù)據(jù)。該功能會在創(chuàng)建完成后，不跳轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)列表，而是清空表單讓用戶可以繼續(xù)創(chuàng)建?！?strong>創(chuàng)建后繼續(xù)”功能還支持“選擇需要保留的字段”選項。開啟后，表單左側(cè)會出現(xiàn)復(fù)選框，用戶可以選擇在創(chuàng)建新數(shù)據(jù)時，一些數(shù)據(jù)保持不變。比如你正大批量錄入某個作者的作品，那么就可以保持“作者”字段不變。如果你正在錄入某個地點的文化遺產(chǎn)，就可以保持“地點”字段不變。這一功能會極大加快創(chuàng)建數(shù)據(jù)的速度。

通過“創(chuàng)建后繼續(xù)”功能快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)

提交數(shù)據(jù)

在進行團隊協(xié)作時我們可能會遇到一個問題。當(dāng)協(xié)作者很多時，協(xié)作者編輯數(shù)據(jù)的能力是不同的。如果每個協(xié)作者都擁有自由編輯數(shù)據(jù)的權(quán)限，那么數(shù)據(jù)在創(chuàng)建和編輯時，可能會因為沒有進行有效的審核，造成對數(shù)據(jù)庫的污染。那么怎么解決這個問題呢？

為此我們設(shè)計了一個數(shù)據(jù)提交功能。開啟此功能后，協(xié)作者如果想更改數(shù)據(jù)庫，需要通過提交功能進行新建和編輯，在填寫更改理由后進行提交，由管理員或者審核員審核后合并到數(shù)據(jù)庫。

管理員可以進入“知識庫設(shè)置 / 數(shù)據(jù) / 數(shù)據(jù)表”頁面，先在右側(cè)選擇需要開啟提交功能的數(shù)據(jù)表。然后在右側(cè)找到“權(quán)限設(shè)置”面板，關(guān)閉創(chuàng)建、編輯和刪除權(quán)限，同時開啟“提交權(quán)限”。開啟“提交權(quán)限”后還需要進一步選擇“創(chuàng)建權(quán)限”和“編輯權(quán)限”。這樣一來，其他協(xié)作就只能通過提交功能更改數(shù)據(jù)庫了。

設(shè)置提交權(quán)限

權(quán)限開啟后，知識庫發(fā)布頁、知識庫數(shù)據(jù)列表、“變更”面板中，都可以提交新數(shù)據(jù)。點擊“提交數(shù)據(jù)”按鈕，并選擇對應(yīng)的數(shù)據(jù)表，就會彈出表單，錄入對應(yīng)的后數(shù)據(jù)點擊“創(chuàng)建”按鈕即可創(chuàng)建數(shù)據(jù)。這里同樣可以通過“創(chuàng)建后繼續(xù)”與“選擇需要保留的字段”功能快速提交多條數(shù)據(jù)。每次提交數(shù)據(jù)時，都需要填寫提交理由，提交者需要根據(jù)實際情況填寫。其他用戶在瀏覽已有數(shù)據(jù)時，也可以點擊“編輯”按鈕提交更改數(shù)據(jù)，更改后同樣需要先填寫提交理由供管理員審核。

通過“提交數(shù)據(jù)”按鈕提交數(shù)據(jù)

提交完成后，所有成員都可以在最左側(cè)的豎向?qū)Ш綀D標(biāo)中，進入“變更”面板。這里可以查看數(shù)據(jù)的提交記錄，對提交記錄進行篩選過濾。管理可以點擊列表中的提交數(shù)據(jù)，查看數(shù)據(jù)詳情和提交理由，對提交數(shù)據(jù)進行審核。點擊下方的“通過”按鈕接受提交數(shù)據(jù)，或者選擇“拒絕”，在彈出框中回復(fù)拒絕理由。

審核提交數(shù)據(jù)

如果提交的數(shù)據(jù)是對已有數(shù)據(jù)的更新，那么還可以進行新舊版本的對比，方便管理員查看差異。

在線地址：

https://www.ditushu.com/help/guide/82327099